10 maja 2023 r. została przyjęta dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w  sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: dyrektywa 2023/970). Ta dyrektywa to środek, który ma ułatwić efektywną walkę z nierównym wynagradzaniem kobiet i mężczyzn, zagwarantować równe traktowanie, a także wyeliminować bezpośrednią i pośrednią dyskryminację płacową oraz przyczynić się zlikwidowania luki płacowej. W jaki sposób? Poprzez wprowadzenie przejrzystości wynagrodzeń.

Obecnie państwa członkowskie powinny pracować nad implementacją tej dyrektywy, bo mają na to czas do 7 czerwca 2026 r. W Polsce pierwsze prace dotyczące tego tematu już się rozpoczęły. W dniu 5 grudnia 2024 r. wpłynął poselski projekt ustawy o jawności wynagrodzeń. Jest on na etapie konsultacji społecznych i wydaje się, że cieszy się poparciem ministerstwa pracy. Istnieje więc realna szansa, że prace nad nim będą efektywne, a także realna perspektywa, że niebawem wszystkie ogłoszenia o pracę będą zawierały informacje o wynagrodzeniach.

Czy zatem pracodawcy mogą jeszcze czekać z wprowadzaniem zmian wewnętrznych w ich organizacjach i przygotowaniem się na powszechną przejrzystość wynagrodzeń? Dalsze zwlekanie z koniecznymi zmianami nie jest dobrą strategią. Konieczne jest wdrażanie zmian i wprowadzanie dobrych praktyk w swoich organizacjach jak najszybciej. Wprowadzenie przejrzystości płacowej wymaga czasu, dobrego przygotowania i jest wymagającym projektem w każdej organizacji. Dopiero prawidłowe wdrożenie prawidłowego systemu wynagrodzeń pozwoli pracodawcom na właściwe monitorowanie ich luki płacowej oraz stwierdzenie, czy są przypadki nieuzasadnionych obiektywnie różnic w wynagrodzeniach. Wyeliminowanie tych różnic również wymaga czasu, a przede wszystkim odpowiedniego budżetu. O czym zatem szczególnie powinni pamiętać pracodawcy i na co należy zwrócić uwagę?

Przejrzystość wynagrodzeń. Równa pensja za taką samą pracę

Każdy pracodawca powinien upewnić się, że jednakowo wynagradza pracowników, którzy wykonują taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Chodzi o szeroko rozumiane wynagrodzenie za pracę, a nie jedynie o takie samo wynagrodzenie zasadnicze. Czyli również o wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, które pracownik otrzymuje za wykonywaną pracę. Zasada ta obowiązuje od lat i wynika z podstawowych aktów prawnych obowiązujących w Polsce (np. Konstytucja) oraz w Unii Europejskiej. Przy czym ważne jest podkreślenie, dyskryminacja płciowa jest jedynie pretekstem do wprowadzenia przejrzystości wynagrodzeń, a zmiany, które za tym pójdą, będą miały niebywałe przełożenie na sytuację wszystkich pracowników, bez względu na ich płeć.

To co się zmieni, to obowiązek podziału pracowników na kategorie. Kategorie będą grupować pracowników, którzy wykonują tę samą pracę lub pracę tej samej wartości. Podział na te kategorie to tzw. wartościowanie stanowisk i wymaga ustalenia, ile warta jest praca na danym stanowisku dla danej organizacji w danym momencie. W przyszłości pracodawcy będą konsultować kryteria służące do kategoryzowania pracowników ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.

Dodatkowo pracodawcy będą informować pracowników o kryteriach służących do określenia wynagrodzenia, jego poziomów i progresji. Oznacza to, że już teraz warto zajrzeć do regulaminów wynagradzania (w tym regulaminów premiowania), żeby zweryfikować, czy aby na pewno warunki nabycia premii są jasne i klarowne, a przede wszystkim niedyskryminacyjne. Szczególnie należy zastanowić się nad zasadnością utrzymywania tzw. premii uznaniowych. Ponadto warto upewnić się, czy wszystkie świadczenia i benefity są dostępne dla kobiet i mężczyzn na takich samych zasadach. Można również przyjrzeć się procesowi awansowania, tj. czy i pod jakim względem oceniani są prawnicy.

Najwięcej zaangażowania po stronie menadżerów będzie potrzebne do sprawdzenia, jak kształtują się różnice poziomów wynagrodzeń wśród pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości. Nie chodzi tu jedynie o stanowiska pracowników, a kategorie, do których oni należą. W wielu organizacjach pracownicy w ogóle nie są pogrupowani w kategorie lub stosowane kategorie są w praktyce zbyt szerokie dla celów porównawczych.

