Obecnie do dnia 30 grudnia br. adres do e-Doręczeń muszą posiadać przedstawiciele zawodów zaufania publicznego oraz przedsiębiorcy wpisywani do KRS (Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r.). Minister Cyfryzacji zapowiedział przy tym przedłożenie projektu ustawy zmieniającej maksymalny termin wdrożenia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych na dzień 1 stycznia 2025 r. z pierwotnie ustalonego 1 stycznia 2024 r. W związku z tym, po wejściu w życie ustawy zmieniającej należy oczekiwać kolejnych Komunikatów przesuwających zarówno terminy wdrożeń wyznaczone na dzień 30 grudnia 2023 r., jak i terminy zależne od tej daty. Każdy przedsiębiorca oraz profesjonalny pełnomocnik może jednak wcześniej zdecydować się na założenie elektronicznej skrzynki doręczeń.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia wprowadzone do polskiego porządku prawnego ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.) służą wysyłaniu, odbieraniu i przechowywaniu oficjalnej korespondencji (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych). Korzystanie z e-Doręczeń w korespondencji z podmiotami publicznymi jest możliwe po uzyskaniu indywidualnego adresu do doręczeń elektronicznych (dalej: ADE) umożliwiającego jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata oraz wpisaniu adresu do bazy adresów elektronicznych prowadzonej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji (dalej: BAE). Wiadomość wysłana w ten sposób ma taki skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia docelowo mają zastąpić korespondencję przez ePUAP oraz tradycyjną korespondencję listowną, w tym również w każdym procesie administracyjnym, sądowym czy cywilnym.
Adres do e-Doręczeń może być powiązany z:
- publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: PU RDE), którą świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.) albo
- kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: kwalifikowana usługa RDE) świadczoną przez podmioty komercyjne.
- jednak kontakt z podmiotami publicznymi wyłącznie przy wykorzystaniu PU RDE ma bezpłatny charakter.
Podmioty niepubliczne (np. spółki) – w przeciwieństwie do podmiotów publicznych (np. organów administracji) – mogą dokonać wyboru, czy chcą korzystać z usług dostawcy publicznego, czy też niepublicznego (art. 23-24 u.d.e.). Przy czym w tym drugim przypadku powinny złożyć wniosek o wpis adresu do e-Doręczeń do BAE, co jest równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 u.d.e.). W przypadku braku wpisania do BAE, doręczenie korespondencji będzie następowało na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję (art. 4 ust. 2 u.d.e.). W sytuacji zaś braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiot publiczny wykorzysta do tego usługę hybrydową, czyli przekształci dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową (art. 5 u.d.e. w zw. z art. 46 u.d.e.).
Bez wątpienia zaletą systemu e-Doręczeń jest generowany w jego ramach dowód prawny otrzymania korespondencji służący wykazaniu faktu jej doręczenia. W przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. W przypadku podmiotów niepublicznych dowód otrzymania wystawiany jest dopiero w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny (art. 40 i nast. u.d.e.).
Z e-Doręczeń będzie można korzystać m.in. przez:
- skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
- skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
- system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
- aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.
Czytaj więcej
Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku korzystani...
Założenie adresu do e-Doręczeń
Rozpoczęcie korzystania z e-Doręczeń przez podmioty niepubliczne wymaga kolejno:
- złożenia podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu wniosku zawierającego dane określone w art. 14 ust. 1 u.d.e. (np. za pośrednictwem Biznes.gov.pl) o utworzenie adresu do e-Doręczeń oraz podpisanie go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem (w przypadku pełnomocnika lub prokurenta konieczne jest załączenie pełnomocnictwa albo jego kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem).;
- wyznaczenie administratora skrzynki w przypadku przedsiębiorcy (przy czym przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zarządzać skrzynką sam), który może wysyłać i odbierać korespondencję spółki, a także upoważniać inne osoby do zarządzania skrzynką (art. 14 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 19 ust. 1 u.d.e.);
- w przypadku zaistnienia braków formalnych wniosku – uzupełnienia ich w ciągu 7 dni od dnia doręczenia stosownego wezwania przez organ (art. 15 ust. 5 u.d.e.);
- aktywowania adresu (po jego stworzeniu) np. profilem zaufanym, zgodnie z instrukcją doręczoną na adres mailowy podany we wniosku.
