Polityka rachunkowości uwarunkowana jest przez krajowe i międzynarodowe przepisy. Najważniejszym aktem prawnym, który wskazuje przepisy regulujące zasady jest ustawa o rachunkowości (dalej: uor), która jednocześnie wskazuje hierarchę obowiązujących aktów prawnych, tj. akty wykonawcze do ustawy, następnie Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSSF/MSR).

Definicja polityki rachunkowości została określona w art. 3 ust. 1 pkt. 11 uor. Przez zasady polityki rachunkowości rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR), zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Według A. Jarugowej polityka rachunkowości to „zastosowanie przez zarząd przedsiębiorstwa w sporządzaniu sprawozdań finansowych specyficznych zasad, konwencji reguł i praktyk dobranych odpowiednio do odwzorowania jego rzeczywistej pozycji finansowej, dochodowej i dokonań". Natomiast zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości polityka rachunkowości obejmuje zasady, reguły, metody, uzgodnienia umowne i procedury, przyjęte przez kierownictwo przedsiębiorstwa przy opracowywaniu i prezentacji sprawozdań finansowych.

Czytaj także: Kto bada sprawozdania finansowe

Odpowiedzialność

Odpowiedzialność za opracowanie oraz bieżąca aktualizację polityki rachunkowości ponosi kierownik jednostki. Politykę rachunkowości jak i zmiany polityki rachunkowości wprowadza się uchwałą zarządu w przypadku spółek kapitałowych, uchwałą wspólników w spółkach osobowych lub zarządzeniem właściciela w firmie osoby fizycznej.

W przypadku prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe odpowiedzialność również ponosi kierownik jednostki. Biuro rachunkowe pracuje na dokumencie podpisanym przez kierownika jednostki, może oczywiście przygotować dokument, zaproponować zmiany, ale ostatecznie wymaga podpisu kierownika jednostki. Zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy -członek tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się – wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą kierownikiem jest ta osoba; podobnie jest w przypadku osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

Obowiązujące zasady

Tworząc politykę rachunkowości trzeba pamiętać o zasadach które muszą być zgodne z nadrzędnymi zasadami rachunkowości tj. m.in.: istotności, współmierności przychodów i kosztów, ostrożności, ciągłości, memoriału, kontynuacji działania, wyższości treści nad formą, zakazu kompensat.

Jednostki mają obowiązek stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ustawie.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 uor rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5) sporządzanie sprawozdań finansowych;

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Natomiast zgodnie z art. 10 uor, postanowiono, że jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą politykę rachunkowości, a w szczególności:

1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów;

4) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

- zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

- wykaz ksiąg rachunkowych;

- opis systemu przetwarzania danych.

Dobrowolność

Ustawa o rachunkowości pozwala na swobodę kształtowania polityki rachunkowości oraz umożliwia stosowanie uproszczeń pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy m.in. w zakresie:

- metod wyceny składników rzeczowych aktywów obrotowych,

- wyceny rozchodu rzeczowych składników aktywów obrotowych (stosowanie do wyceny rozchodu materiałów i towarów metoda: FIFO, średnia ważona, indywidualna wycena

- prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,

- w przypadku amortyzacji dobrowolność metody, stawki, weryfikacji zasad

- sposobu prowadzenia ewidencji kosztów działalności operacyjnej, ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania rachunku zysków i strat (wariant kalkulacyjny lub porównawczy).

Jednostki, których sprawozdania finansowe nie podlegają corocznemu badaniu przez uprawniony podmiot, mogą np. klasyfikować umowy leasingu według zasad określonych przepisami prawa podatkowego, zaniechać ustalania rezerw i aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego, stosować do wyceny instrumentów finansowych wyłącznie przepisy ustawy o rachunkowości.

Zmiana zasad

Jednostki mogą w uzasadnionych przypadkach zmienić przyjęte zasady, gdy celem ich wprowadzenia jest poprawa systemu rachunkowości. Zgodnie z art. 8 ust. 2 uor, w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Decyzja o zmianie zasad (polityki) rachunkowości może być także podjęta w trakcie roku obrotowego, przy czym skutki zmian odnosić się muszą do całego roku obrotowego. Zmiany wprowadzane są w formie pisemnej które wymagają zaktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Jednostka może zmienić zasady (politykę) rachunkowości, gdy:

- nastąpiły zmiany w strukturze organizacyjnej jednostki, przedmiotu jej działalności,

- możliwość skorzystania z uproszczeń przewidzianych w przepisach lub utraciła prawo do stosowania uproszczeń przewidzianych w przepisach o rachunkowości

- zmiana sposobu prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym

- obowiązek wynika ze zmiany przepisów o rachunkowości,

- jest to konieczne dla rzetelnego i jasnego przedstawienia jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego

- dostosowanie się do zaleceń kontrolnych np. rewizji finansowej przeprowadzonej przez biegłego rewidenta, kontroli zewnętrznej

- dostosowanie się do zasad obowiązujących w grupie kapitałowej,

Skutki finansowe

Jednostka zobowiązana jest w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego, dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

Skutki zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości powinny być odnoszone na kapitał (fundusz) własny jako zysk (strata) z lat ubiegłych.

- Jacek Dziuba - doradca podatkowy Kancelaria Doradztwa Podatkowego i Finansowego