Po ustaleniu kategorii konieczne będzie sprawdzenie, czy istnieją różnice w wynagrodzeniach (stałych i zmiennych) pracowników zakwalifikowanych do danej kategorii oraz z czego one wynikają. Te różnice mogą być ryzykowne (np. w sytuacji gdy nie ma uzasadnienia dla różnic w wynagrodzeniu zasadniczym) albo obiektywnie uzasadnione (np. dlatego, że wynikają z tego, iż jeden pracownik spełnił warunki premiowe i premię otrzymał, a inny nie). Następnie konieczne może być podnoszenie wynagrodzeń w tych obszarach, w których pracodawca obiektywnie nie będzie w stanie wyjaśnić istniejących różnic.

Jak ustalić, które osoby mają dostawać takie samo wynagrodzenie? 

Wykonywanie pracy na stanowiskach o takich samych nazwach nie jest jednoznaczne z wykonywaniem takiej samej pracy lub pracy o takiej samej wartości. Kluczowe znaczenie będzie miało zatem zakwalifikowanie pracowników do odpowiednich kategorii. Ważnym elementem będzie ustalenie, czy pracownicy są wzajemnie zastępowalni, tzn. czy wykonują takie same czynności i bez kłopotów mogą się zastępować w trakcie nieobecności.

Dodatkowo należy zapewnić rzetelną ocenę pracowników, co musi zostać prawidłowo udokumentowane (np. w ocenach rocznych). Gdy będzie to prowadzone rzetelnie, to może być podstawą do uzasadnienia różnic w wynagrodzeniach. Ważne jest też, aby ocena pracy została dokonana na postawie neutralnych i obiektywnych pod względem płci kryteriów.

Konieczne opisy stanowisk i zakresy obowiązków

Podział na kategorie wymaga również odpowiedniego przygotowania organizacji. Już dziś należy uaktualnić i ujednolicić opisy stanowisk, a następnie zakresy obowiązków każdego pracownika. Dokumenty te trzeba dostosować do pracy, którą pracownicy rzeczywiście wykonują, tak by odpowiadały ich realnym obowiązkom i ponoszonej odpowiedzialności.

Informacja o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę

Co jeszcze czeka na pracodawców i na co trzeba się przygotować? Już na etapie rekrutacji będą musieli wprowadzić przejrzystość wynagradzania. Jest to jedna z bardziej medialnych i ważniejszych zmian, jaką ma wprowadzić projekt poselski. Zgodnie z nim ogłoszenia o pracę mają zawierać informacje:

- jakiego wynagrodzenia można oczekiwać (wysokość maksymalna i minimalna),

- od czego będzie zależeć wysokość wynagrodzenia,

- jakie przepisy układu zbiorowego pracy będą miały do niego zastosowanie (w praktyce w Polsce jest to dość rzadkie).

Raport o luce płacowej 

Z dyrektywy wynikają ponadto szczegółowe obowiązki sprawozdawcze. Projekt poselski nie dotyka tych kwestii. Wymagać to będzie bowiem inicjatywy rządowej, bo z obowiązkami tymi będzie łączyć się konieczność wdrożenia odpowiedniej infrastruktury.

Po wdrożeniu dyrektywy najwięksi pracodawcy będą mieli obowiązek corocznego (lub raz na 3 lata) raportowania siedmiu wskaźników dotyczących sytuacji w ich przedsiębiorstwie. Będą przekazywać informacje o:

- luce płacowej ze względu na płeć (będzie to tzw. nieskorygowana luka płacowa, która jeszcze nie przesądza o tym, czy istnieje dyskryminacja),

- luce płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych,

- medianie luki płacowej ze względu na płeć,

- medianie luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych,

- odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,

- odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia,

- luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Kierownictwo pracodawcy będzie potwierdzać rzetelność przekazywanej informacji po skonsultowaniu metodologii obliczeń ze związkami lub przedstawicielami pracowników. Warto, aby każdy pracodawca już dziś obliczył dla własnych potrzeb powyższe wskaźniki i zadał sobie pytanie, czy dana organizacja jest już gotowa na ich ujawnienie.

Jak będzie wyglądała walka z luką płacową? 

