Wypadek uznany po czasie komplikuje rozliczenia z ZUS

Osoba, która uległa wypadkowi przy pracy, nie dostanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego dopóty, dopóki postępowanie nie potwierdzi, że niezdolność do pracy nastąpiła wskutek takiego wypadku. Do tego czasu przysługuje jej wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek chorobowy. Po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy jest konieczna korekta dokumentów ubezpieczeniowych. Korekta dotyczy przede wszystkim kodu świadczenia. Niezależnie od tego trzeba wyrównać zasiłek. Ten z ubezpieczenia chorobowego wynosi bowiem standardowo 80 proc., a z wypadkowego 100 proc. wynagrodzenia.

Firma ma ponad stuosobową załogę. Pan Jan, jej długoletni pracownik, uległ 12 maja br. wypadkowi w pracy i pozostawał na zwolnieniu lekarskim do końca lipca. Badanie zdarzenia trwało do sierpnia i zakończyło się ustaleniem, że był to wypadek. W międzyczasie zakład wypłacił poszkodowanemu wynagrodzenie z art. 92 kodeksu pracy za okres do 13 czerwca, a następnie zasiłek chorobowy za okres od 14 czerwca do 31 lipca. Sporządził następujące raporty rozliczeniowe:

- ZUS RSA z kodem tytułu 01 1000 oraz z kodem świadczenia 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) za okres 12.05 - 31.05, wykazując kwotę i liczbę dni,

- ZUS RCA z kodem 01 1000, gdzie rozliczył składki od przychodu ze stosunku pracy, jaki pan Jan uzyskał w maju, a w podstawie wymiaru składki zdrowotnej uwzględnił wypłacone mu wynagrodzenie chorobowe;

- ZUS RSA z kodem tytułu 011000, wpisując: - w jednym bloku kod 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) za okres od 1.06 do 13.06, liczbę dni i kwotę, - w drugim bloku kod 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego) za okres od 14.06 do 30.06, liczbę dni i kwotę,

- ZUS RCA, gdzie od wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wykazał składkę zdrowotną;

ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 0 0 oraz z kodem 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego) za okres od 01.07 do 31.07, liczbę dni i kwotę.

W sierpniu wypłaci wyrównanie do 100 proc. zasiłku wypadkowego, a więc będzie musiał wykazać kwotę dopłaty z tego tytułu w raporcie ZUS RSA za sierpień z kodem 01 10 0 0 oraz z kodem świadczenia 318 (wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego) od 12.05 do 31.07, liczbę dni i kwotę. Wypłacone w poprzednich miesiącach pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy i zasiłek chorobowy należy zaklasyfikować jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego i rozliczyć w ciężar składek. W związku z tym powinien złożyć w trybie korekty następujące raporty:

- ZUS RSA z kodem 01 10 0 0 oraz z kodem świadczenia 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego), powtarzając kwotę i okres wykazany w raporcie pierwszorazowym,

- ZUS RCA, gdzie koryguje podstawę wymiaru składki zdrowotnej, gdyż w podstawie tej zostało uwzględnione wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy;

- ZUS RSA z kodem 01 10 0 0 oraz z kodem świadczenia 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) za okres od 1.06 do 30.06; liczbę dni i kwotę (sumę kwot z pierwszorazowego raportu z kodem 331 i 313),

- ZUS RCA z kodem 011000, "zerową" podstawą wymiaru i składką, wycofujący podstawę wymiaru i składkę na ubezpieczenie zdrowotne;

raport ZUS RSA z kodem 01 10 0 0 oraz z kodem świadczenia 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego), gdzie powtarza okres i kwotę z raportu pierwszorazowego z kodem 313.

Obowiązuje przy tym zasada, że raport z wyższym numerem identyfikatora (np. 02) "przykryje" wszystkie raporty świadczeniowe z niższym numerem identyfikatora (np. 01). Dlatego w tym wypadku pozostaną tylko dane z raportu świadczeniowego z kodem świadczenia 314.

Pan Andrzej chorował od 14 do 19 lipca br. Uległ wypadkowi w pracy 25 lipca i otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 25 lipca do 20 sierpnia. W lipcu za oba okresy niezdolności do pracy szef wypłacił mu wynagrodzenie z art. 92 kodeksu pracy, gdyż nie zakończyło się postępowanie powypadkowe. Pracodawca jest uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Okres niezdolności do pracy w lipcu rozliczył w raporcie ZUS RSA z kodem 01 10 0 0, wykazując:

- w pierwszym bloku, z kodem 331, okres od 14.07 do 19.07, liczbę dni i kwotę,

- w drugim bloku, z kodem 331, okres od 25.07 do 31.07, liczbę dni i kwotę.

