Wykonawcy nie mając wiedzy, czy wystąpi konieczność realizowania robót budowlanych dłużej niż tego wymagała dokumentacja przetargowa, nie uwzględniają w oferowanej cenie konieczności ponoszenia kosztów pośrednich w tym dłuższym okresie. Nie mogą też już na etapie przetargu z góry zakładać, że dojdzie do opóźnienia w realizacji robót, gdyż taka oferta mogłaby być uznana za niezgodną ze specyfikacją warunków zamówienia (SWZ). W konsekwencji, obecnie coraz częściej wykonawcy stoją przed koniecznością poszukiwania sposobu na pokrycie dodatkowych kosztów pośrednich ponoszonych w przedłużonych terminach realizacji.
- Czym są koszty pośrednie i co można do nich zaliczyć?
Wynagrodzenie wykonawców składa się z zysku, kosztów bezpośrednich jak również kosztów pośrednich realizacji robót. Koszty pośrednie to przede wszystkim koszty przygotowania realizacji robót, ich organizacji, zarządzania, związane z placem budowy oraz koszty zarządu spółki. Co istotne, są to koszty, które pozostają zależne przede wszystkim od czasu trwania danej inwestycji budowlanej. Wykonawca ponosi bowiem koszty najmu biura, pracowników, gwarancji należytego wykonania itp. w określonych okresach miesięcznych, kwartalnych czy też rocznych. Można wyróżnić dwa główne składniki kosztów pośrednich, tj. koszty ogólne budowy oraz koszty zarządu.
Czytaj więcej:
Legalną definicję „kosztów pośrednich” zawiera rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym. Zgodnie z treścią rozporządzenia „koszty pośrednie” stanowią: „składnik kalkulacyjny wartości kosztorysowej, uwzględniający nieujęte w kosztach bezpośrednich koszty zaliczane zgodnie z odrębnymi przepisami do kosztów uzyskania przychodów, w szczególności koszty ogólne budowy oraz koszty zarządu” (§ 1 pkt 4 rozporządzenia)1. Warto podkreślić, że owo rozporządzenie wprost odnosi się do wskazanych wyżej dwóch elementów kosztów pośrednich: kosztów ogólnych budowy i kosztów zarządu. Obie kategorie kosztów pośrednich mają zatem umocowanie w obowiązujących przepisach. Analogiczne uregulowania funkcjonowały również w przeszłości na gruncie poprzedniej ustawy prawo zamówień publicznych.
Koszty pośrednie stanowią nakłady niezbędne do stworzenia ogólnych warunków produkcji budowlanej, jej obsługi, organizacji i kierowania. Do kosztów pośrednich można zaliczyć różne wydatki związane z utrzymaniem budowy i przedsiębiorstwa, przykładowo: płace zarządu, pracowników umysłowych, koszty eksploatacji i zużycia urządzeń, zagospodarowania placu budowy itp. Jak wskazuje się na to w literaturze przedmiotu, koszty pośrednie stanowią drugi co do wielkości składnik całości kosztów wynoszący często ponad 20 proc. kosztów całej inwestycji2. Powyższe pokazuje jak bardzo istotne pod względem wartości są to roszczenia.
- Dokumentowanie i kalkulowanie wysokości ponoszonych przez wykonawców dodatkowych kosztów pośrednich
Dla skutecznego dochodzenia roszczenia o zwrot kosztów pośrednich niezbędne jest ich prawidłowe i skrupulatne dokumentowanie. Dokumentami stanowiącymi potwierdzenie poniesienia kosztów pośrednich są w szczególności faktury, potwierdzenia dokonania płatności, zestawienia płac, jak i również same sprawozdania finansowe. Ważne jest, aby wykonawcy mieli możliwość przypisania określonych kosztów do danej inwestycji. Ma to w szczególności istotne znaczenie w przypadku personelu wykonawcy, który często nie pracuje wyłącznie na jednej budowie. Warto w tym kontekście już zawczasu odpowiednio przygotować stosowną dokumentację dowodową.