Jeśli luka płacowa w poszczególnych kategoriach będzie wyższa niż 5 proc., a pracodawca nie wyeliminuje jej w ciągu 6 miesięcy lub jej obiektywnie nie uzasadni, to konieczne będzie dokonanie tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń. Będzie to dość szczegółowa analiza wynagrodzeń w danej kategorii, a związki zawodowe (lub przedstawiciele) będą mieli prawo otrzymania bardzo szczegółowych informacji.

Ponadto wspólną ocenę wynagrodzeń trzeba będzie przeprowadzić również, gdy:

- pracodawca i przedstawiciele pracowników będą mieć odmienne stanowisko co do tego, czy istniejące różnice w poziomie średniego wynagrodzenia można uznać za uzasadnione na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów,

- zabraknie przedstawienia przez pracodawcę odpowiedniego uzasadnienia istniejącej różnicy lub zaradzenia jej w ciągu 6 miesięcy od dnia złożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Wspólna ocena wynagrodzeń będzie obejmować:

- analizę odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w ramach każdej kategorii pracowników,

- informacje o średnich poziomach wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej, a także na temat składników uzupełniających lub zmiennych dla każdej kategorii pracowników,

- wszelkie różnice w ramach każdej kategorii pracowników w średnich poziomach wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej,

- przyczyny różnic w średnich poziomach wynagrodzenia; w oparciu o obiektywne, neutralne pod względem płci kryteria oraz przez pracodawcę wspólnie z przedstawicielami pracowników,

- odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej, którzy skorzystali z poprawy wynagrodzenia po powrocie z urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego, rodzicielskiego lub opiekuńczego,

- środki służące odniesieniu się do różnic w wynagrodzeniu,

- ocenę skuteczności środków uwzględnionych we wcześniejszych wspólnych ocenach wynagrodzeń.

Dostęp do wspólnej oceny wynagrodzeń będą mieć:

- pracownicy i ich przedstawiciele,

- organ monitorujący,

- inspektorat pracy oraz organ ds. równości (na wniosek).

Następstwem wspólnej oceny wynagrodzeń będzie wdrożenie ustalonych środków, we współpracy z przedstawicielami pracowników. Niezbędne będzie przede wszystkim podjęcie w rozsądnym terminie działań zaradczych co do nieuzasadnionych różnic w wynagrodzeniu. Takimi środkami zaradczymi będą przede wszystkim:

- analiza istniejących neutralnych pod względem płci systemów oceny i zaszeregowania stanowisk pracy,

- przyjęcie neutralnych pod względem płci systemów oceny i zaszeregowania stanowisk pracy (tak by wykluczona była bezpośrednia lub pośrednia dyskryminacja płacowa ze względu na płeć).

Zdaniem autorek

Katarzyna Sarek-Sadurska, radca prawny, Partnerka Zarządzająca w People & Law Jaroszewska-Ignatowska Sarek-Sadurska Sp.k.

Małgorzata Perchel-Ducka, aplikantka adwokacka, Prawniczka w People & Law Jaroszewska-Ignatowska Sarek-Sadurska Sp.k.

Pracownicy otrzymają nowe oręże do obrony równości płac. Będą bowiem mieli prawo do otrzymania od pracodawcy na piśmie informacji o:

- ich indywidualnym poziomie wynagrodzenia i

- średnich poziomach wynagrodzenia wśród pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę (czyli w ich kategorii), w podziale na płeć.

To narzędzie pozwoli im zweryfikować, czy ich wynagrodzenie odbiega od wynagrodzenia koleżanek i kolegów wykonujących taką samą pracę, czy też jest podobne. Warto jednak zauważyć, że pracodawcy nadal będą mieli prawo płacić więcej pracownikom lepiej wykonującym swoją pracę niż tym, którzy nie wykonują swojej pracy tak dobrze. Będą jednak musieli posiadać zawsze obiektywne i udokumentowane uzasadnienie tych różnic.

Dyrektywa daje pracodawcom dwa miesiące na to, aby przekazać pracownikom żądane informacje. Projekt ustawy poselskiej skraca ten okres do 14 dni. Jeżeli dany pracownik uzna, że otrzymał informacje niedokładne lub niekompletne, to będzie mógł je zakwestionować i wystąpić o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia oraz szczegółową informację co do wszelkich przekazanych danych. A pracodawca będzie zobowiązany te wątpliwości pracownika rozwiać.

Pracodawcy corocznie będą musieli informować pracowników o ich prawie do otrzymywania ww. informacji i sposobie, w jaki mogą te informacje uzyskać.