Kiedy założyć skrzynkę z adresem do e-Doręczeń?
Na dzień dzisiejszy w związku z Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. zmieniającym komunikat z dnia z dnia 29 maja 2023 r., od 30 grudnia 2023 r., do posiadania ADE wpisanego do BAE, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego będą obowiązane m.in.:
- organy administracji (większość);
- zawody zaufania publicznego, tj. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz wykonujący zawód; radcowie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe;
- podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 30 grudnia 2023 r. (wniosek o wpis do KRS od tego dnia będzie także zawierał również wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń);
W dalszej kolejności podmioty: wpisane do KRS przed 31 grudnia 2023 r., zobowiązane są uzyskać adres do e-Doręczeń we własnym zakresie w terminie do 30 marca 2024 r. (art. 151 ust. 1 u.d.e.), wpisane do rejestru CEIDG – do 30 września 2026 r. (art. 152 ust. 3 u.d.e.), zaś firmy, które zarejestrują działalność po 31 grudnia 2023 r. już od 1 stycznia 2024 r. będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm (art. 152 ust.1 u.d.e.). Przy czym, przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 31 stycznia 2023 r. zostaną objęci powyższym obowiązkiem w dniu wpisu, jeśli w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. dokonają zmian we wpisie do CEIDG (art. 152 ust. 2 u.d.e.). Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-Doręczeń obejmie: sądy, trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania, Służbę Więzienną (art. 155 ust. 7 u.d.e.).
Przy czym, w związku zapowiadanym przez Ministra Cyfryzacji projektem ustawy wydłużającej maksymalny termin wdrożenia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych do dnia 1 stycznia 2025 r., należy spodziewać się dalszych przesunięć terminów na stworzenie skrzynki i adresu do e-Doręczeń zarówno wyznaczonych na 30 grudnia 2023 r., jak i innych liczonych od tego terminu, kolejnymi Komunikatami wydawanymi na podstawie art. 155 ust. 10 u.d.e. – po wejściu w życie ustawy zmieniającej.
Czytaj więcej
Do 10 grudnia jeszcze ponad trzy tygodnie, ale wielu adwokatów już zakłada skrzynki do elektronic...
Przedsiębiorco spiesz się
Co prawda u.d.e nie przewiduje sankcji za brak założenia e-skrzynki przez przedsiębiorców w wyznaczonym przez ustawę terminie, to nie można wykluczyć negatywnych konsekwencji na gruncie innych przepisów, w tym dotyczących utrudnionej wymiany korespondencji z organami administracji. Sankcje nie są przewidziane również za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia adresu elektronicznego w BAE przez osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. W ich przypadku to zaniechanie może jednak wiązać się z odpowiedzialnością zawodową za popełnienie deliktu dyscyplinarnego.
Ponadto należy pamiętać, że z posiadaniem adresu do e-Doręczeń łączy się wiele korzyści, związanych m.in. z możliwością prowadzenia korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, przyspieszenia obiegu korespondencji i rozpoznania spraw oraz uzyskiwania skutecznych prawnie dowodów doręczenia – wysłania i otrzymania korespondencji, prowadzącego do ograniczania ryzyka konfliktów związanych z doręczeniem oraz skrócenia czasu postępowań spornych w tym obszarze. Każdy przedsiębiorca oraz przedstawiciel zawodu zaufania publicznego winien zatem rozważyć możliwość założenia adresu oraz skrzynki do e-Doręczeń jak najszybciej, bez względu na przesunięcia dat wdrożenia usługi.
Mateusz Pisarski, Radca Prawny w Krzysztof Rożko i Wspólnicy Kancelaria Prawna
Kancelaria jest zrzeszona w sieci Kancelarie RP działającej pod patronatem dziennika „Rzeczpospolita”.