Sama kalkulacja kosztów pośrednich na etapie dochodzenia roszczenia odbywa się przy innych założeniach niż na etapie składania oferty. W ramach postępowania przetargowego wykonawcy najczęściej kalkulują zakładaną wysokość kosztów pośrednich realizacji kontraktu w oparciu o wskaźniki narzutu, przy uwzględnieniu czasu realizacji danej inwestycji, na który wskazuje dokumentacja przetargowa. Tymczasem na etapie dokonywania kalkulacji kosztów pośrednich za okres przedłużenia czasu na ukończenie bazuje się na rzeczywistej wysokości poniesionych kosztów. O ile w przypadku kosztów ogólnych budowy bazuje się najczęściej na fakturach i potwierdzeniach zapłaty, to zupełnie inną specyfiką odznacza się kalkulacja kosztów ogólnego zarządu. W tym przypadku sposób kalkulacji jest bardziej złożony. Przy ich ustaleniu wykorzystuje się dane ze sprawozdań finansowych spółki lub zapisów na kontach księgowych i przeprowadza stosowną kalkulację z zastosowaniem jednej z uznanych na rynku metod wyliczenia.
Zamawiający często argumentują, że nie zaspokoją roszczenia wykonawcy o zwrot kosztów zarządu. Podnoszone są różne argumenty: od braku podstaw prawnych (chociaż koszty zarządu są wprost wymienione w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia), przez ich nieudokumentowanie aż po trudności z ich przypisaniem do konkretnej umowy. Faktycznie trudno jest przedstawić faktury czy też inne dokumenty potwierdzające koszty ponoszone przez całe przedsiębiorstwo (ze względu na ich liczbę), ale takie dokumenty można zastąpić wyciągami z dokumentacji księgowej czy kopiami zapisów na kontach księgowych, a gdy już przygotowujemy pozew – wnioskować o przeprowadzenie dowodu z ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa.
- Dochodzenie przez wykonawców kosztów pośrednich z tytułu przedłużenia realizacji inwestycji
Roszczenie wykonawcy może zostać oparte zarówno na podstawach kontraktowych jak i ustawowych. W odniesieniu do tej drugiej grupy podstaw, koszty pośrednie mogą być dochodzone m.in. na podstawie przepisów dotyczących odpowiedzialności odszkodowawczej kontraktowej (art. 471 kodeksu cywilnego, dalej k.c.), odpowiedzialności odszkodowawczej deliktowej (art. 415 k.c.), bezpodstawnego wzbogacenia (nienależnego świadczenia) (art. 405 k.c. w zw. z art. 410 k.c.). Powyższe pozostaje szczególnie istotne, gdy umowa nie przewiduje wyraźnego prawa do domagania się dodatkowego kosztu.
Wykonawca, który chce dochodzić roszczeń z tytułu poniesienia dodatkowych kosztów pośrednich będzie każdorazowo musiał wykazać zaistnienie wszystkich przesłanek roszczenia wynikających z powołanej podstawy prawnej.
W szczególności wykonawcy powinni liczyć się z koniecznością wykazania:
- zaistnienia okoliczności faktycznych stanowiących podstawę roszczenia,
- wpływu tych okoliczności na przedłużenie terminów realizacji,
- wystąpienia kosztów pośrednich w przedłużonych terminach realizacji,
związku przyczynowego pomiędzy zaistnieniem okoliczności stanowiących podstawę roszczenia, przedłużeniem terminów realizacji oraz poniesieniem przez wykonawcę kosztów pośrednich. Chcąc dochodzić roszczenia ustawowego, konieczne jest także najczęściej wykazanie zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez zamawiającego lub też naruszenia przez niego powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Od strony proceduralnej, warto w pierwszej kolejności wystąpić do zamawiającego z wnioskiem o zawarcie aneksu do umowy, na mocy którego wykonawcy przyznany zostanie dodatkowy koszt z tytułu przedłużenia czasu na ukończenie. W razie odmownej odpowiedzi zamawiającego kolejnym krokiem najczęściej jest wystąpienie z wnioskiem o mediację, a w przypadku braku woli ugodowego rozwiązania sporu, istnieje możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Powództwo powinno zostać jednak skierowane do sądu już po poniesieniu przez wykonawcę kosztów w przedłużonym czasie na ukończenie. Powyższe ma związek z ograniczeniami postępowania dowodowego w postępowaniu gospodarczym.
— Jakub Majewski – adwokat, partner, Zespół Postępowań Sądowych i Arbitrażowych, Zespół Infrastruktury i budownictwa w Kancelarii JDP
— Julia Rogosz – radca prawny, Associate, Zespół Postępowań Sądowych i Arbitrażowych, Zespół Infrastruktury i budownictwa w Kancelarii JDP
1 Definicja kosztów pośrednich określona w § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym jest tożsama z definicją określoną w § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym obowiązującego do dnia 31 grudnia 2021 r.
2 B. Kacprzyk, Kosztorysowanie obiektów i robót budowlanych, Polcen, Warszawa 2010. Tak samo: M. Rajczyk, Kosztorysowanie robót budowlanych, Wydawnictwo Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa 2009.
