Pracodawcy zobowiązani do potrącania z pensji pracowniczych określonych należności muszą ściśle przestrzegać ograniczeń wyznaczonych głównie przez regulacje kodeksowe. Mają więc m.in. prawidłowo wyznaczać kwotę wolną od potrąceń, która stanowi istotny element ochrony wynagrodzenia i jest gwarantem pewnego minimum bytowego pracownika.
Szczególnie kłopotliwy w tym zakresie jest przełom roku. Firmy, które opłacają swych podwładnych z przesunięciem na kolejny miesiąc, w okresie grudzień – styczeń muszą odpowiedzieć na pytania:
- którą kwotę wolną zastosować – czy tę z grudnia poprzedniego roku, czy może już nową z miesiąca wypłaty, oraz
- jak w tym kontekście wygląda sprawa z egzekucją prowadzoną ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie / nagrody kwartalne/ roczne), przysługujących jeszcze za 2015 r., a wypłacanych już w 2016 r.
Właściwe rozstrzygnięcie tych kwestii pozwoli uniknąć ewentualnych negatywnych konsekwencji będących następstwem pomniejszania pensji niezgodnie z przepisami. Niestety kodeks pracy nie przychodzi tu z pomocą.
Pochodna kilku elementów
Na wysokość kwoty wolnej od potrąceń oddziałuje kilka czynników, co pokazuje >poniższa tabela.
Decyduje data wypłaty
Coroczna zmiana płacy minimalnej zmusza do:
- rekalkulacji kwot wolnych od potrąceń,
- ustalenia, które wynagrodzenie ma być podstawą kwoty wolnej w przypadku egzekucji prowadzonej ze świadczeń należnych za zeszły rok, a stawianych do dyspozycji po nowym roku.
W literaturze przedmiotu prezentowane są dwa stanowiska w kwestii kwoty wolnej na przełomie roku. Zgodnie z pierwszym z nich, kwotę gwarantowaną należy ustalać na bazie wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w miesiącu, za który pensja przysługuje. Taką opinię wyraziło Biuro Krajowej Rady Komorniczej w piśmie z 18 stycznia 2011 r. (znak: KRK/IV/117/11). Odmienny pogląd prezentuje natomiast Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), która w piśmie z 26 stycznia 2011 r. (znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP) wyjaśniła, że podczas dokonywania potrąceń z pensji pracowniczej podmiot zatrudniający zobligowany jest do stosowania kwoty wolnej od ujęć skalkulowanej od minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dacie dokonywania potrącenia. Regułę tę należy odnosić zarówno do składników pensji przysługujących za okresy miesięczne, jak i tych należnych za okresy dłuższe.
Uwzględniając przeznaczenie kwoty wolnej mającej zagwarantować pracownikowi minimum bytowe w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, za słuszne należy uznać stanowisko PIP.
Wynika z tego, że przesądzająca jest data płatności poborów. Skoro od 1 stycznia br. mamy wyższą ustawową płacę minimalną, to również wyższe są kwoty wolne i one mają zastosowanie przy egzekucji z należności grudniowych wypłaconych w 2016 r.
Dla pracownika – dłużnika takie rozwiązanie jest oczywiście korzystniejsze. W kieszeni zostaje mu bowiem więcej, niż gdyby pracodawca posłużył się w styczniu kwotą gwarantowanego minimum z poprzedniego roku.
Przykład
Spółka wypłaca załodze wynagrodzenie zasadnicze do końca miesiąca, za które ono przysługuje, natomiast premie regulaminowe – do dziesiątego dnia kolejnego miesiąca. Jednemu z jej pracowników komornik z powodu niespłacanego kredytu bankowego zajął pensję. Podwładny w styczniu 2016 r. ma mieć wypłaconą premię za grudzień 2015 r. w wysokości 420 zł brutto i 3000 zł brutto tytułem styczniowej pensji zasadniczej. Aby w opisanych okolicznościach obliczyć kwotę potrącenia komorniczego, oba te składniki należy zsumować i w stosunku do ich sumy zastosować „pojedynczą" kwotę wolną od ujęć obowiązującą od nowego roku.
