Specjalista freelancer tańszy niż pracownik

Z usług freelancerów korzystają nie tylko duże firmy. Według raportu Useme „Freelancing w Polsce i na świecie 2022” współpraca z niezależnymi specjalistami jest atrakcyjna przede wszystkim dla mikroprzedsiębiorców (42,6 proc.), a także małych i średnich przedsiębiorstw (35,8 proc.). Ten trend z roku na rok będzie rósł, gdyż coraz więcej firm dostrzega zalety współpracy z freelancerami. A ta może opłacać się bardziej niż zatrudnianie pracowników w strukturach organizacji – również tych zdalnych.

Zatrudnienie freelancera pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Oznacza również brak potrzeby tworzenia nowego miejsca pracy oraz zatrudniania osoby na stałe. Tym samym, przedsiębiorcy nie ponoszą kosztów onboardingu, zakupu sprzętu i niezbędnych przy pracy programów. Nie muszą liczyć się także z dodatkowymi kosztami związanymi z pracą zdalną.

Etat lub zlecenie

Gdy przedsiębiorca nawiązuje z pracownikiem umowę o pracę, jest zobowiązany nie tylko przekazywać wynagrodzenie brutto (minimalnie wynosi ono aktualnie 3490 zł, co stanowi łączny koszt zatrudnienia ok. 4217 zł), ale również odprowadzać za niego składki ZUS w wysokości:

- na ubezpieczenie emerytalne – 9,76 proc.,

- na ubezpieczenie rentowe – 6,50 proc.,

- na ubezpieczenie wypadkowe – 1,67 proc. (standardowo),

- na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45 proc.,

- na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1 proc.

Inaczej jest, gdy przedsiębiorca zdecyduje się zawrzeć z taką osobę umowę zlecenie. Koszty przez niego ponoszone zależą od tego, czy:

- umowa zlecenie jest jedynym źródłem dochodu – pracodawca ponosi wówczas taki sam koszt zatrudnienia, jak w przypadku umowy o pracę. Jest również zobowiązany do wypłacania minimalnego wynagrodzenia należnego zleceniobiorcom oraz pokrywania składek ZUS,

- pracownik jest zatrudniony w innej firmie, gdzie pobiera minimalne wynagrodzenie – jedynym kosztem pracodawcy jest wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy,

- jest to student poniżej 26. roku życia — jedynym kosztem ponoszonym przez pracodawcę jest wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy.

A co w przypadku umowy o dzieło? Całkowitym kosztem dla przedsiębiorcy jest wynagrodzenie brutto pracownika, ponieważ umowa o dzieło nie podlega oskładkowaniu. Jednak gdy jest ona dodatkową umową zawartą z pracodawcą, powstaje obowiązek ubezpieczeń z jej tytułu.

Pojedyncze projekty

Pracodawcy nie zawsze potrzebują etatowych pracowników. Powtarzalne prace lub pojedyncze zadania mogą z powodzeniem zlecać freelancerom. Przedsiębiorca podejmujący współpracę z osobą posiadającą własną działalność gospodarczą nie odprowadza żadnych składek.

Tak samo sytuacja wygląda w przypadku odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy. Duża część freelancerów wystawia za świadczone przez siebie usługi faktury, a wypłacane im wynagrodzenie przy identycznej kwocie netto jak w przypadku umowy o pracę generuje dla przedsiębiorcy koszty niższe o ok. 22 proc.

Nie wszyscy freelancerzy prowadzą jednak działalność gospodarczą. W takiej sytuacji podstawą współpracy jest umowa o dzieło, zlecenie lub rozliczenie z wykonawcą poprzez dedykowaną platformę. W przypadku umowy o dzieło pracodawca zobowiązany jest przygotować umowę, zarejestrować ją w ZUS, odprowadzać zaliczki na podatek w imieniu freelancera oraz wysyłać PIT-y. Z umową o dzieło nie wiążą się żadne dodatkowe koszty, dlatego że nie jest ona oskładkowana.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku umowy zlecenia zakładającej pracę w określonych godzinach. Podstawą wynagrodzenia jest przepracowany przez freelancera czas, a pracodawca ma obowiązek uiszczać składki na ubezpieczenie ZUS, odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia freelancera oraz wysyłać PIT-y.

Bez urlopu i nadgodzin

W przypadku zatrudnienia freelancera przedsiębiorca płaci jedynie za jego pracę – nie musi wypłacać mu premii, dodatków za nadgodziny czy udzielać płatnego urlopu wypoczynkowego. Wspominane koszty dotyczą wyłącznie pracownika etatowego. Ponadto jeśli pracodawca zdecyduje się na zatrudnienie pracownika całkowicie zdalnie lub w formule hybrydowej, koszt, jaki przyjdzie mu ponieść, będzie wyższy. Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują bowiem nowe przepisy kodeksu pracy, które określają zasady wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. W odróżnieniu od wcześniejszych przepisów dotyczących telepracy oraz pracy zdalnej świadczonej w celu przeciwdziałania COVID-19 wprowadzono wyraźny obowiązek pokrywania pracownikom kosztów związanych z pracą zdalną – podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz internetu.

Zdaniem autora

Bartłomiej Król Business Developement Manager w Useme

Czy zawsze zatrudnienie freelancera to lepszy wybór? Współpraca z wolnym strzelcem to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy oraz szansa na uzupełnienie kompetencji zespołu bez konieczności tworzenia nowych etatów. Łatwiej zlecić wykonanie dzieła kilku wolnym strzelcom o odpowiednich kwalifikacjach, niż poświęcać czas na szukanie pracownika, który będzie specjalistą np. kampanii w social mediach, Google Ads i copywritingu jednocześnie. Z kolei etatowiec sprawdzi się, gdy charakter pracy wymaga głębokiego wejścia w temat, a jego stanowisko jest niezbędne do funkcjonowania i dalszego rozwoju firmy.