Każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą musi mierzyć się z wieloma trudnościami, które nie ułatwiają prowadzenia biznesu. Na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa na rynku wpływają różne czynniki. Czynnik wewnętrzny, który ma szczególne znaczenie i jest łatwy do zidentyfikowania to polityka kadrowa, czyli dbałość o pracowników. Występuje duża presja, pobudzana dodatkowo analizami ostrzegającymi o pogłębiającej się luce pracowniczej. Niestety, mają na to wpływ programy socjalne i demografia. Obecnie czynnik ten jest coraz częściej uważany za największe zagrożenie dla rozwoju biznesu w Polsce.
Czytaj także: Wymogi formalno-prawne sprawozdania finansowego
Czynnikami zewnętrznymi są duża konkurencja i ciągły nacisk na wzrost efektywności. Jeżeli dołożymy do tego częstą zmianę przepisów podatkowych, które niestety zwiększają, a nie zmniejszają obciążenia fiskalne spółek, to mamy już prawie pełen obraz sytuacji rynkowej przedsiębiorstwa. Istotna jest również kwestia sprawozdawczości finansowej, która wymaga dużego nakładu pracy wykonywanej przez służby finansowo-księgowe jednostki. Tylko niewielka część tego wysiłku dotyczy sprawozdania, który jest przedmiotem niniejszego opracowania.
Dokumenty sporządzane przez spółkę
Sprawozdanie z działalności jednostki (SDJ) jest niewielkim objętościowo i często zapominanym dokumentem, który jest prosty i szybki w sporządzeniu. Zarząd w spółkach często poświęca więcej czasu na podpisanie sprawozdania podpisem elektronicznym niż na jego stworzenie, a ściślej na wypełnienie podstawowych punktów wymaganych ustawą o rachunkowości.
Każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą musi spełnić wiele obowiązków m.in. sprawozdawcze, które są regulowane ustawowo. Ustawa określa zasady prowadzenia rachunkowości dla spółek handlowych, cywilnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, mających siedzibę lub miejsce działalności zarządu w Polsce, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro w walucie polskiej. Spółki nie przekraczające tego progu mogą, ale nie muszą stosować zasad, o których mowa w ustawie o rachunkowości. Pozostałe podlegają rygorom ustawy.
UWAGA!
Podstawowym obowiązkiem jednostki w zakresie finansowo-księgowym jest sporządzenie, w określonym terminie, sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym. Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu,
2) rachunku zysków i strat,
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się również sprawozdanie z działalności jednostki (SDJ). Sprawozdanie finansowe jednostek, podlegających corocznemu badaniu, obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Sprawozdanie z działalności sporządza i podpisuje kierownik jednostki, czyli członek zarządu albo wspólnik upoważniony do prowadzenia spraw spółki. Nie podpisuje ich osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli główna księgowa.
UWAGA!
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.
Ustawa nie podaje wzoru tego sprawozdania, a określa jedynie zakres informacji, które powinny być w nim zawarte. Katalog informacji w SDJ nie jest zamknięty. Jednostce pozostawiono decyzję, które dane uważa za istotne dla oceny kondycji finansowej i niefinansowej przedsiębiorstwa, w tym ocenę efektów jej działalności oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Jednostka może też dowolnie zaprezentować swoje dane, używając do tego celu formy opisowej, tabelarycznej lub graficznej. Ustawodawca zasugerował krótką listę, wskazując tym samym na minimalne wymogi sprawozdawcze. Są to informacje o:
1) zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
2) przewidywanym rozwoju jednostki,
3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,
4) aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
5) udziałach własnych (powód nabycia lub zbycia oraz liczbie i ich wartości nominalnej),
6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach),
7) instrumentach finansowych w zakresie ryzyka zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka oraz przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym – w tym rachunkowość zabezpieczeń.
Ponadto, sprawozdanie powinno obejmować kluczowe wskaźniki finansowe, niefinansowe wskaźniki efektywności, jeżeli jest to istotne dla oceny sytuacji jednostki oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych, środowiska naturalnego i dodatkowe wyjaśnienia do kwot zawartych w sprawozdaniu finansowym.
Jednostki „duże", czyli jednostki zatrudniające co najmniej 500 osób oraz te, u których suma aktywów bilansu wyniosła 85 mln zł lub suma przychodów netto ze sprzedaży produktów i towarów wyniosła 170 mln zł zawierają dodatkowo w SDJ wyodrębnioną część: „oświadczenie na temat informacji niefinansowych".
Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój instrumentów finansowych (derywatów) istotne jest, żeby jednostki dokładnie i szczegółowo opisywały posiadane instrumenty finansowe, zarówno w sprawozdaniu z działalności, jak i w informacji dodatkowej. Podlegają one bowiem wnikliwej analizie przez biegłych rewidentów zgodnie z pismem przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego.
UWAGA!
Jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to podlega mu również sprawozdanie z działalności. Sprawozdania z działalności sporządzają również grupy kapitałowe. Można je jednak sporządzać łącznie ze sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej jako jeden dokument.
Zgodnie z wprowadzonymi od 1 stycznia 2016 r. zmianami, obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności mają również spółki komandytowe, której wszystkimi komplementariuszami (czyli wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność) są spółki kapitałowe, S.K.A. lub ich odpowiedniki z innych państw. Opisywane zmiany dotyczą również spółek jawnych.
Zwolnienie
Ustawa przewiduje uproszczenia dla tzw. jednostek mikro i małych. Jednostki mogą, pod pewnymi warunkami, nie sporządzać sprawozdania z działalności. Są zwolnione z tego obowiązku, jeżeli w informacji dodatkowej lub w informacji uzupełniającej do bilansu ujawnią informacje o nabyciu udziałów (akcji) własnych.
Termin złożenia
Od dnia bilansowego, czyli od ostatniego dnia roku obrotowego, jednostka wchodzi w kalendarz sprawozdawczy. W ciągu pierwszych trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, kierownik jednostki zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania finansowego. Dla spółek, dla których rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym, ostatnim dniem na sporządzenie jest 31 marca. Na zatwierdzenie sprawozdania finansowego zgromadzenie wspólników ma kolejny kwartał. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje kierownika jednostki do złożenia w odpowiednim rejestrze sądowym następujących dokumentów: rocznego sprawozdania finansowego, odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, opinii biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu oraz sprawozdania z działalności jednostki w ciągu 15 dni od momentu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Kto jest odpowiedzialny
Kierownik jednostki oraz członkowie jej rady nadzorczej są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniły wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
UWAGA!
Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie powyższego obowiązku.
Podsumowanie
Sprawozdanie z działalności jest ważnym uzupełnieniem sprawozdania finansowego. Dane zaprezentowane w tym raporcie powinny być zgodne z tymi zawartymi w systemie finansowo-księgowym FK oraz sprawozdaniu finansowym. Zapewniona też powinna być porównywalność, co oznacza podanie danych roku bieżącego oraz lat poprzednich. Pozwoli to na rzetelną ocenę efektów działalności firmy. Jest to zatem proces, który wymaga współpracy pomiędzy zarządem a działem księgowości. Sprawozdanie z działalności sporządza się w końcowej fazie procesu zamknięcia roku, którego efektem jest sprawozdanie finansowe. Zarząd powinien znać przebieg całego procesu, nadzorować go i być na bieżąco informowany. Każde możliwe opóźnienie powinno być do niego zgłaszane, ponieważ może skutkować dalszym niedotrzymaniem terminów w tworzeniu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności. Każde nietypowe zdarzenia księgowe, które pojawiają się incydentalnie lub cyklicznie oraz każde nowe zdarzenie gospodarcze powinno być ewidencjonowane i rozliczane w porozumieniu, i za zgodą zarządu, ze względu na różne konsekwencje prawno-podatkowe.
Wszystkie te czynniki mogą mieć wpływ na kształt tworzonego SDJ.
Należy jednak pamiętać, że nadmiar informacji i zbyt duża objętość, zamiast rzetelnie i jasno przedstawionej sytuacji finansowej i majątkowej jednostki, tylko zaciemnią prawdziwy obraz.
Nie ulega wątpliwości, że sprawozdanie z działalności jednostki powinno być opracowane w sposób przemyślany i czytelny. Warto zadbać o rzetelność i kompletność zawartych w nim informacji. Całość powinna być spójna z księgami spółki oraz z jej polityką ujętą w dokumencie „polityka rachunkowości".
Andrzej Niewiarowski, manager, biegły rewident w warszawskim oddziale Rödl & Partner mat. pras.
