Czas ich gromadzenia wynosi 5 lub 10 lat i zależy od rodzaju dokumentu. Z przepisów ubezpieczeniowych wynika jednak, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym terminie ich gromadzenia. Dlatego namawia płatników, aby trzymali je jak najdłużej.
Zasadniczo płatnik, który zgłasza osobę do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na druku ZUS ZUA albo tylko do zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), musi przechowywać dokumenty zgłoszeniowe przez 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy muszą elektronicznie zgłaszać osoby do ubezpieczeń, mają dodatkową fatygę. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowają na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić formularze w formie pisemnej. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłoszonych do ubezpieczeń także przechowują 5 lat. Wynika to z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przedsiębiorca rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne za zatrudnione osoby ma przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych papierów do właściwej dla płatnika jednostki ZUS. 10-letni okres przechowywania rozliczeń dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.
Płatnik składek powinien gromadzić też przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, jak długo ma je przechowywać. Można uznać, że nie powinien ich niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Liczy się go od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze 5 lat.
ZUS wskazuje, że w interesie samego płatnika jest, aby gromadził dowody opłacania składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek.
Ale to nie koniec. Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z jej art. 125a płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika.
Natomiast od osoby opłacającej składki za siebie (np. od przedsiębiorcy) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. ZUS radzi więc, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat.
Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on bowiem badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mimo że płatnicy powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to ZUS sugeruje, aby ci, którzy opłacają składki za siebie, przechowywali dokumentację ubezpieczeniową nie krócej niż 10 lat. To samo dotyczy bankowych dokumentów płatniczych. ZUS przypomina, że papiery te mogą się przydać w razie sporu między nim a płatnikiem składek. Są bowiem materiałem dowodowym.
Planuje się, że naczelny dyrektor Archiwów Państwowych będzie mógł nakazać złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej. Wolno mu będzie także zdecydować o odpłatnym przechowaniu dokumentacji we wskazanym archiwum państwowym,jeżeli istnieje groźba jej zniszczenia wskutek czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich. Zrobi to wówczas, gdy nie będzie podstaw prawnych, aby przekazać dokumenty osobowe i płacowe innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Dziś takie papiery są zabezpieczane tylko w razie prowadzonego postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego.
Gdyby nierzetelny pracodawca porzucił dokumentację, w tym akta pracownicze, to proponowany przepis pozwalałby interweniować naczelnemu dyrektorowi Archiwów Państwowych. Dokumentacja pracownicza trafiałaby wtedy do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej.
