Nie ma problemu z wyceną świadczeń rzeczowych (opłacenie wycieczki, kosztowny zegarek). Do przychodu pracownika doliczamy po prostu zapłaconą przez szefa cenę. Czasami jednak - mimo że łatwo wskazać koszt poniesiony przez pracodawcę na takie świadczenie -do przychodu pracownika dodajemy inną wartość. Jak szacować świadczenia w naturze na rzecz zatrudnionych, podpowiada §3 rozporządzenia. Wskazówek szukamy najpierw w obowiązujących w przedsiębiorstwie przepisach płacowych, które często określają sposób ustalania ekwiwalentu pieniężnego takiego świadczenia. Dopiero gdy układ, regulamin wynagradzania lub inne firmowe regulacje płacowe milczą na ten temat, stosujemy poniższe zasady. I tak, gdy pracodawca obdarowuje załogę świadczeniami lub rzeczami wchodzącymi w zakres jego działalności gospodarczej, wyceniamy je według cen stosowanych wobec zewnętrznych odbiorców. Gdy szef kupuje coś pracownikowi, ekwiwalent pieniężny ustalamy według ceny zakupu łącznie z VAT > patrz przykłady 1 i 2.

Odrębne reguły dotyczą udostępniania przez zakład mieszkania. Takie świadczenie w naturze wycenia się następująco. Gdy chodzi o lokal:

- spółdzielczy typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości obowiązującego czynszu wdanej spółdzielni mieszkaniowej,

- komunalny - czynszu wyznaczonego dla niego przez gminę,

- własnościowy, z wyłączeniem lokali spółdzielczych typu własnościowego oraz domów stanowiących własność prywatną - według zasad i stawek czynszu dla mieszkań komunalnych na tym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

- w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Gdy więc zakład sam wynajmuje mieszkanie, które udostępnia pracownikowi, do podstawy wymiaru składek pracownika wlicza się nie faktyczny koszt, jaki poniósł pracodawca, lecz wartość czynszu obowiązującego dla tego typu lokalu > patrz przykład 3.

Przychód pracownika w walutach obcych przyjmuje się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przeliczeniu na złote w sposób określony w updof. Natomiast w podstawie wymiaru składek członków służby zagranicznej nie uwzględnia się dodatku zagranicznego i innych świadczeń przysługujących członkom służby zagranicznej wykonującym obowiązki służbowe w placówce zagranicznej. Zatem na koniec miesiąca każdy płatnik składek w pierwszej kolejności powinien ustalić, czy dany składnik wynagrodzenia jest przychodem ze stosunku pracy (gotówkowym lub w naturze). Następnie trzeba sprawdzić, czy przychód ten nie jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli nie, można brać się za wycenę świadczeń w naturze. Dodajmy jeszcze, że przeliczone w powyższy sposób świadczenia w naturze ujmuje się także w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych ubezpieczonego nie może być wyższa wdanym roku od 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2007 r. od 78480 zł). Gdy przychód pracownika przekroczy tę kwotę, od nadwyżki wskazanych składek się nie płaci. W celu ustalenia limitu 30-krotności sumuje się co miesiąc narastająco od początku roku wszystkie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z wszystkich tytułów danego ubezpieczonego. Uwzględnia się tu zatem wszystkie przychody stanowiące podstawę wymiaru tych składek, wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Bez znaczenia jest przy tym fakt, że wskutek kłopotów finansowych część pensji za grudzień 2006 r. pracodawca wypłacił dopiero w następnym miesiącu. Otrzymane w styczniu tego roku wynagrodzenie zaległe za ubiegły rok to przychód pracownika z 2007 r. Zatem dolicza się je do innych przychodów, aby sprawdzić, czy nie nastąpiło przekroczenie górnej rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych > patrz przykład 4.

Gdy pracownik był zatrudniony równocześnie u dwóch pracodawców, dla ustalenia limitu 30-krotności sumuje się podstawę wymiaru składek w obu zakładach. Od 1 stycznia 2003 r. kontrola limitu 30-krotności to zadanie płatników i ubezpieczonych (jeżeli mają kilku płatników). O przekroczeniu limitu 30-krotności ubezpieczeni mający kilku płatników powinni natychmiast zawiadomić płatnika, aby nie popłynęły nienależne składki. Zaleca się przy tym niezwykłą ostrożność, gdyż -zgodnie z art.19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych -za skutki błędnego oświadczenia o przekroczeniu maksymalnej podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych odpowiada sam ubezpieczony.

Jeżeli pracownik nie poinformuje żadnego z płatników o przekroczeniu rocznego limitu, składki naliczą obaj. W takim wypadku składki należy rozliczyć proporcjonalnie, a więc każdy z pracodawców opisanych w przykładzie 5 powinien je opłacić od 2500zł.

Przy podstawie tych składek nie stosuje się rocznego ograniczenia ich wymiaru. Płatnik musi więc odprowadzać za ubezpieczonego składki chorobowe i wypadkowe także wówczas, gdy z powodu przekroczenia limitu 30-krotności nie są płacone składki emerytalne i rentowe.

- Z przychodu pracownika za wrzesień 2007 r. potrącamy koszty uzyskania przychodu. Zakładamy, że ma on jedną umowę o pracę z jednym zakładem i mieszka w tym samym mieście, w którym jest siedziba pracodawcy; zatem właściwe dla niego koszty uzyskania to 108,50 zł. 9000 zł - 108,50 zł = 8891,50 zł

- Odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z jego przychodu, tj. 15,71 proc. (emerytalną 9,76 proc. podstawy wymiaru, rentową 3,5 proc. i chorobową 2,45 proc.): 9000 zł x 15,71 proc. = 1413,90 zł

- Ustalamy podstawę do opodatkowania 8891,50 zł - 1413,90 = 7477,60 zł, po zaokrągleniu 7748 zł

- Liczymy zaliczkę podatkową: (7478 zł x 19 proc.) - 47,71 zł = 1373,11 zł

- Obliczamy składkę zdrowotną i odejmujemy od zaliczki: (9000 zł - 1413,90 zł) x 9 proc. = 682,75 zł składka zdrowotna (9000 zł - 1413,90 zł) x 7,75 proc. = 587,92 zł - składka podlegająca odliczeniu od podatku Składka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana z dochodu ubezpieczonego: 682,75 zł - 587,92 zł = 94,83 zł Zaliczka przekazywana do urzędu skarbowego wynosi: 1373,11 zł - 587,92 zł = 758,19 zł, po zaokrągleniu 758 zł

- Ustalamy, ile pracownik powinien dostać do ręki z wrześniowej pensji: 3000 zł - 1413,90 zł - 758 zł - 682,75 zł = 145,35 zł