Na podstawie art. 106l ustawy o VAT, duplikat faktury to nic innego jak faktura wystawiona ponownie, która powinna zawierać dodatkowo dwa elementy- w postaci wyrazu „duplikat" oraz daty jego wystawienia. Duplikat faktury nie dokumentuje nowego zdarzenia gospodarczego, a jedynie potwierdza wcześniej udokumentowaną i zrealizowaną transakcję.

Dzień poniesienia kosztu

W przypadku podatku dochodowego istotne jest przeanalizowanie czy duplikat został wystawiony z powodu zniszczenia faktury uprzednio ujętej w księgach, czy też z powodu zaginięcia faktury zanim dotarła ona do odbiorcy.

Czytaj także: Faktury VAT: mniej biurokracji w 2021 r.

Artykuł 15 ust. 4e ustawy o CIT definiuje tzw. dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów. Uważa się za niego dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw, albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Księgi rachunkowe

Co do zasady, jeżeli faktura pierwotna zaginęła tuż po ujęciu w księgach, to duplikat stanowi jedynie potwierdzenie zawartej transakcji, nie należy ujmować go zatem ponownie, a jedynie umieścić w dokumentacji w miejscu utraconej faktury.

Z kolei, jeżeli faktura pierwotna zaginęła przed dotarciem do odbiorcy, w pierwszej kolejności zobowiązani jesteśmy do określenia jakiego okresu dotyczy, a następnie z jakimi kosztami mamy do czynienia. Nie stanowi to problemu, kiedy wydatek dotyczy bieżącego roku podatkowego. W takiej sytuacji podatnik może ująć koszt zgodnie z datą wystawienia duplikatu (na bieżąco).

Natomiast gdy zdarzenie dotyczy roku ubiegłego, kluczowe jest ustalenie czy są to koszty bezpośrednio, czy inne niż bezpośrednio związane z przychodami.

Zakładając, że mamy do czynienia z kosztami bezpośrednimi, wówczas powinniśmy odnieść się do art. 15 ust. 4c ustawy CIT. Mówi on jasno, że jeżeli koszty zostały poniesione po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego lub złożenia zeznania podatkowego, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie podatkowe.

Gdyby jednak na moment poniesienia kosztu, księgi rachunkowe nie były zamknięte, a termin do złożenia zeznania podatkowego nie upłynął, wspomniane koszty należałoby ująć w rachunku podatkowym tego roku (art. 15 ust 4b ustawy o CIT).

Jeśli zakwalifikujemy nasz koszt jako pośrednio związany z przychodem, w takim wypadku na mocy art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, koszty takie są potrącalne w dacie ich poniesienia. To znaczy, że duplikat faktury możemy ująć jako koszt podatkowy bieżącego roku, chyba że miałby znaczący wpływ na wynik finansowy lub nie może zostać zaksięgowany ze względu na przekroczenie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2021 r. poz. 685)

ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1406)

ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych prawna (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1406 ze zm.)

Wioletta Młynarz księgowa w MDDP Outsourcing

Ustalenie momentu ujęcia w kosztach wydatków wzbudza wiele wątpliwości wśród podatników, zwłaszcza w sferze kosztów pośrednich. W mojej ocenie przydatne byłoby doprecyzowanie definicji kosztów bezpośrednio oraz pośrednio związanych z przychodami. Jednak warto zauważyć, że w dobie cyfryzacji, ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktury jest znacznie zminimalizowane, ze względu na wypieranie faktur papierowych przez faktury elektroniczne. Dzięki temu nie tylko są łatwiejsze w przechowywaniu, ale także ograniczają sytuacje, kiedy musimy dokonywać korekt z powodu otrzymanego duplikatu faktury.