Prokura a reprezentacja spółki z o.o. – problemy i rozwiązania

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jako przedsiębiorcy wpisani do KRS, mogą powołać prokurenta – czyli pełnomocnika z szerokimi uprawnieniami do działania w imieniu spółki. Prokura obejmuje zarówno czynności sądowe, jak i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Warto jednak pamiętać, że prokurent to nie organ spółki – ma duże możliwości reprezentacji, ale nie ponosi tak szerokiej odpowiedzialności jak członek zarządu. To duży plus… ale i potencjalne źródło problemów.

W praktyce prokurenci mogą napotykać trudności – czy to przez niejednoznaczne przepisy, różne interpretacje prawa, czy po prostu nadmierną ostrożność partnerów biznesowych.

Jakie wątpliwości pojawiają się najczęściej w kontekście prokury? I czy rzeczywiście są one uzasadnione?

Prokurent a sprawy przekraczające zwykły zarząd

Jednym z najczęstszych błędnych przekonań jest to, że prokurent może działać jedynie w sprawach „zwykłego zarządu”. Tymczasem przepisy prawa nie przewidują takiego ograniczenia. Dla skuteczności jego działania nie ma znaczenia, czy dana czynność jest rutynowa, czy przekracza zwykły zarząd.

W praktyce oznacza to, że prokurent nie jest osobą „od drobnych spraw” – przyjmuje się, że może w imieniu spółki zawierać ugody, zaciągać kredyty, podpisywać weksle czy wytaczać powództwa. Co więcej, nie ma podstaw prawnych, aby żądać, by przy takich czynnościach spółkę reprezentował tylko zarząd.

Zakres działania prokurenta może być ograniczony wyłącznie przez przepisy, nie przez decyzję spółki (taka decyzja nie ma skutku wobec osób trzecich). Zgodnie z art. 109³ kodeksu cywilnego pełnomocnictwa szczególnego wymaga jedynie:

- zbycie przedsiębiorstwa,

- dokonanie czynności, na podstawie której przedsiębiorstwo zostaje oddane do czasowego korzystania (np. zawarcie umowy dzierżawy przedsiębiorstwa), oraz

- zbycie lub obciążenie nieruchomości.

Poza tymi wyjątkami prokura obejmuje praktycznie wszystkie czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. I choć w teorii przepisy są jasne, w praktyce wielu przedsiębiorców wciąż podchodzi do prokury z rezerwą – często zupełnie niepotrzebnie.

Prokurent samoistny a reprezentacja łączna w spółce

W spółkach z o.o. z zarządem wieloosobowym często pojawia się pytanie: jaka jest relacja pomiędzy prokurą samoistną a ustanowionymi zasadami reprezentacji spółki? Ma to znaczenie, zwłaszcza gdy umowa spółki przewiduje tzw. reprezentację łączną, czyli model reprezentacji, w którym do skutecznego działania w imieniu spółki potrzebny jest podpis dwóch członków zarządu, albo członka zarządu łącznie z prokurentem.

W praktyce kontrahenci – a nawet niektóre instytucje – często zastanawiają się, czy prokurent samoistny (czyli taki, który działa samodzielnie) rzeczywiście może podpisywać dokumenty bez udziału członka zarządu.

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem prokurent samoistny działa niezależnie od zasad reprezentacji obowiązujących zarząd. Oznacza to, że nawet jeśli w umowie spółki zapisano, iż do składania oświadczeń w imieniu spółki konieczne są podpisy członka zarządu i prokurenta, to nie ogranicza to uprawnień prokurenta samoistnego.

Co istotne, w orzecznictwie podkreśla się, że mechanizm ochronny określający sposób reprezentacji spółki – wynikający z art. 205 § 1 kodeksu spółek handlowych lub z umowy spółki – dotyczy członków zarządu, nie zaś prokurentów.

W efekcie może się zdarzyć sytuacja, w której prokurent samoistny podpisze dokument samodzielnie, mimo że członek zarządu, z racji obowiązującej w spółce reprezentacji łącznej, nie mógłby tego zrobić w pojedynkę.

Prokurent samoistny przy przejściowych brakach w zarządzie

Kwestia standardowej reprezentacji w spółce z o.o. (zgodnej z umową spółki i przepisami) komplikuje się, gdy w spółce czasowo nie ma zarządu. Może się tak zdarzyć przykładowo w przypadku nagłego wygaśnięcia mandatu jedynego członka zarządu, gdy ten umrze lub niespodziewanie zrezygnuje z funkcji, a wspólnicy potrzebują czasu, by powołać nową osobę. W takiej sytuacji spółka co do zasady pozbawiona jest możliwości normalnego prowadzenia spraw i reprezentacji, która nie budziłaby wątpliwości.

W takiej przejściowej sytuacji przyjmuje się, że dopuszczalne jest reprezentowanie spółki przez prokurentów samoistnych. Prokura nie wygasa bowiem na skutek braku organu spółki. Staje się ona wówczas praktycznym ratunkiem w sytuacjach nagłych, które w razie braku zarządu i jednoczesnego braku prokurenta samoistnego powodowałyby paraliż bieżącego funkcjonowania spółki.

Taka sytuacja jest jednak niepożądana w obrocie i powinna mieć charakter wyjątkowy oraz krótkotrwały, ponieważ rodzi szereg problemów prawnych i praktycznych.