Pod koniec sierpnia zakończyło się postępowanie powypadkowe, w wyniku którego ustalono, że niezdolność do pracy od 25 lipca została spowodowana wypadkiem przy pracy. W związku z tym firma powinna wyrównać zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego za lipiec, jeżeli należny zasiłek jest wyższy od kwoty wypłaconej. Dopłatę zasiłku za lipiec należy wykazać w raporcie RSA z kodem świadczenia przerwy 318 (wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego) składanym za miesiąc, w którym płatnik wypłacił wyrównanie zasiłku, oraz rozliczyć w ciężar składek.

Raport ZUS RSA za lipiec powinien skorygować następująco:

- w pierwszym bloku, z kodem 331, wykazać okres od 14.07 do 19.07, liczbę dni i kwotę,

- w drugim bloku, z kodem 314, wykazać okres od 25.07 do 31.07, liczbę dni i kwotę.

Ponadto powinien skorygować raport ZUS RCA za lipiec w zakresie podstawy wymiaru i składki zdrowotnej (wypłacone w lipcu za okres 25 - 31 lipca wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy zostało uwzględnione w podstawie wymiaru tej składki) oraz sporządzić deklarację rozliczeniową korygującą za lipiec.

Spółka zatrudnia dziesięć osób. Jedna z jej pracownic, pani Ela, uległa wypadkowi w pracy 14 lipca br. i była niezdolna do pracy do 15 sierpnia. W związku z tym, że postępowanie powypadkowe nie zostało zakończone do końca lipca, pracodawca wypłacił jej w tym miesiącu wynagrodzenie z art. 92 kodeksu pracy za okres 14 - 31 lipca. Po zakończeniu postępowania powypadkowego (tj. po złożeniu dokumentów) okazało się, że niezdolność do pracy nastąpiła wskutek wypadku przy pracy. W imiennym raporcie ZUS RSA za lipiec, za czas choroby, pracodawca wykazał: okres od 14.07 do 31.07, kod świadczenia/przerwy 331, liczbę dni i kwotę.

W związku z uznaniem wypadku przy pracy musi złożyć za lipiec w trybie korekty raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 314, w którym powtarza okres, liczbę dni i kwotę wykazaną w korygowanym raporcie ZUS RSA. Powinien pamiętać również o skorygowaniu raportu składkowego za lipiec w zakresie podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz o korekcie deklaracji rozliczeniowej (w korygującej deklaracji należy uwzględnić zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego za lipiec jako podlegający rozliczeniu w ciężar składek). Jeśli okaże się, że należny zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego jest wyższy od wypłaconego wynagrodzenia, wyrównanie zasiłku wypłaci jednostka terenowa ZUS.

- za każdy miesiąc, w którym pracownik podlega ubezpieczeniom, musi przekazać za niego do ZUS imienny raport miesięczny ZUS RCA i/lub ZUS RSA. Imienne raporty miesięczne z nieprawidłowymi danymi lub z błędami korygujemy w ramach raportu danego typu, czyli odrębnie raporty składkowe (ZUS RCA) i świadczeniowe (ZUS RSA) według danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia;

- korygowane raporty ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA przekazuje zawsze z deklaracją rozliczeniową korygującą ZUS DRA. Jeśli korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, nie dołączamy do niej raportów miesięcznych korygujących;

- przekazany za określony miesiąc raport świadczeniowy korygujący za ubezpieczonego z danym 6-znakowym kodem tytułu ubezpieczenia o wyższym numerze identyfikatora (np. 02) dezaktualizuje dane z wcześniejszych raportów świadczeniowych o niższym numerze identyfikatora (np.01);

- by wycofać (skorygować "do zera") raport świadczeniowy złożony za danego ubezpieczonego, w raporcie korygującym wpisujemy: - kod tytułu ubezpieczenia, - 0 w polu "liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat", - dany kod świadczenia/przerwy, - okres taki sam jak w wycofywanym raporcie, - 0,00 w pole "kwota" albo zostawiamy je puste; Wycofanie raportu następuje w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

- może się zdarzyć, że płatnik złożył kilka raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy. Gdy chce wycofać jeden z nich, składa tylko raporty, które są aktualne. Jeśli chce wycofać wszystkie raporty - w miejsce każdego z już złożonych musi złożyć raport wycofujący. Wycofując jeden z raportów i dokonując korekty drugiego, składa aktualny, poprawny komplet raportów bez raportu, który chce wycofać.