Przykładowo:

- W orzecznictwie pojawiają się wątpliwości co do tego, czy prokurent może reprezentować spółkę w toku postępowania cywilnego – dominuje stanowisko, że postępowanie sądowe lub egzekucyjne w razie braku zarządu w spółce z o.o. powinno zostać zawieszone.

- W przypadku czynności, do których podjęcia przez prokurenta wymagane jest odrębne pełnomocnictwo (np. zbycie przedsiębiorstwa, jego oddanie do czasowego korzystania czy zbywanie i obciążanie nieruchomości), prokurent samoistny nie może działać w imieniu spółki, jeśli uprzednio nie otrzymał takiego umocowania (zanim pojawił się problem braku zarządu). Dlatego, jeżeli przejściowy brak zarządu jest spodziewany, warto o takie pełnomocnictwo zadbać wcześniej.

- Jeśli przerwa w obsadzie zarządu się przedłuża, poprzedni zarząd zostanie wykreślony z KRS, a nowy nie zostanie jeszcze powołany, działanie prokurenta samoistnego może budzić wątpliwości kontrahentów, organów administracji czy banków. Partnerzy handlowi mogą nie chcieć podpisać umowy ze spółką reprezentowaną wyłącznie przez prokurenta (gdy ta nie ma zarządu), obawiając się o stabilność i wiarygodność podmiotu – zwłaszcza że prokurent nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki własnym majątkiem, jak ma to miejsce w przypadku członków zarządu.

Czy zawsze warto mieć prokurenta obok zarządu?

Prokura może okazać się niezwykle przydatnym narzędziem – zwłaszcza w sytuacjach, gdy zarząd z różnych powodów nie może działać w imieniu spółki. Czy jednak oznacza to, że każda spółka z o.o. powinna mieć prokurenta? Jak to zwykle w praktyce bywa – to zależy.

W wielu spółkach prokurenci, szczególnie ci, którzy na co dzień pracują w siedzibie spółki, pełnią kluczową rolę operacyjną. W razie potrzeby potrafią „uratować” różne ważne dla spółki sprawy – mogą zareagować na bieżące sytuacje, gdy uzyskanie podpisów zarządu (np. przebywającego za granicą) zajęłoby zbyt dużo czasu. Z tego powodu prokura jest często wykorzystywana przez spółki należące do grup kapitałowych, w których zarząd nie jest stale obecny w Polsce.

Nie zawsze jednak decyzja o powołaniu prokurenta jest oczywista. W spółkach, gdzie polityka grupy kapitałowej zakłada ścisłą kontrolę nad osobami uprawnionymi do reprezentowania spółki lub bardziej sztywną kontrolę nad zaciąganymi przez spółkę zobowiązaniami (np. poprzez wymóg akceptacji kontraktów powyżej określonej kwoty przez dział prawny spółki matki), prokurenci są niechętnie powoływani. Wynika to z faktu, że zakres prokury określają przepisy prawa, a nie organy spółki – nie można więc skutecznie ograniczyć jej wobec osób trzecich. W takich przypadkach spółki wybierają też inne rozwiązanie: pełnomocnictwo ogólne, które można dowolnie ukształtować co do zakresu, czasu trwania i treści.

Trzeba jednak pamiętać, że wybór pełnomocnika ogólnego zamiast prokurenta nie zawsze rozwiązuje wszystkie problemy. Pełnomocnik ogólny nie podlega wpisowi do KRS, przez co nie jest widoczny w odpisie z rejestru spółki – musi więc przy każdej czynności okazywać dokument pełnomocnictwa. Dodatkowo złożenie pełnomocnictwa w urzędzie czy sądzie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej. Przy niektórych zaś czynnościach (np. zgłoszeniach w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych) pełnomocnik w ogóle nie może reprezentować spółki z o.o. – w przeciwieństwie do prokurenta.

Dlatego decyzja o ustanowieniu prokury powinna być dobrze przemyślana. W spółkach działających dynamicznie, które często zawierają umowy lub podejmują decyzje w krótkim czasie, prokura może znacząco ułatwić życie. Natomiast tam, gdzie najważniejsza jest kontrola, lepszym rozwiązaniem może okazać się klasyczne pełnomocnictwo.

Podstawa to zaufanie

W świecie, w którym decyzje biznesowe zapadają szybko, a formalności potrafią spowolnić każdy proces, prokura może być ogromnym wsparciem – pod warunkiem że spółka ma zaufaną osobę, której może ona zostać udzielona. Nie można więc patrzeć na prokurę jak na uniwersalne rozwiązanie dla każdego, coś, co „warto w spółce mieć”. Gdy już jednak taka decyzja zapadnie, dobrze dobrany prokurent potrafi uratować spółkę w sytuacjach kryzysowych. Rola prokurenta musi być przy tym jasno rozumiana – nie zastępuje on zarządu i nie prowadzi jego polityki, a podejmowane przez niego działania powinny mieścić się w granicach ustaleń z organami spółki. To nie oznacza jednak, że prokurent musi wykazać przed kontrahentem, że działa zgodnie z tymi wewnętrznymi ustaleniami. Dopóki dzieje się to w granicach prawa, jego umocowanie do reprezentacji spółki z o.o. nie powinno budzić wątpliwości.

Anna Jarecka-Kowal

radca prawny, SENDERO Tax & Legal