W proporcji do godzin
Dla pracownika wykonującego swoje obowiązki służbowe na część etatu kwotę wolną od potrąceń ustala się w sposób proporcjonalny do wymiaru czasu pracy (art. 871 § 2 k.p.). Oznacza to, że w pierwszej kolejności wyznaczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia w proporcji do etatu, a następnie od otrzymanej wartości odejmujemy składki zusowskie i zaliczkę na podatek.
Ten sam tryb postępowania dotyczy także potrąceń dobrowolnych. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy, który w piśmie z 22 lutego 2011 r. (GPP-364-4560- 8-1/11/PE/RP) stwierdził, że nie ma dostatecznych przesłanek, aby w przypadku potrąceń dobrowolnych (wymagających zgody pracownika) stosować inne zasady niż w przypadku potrąceń obligatoryjnych (czynionych np. na mocy tytułów egzekucyjnych).
Przykład
Wynagrodzenie pani Anny, będącej wieloletnią pracownicą zatrudnioną na 1/4 etatu, jest zajęte na poczet należności niealimentacyjnych. Ma ona prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów, a pracodawca jest upoważniony do stosowania kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek.
Obowiązującą w tym przypadku w 2016 r. kwotę wolną od potrąceń należało wyliczyć jak poniżej:
1850 zł x 1/4 etatu = 462,5 zł,
462,5 zł – (45,14 zł składki emerytalnej + 6,94 zł składki rentowej + 11,33 zł składki chorobowej + 5,51 zł składki zdrowotnej obniżonej do wysokości podatku) = 393,58 zł.
Gdyby pani Anna nie miała jeszcze rocznego stażu pracy (była w pierwszym roku pracy), wolna od potrąceń byłaby kwota 319,27 zł, zgodnie z wyliczeniem:
(1850 zł x 80 proc.) x 1/4 etatu = 370 zł,
370 zł – (36,11 zł składki emerytalnej + 5,55 zł składki rentowej + 9,07 zł składki chorobowej + 0 zł składki zdrowotnej obniżonej do wysokości podatku) = 319,27 zł.
Suma różnych składników
Niekiedy pojawia się konieczność wyznaczenia kwoty wolnej od zajęć w miesiącu, w którym zatrudniony uzyskał wynagrodzenie za pracę i świadczenia ze stosunku pracy uznawane przez orzecznictwo sądowe za podlegające ochronie na zasadach dotyczących płacy za pracę. Chodzi tu o sytuacje, kiedy podwładny otrzymuje w jednym miesiącu np. pensję oraz nagrodę jubileuszową, trzynastkę czy pieniężny ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
W takich okolicznościach poszczególne świadczenia należy zsumować i od tak ustalonej kwoty dokonać potrącenia, stosując (jedną) kwotę wolną. Tak stwierdził Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 19 listopada 2012 r. (znak: GNP-364/306-072-43-1/12).
Powyższe ma zastosowanie także wtedy, gdy zatrudniony w danym miesiącu otrzymuje przykładowo zarówno wynagrodzenie za pracę, chorobę oraz urlop wypoczynkowy lub okolicznościowy.
Inaczej jest natomiast w przypadku zasiłków z ubezpieczenia społecznego należnych w razie choroby lub macierzyństwa. W stosunku do nich potrącenia i kwoty wolne od zajęć ustala się odrębnie (nie wolno ich sumować z innymi przychodami ze stosunku pracy).
Od stycznia więcej na rękę
Z uwagi na zmianę ustawowej płacy minimalnej, od nowego roku pracodawcy muszą posługiwać się nowymi kwotami wolnymi, które zaprezentowano >w zestawieniu Wysokość kwot wolnych od potrąceń w 2016 r.
Przykład
Pan Kamil jest wieloletnim, pełnoetatowym pracownikiem otrzymującym stałe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 1900 zł brutto (płatne w miesiącu, za które jest należne) oraz zmienne nagrody kwartalne (płatne w pierwszym miesiącu kwartału, następującego po kwartale, za które przysługują). Ma on prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty zmniejszającej podatek. Na jego pensji ciąży zajęcie komornicze dotyczące egzekucji należności innych niż świadczenia alimentacyjne na łączną kwotę ponad 10 000 zł.
W styczniu 2016 r. pan Kamil poza stałą pensją otrzymał 450 zł premii za IV kwartał 2015 r. Uwzględniając powyższe obliczenie potrącenia z jego styczniowych poborów, powinny wyglądać jak poniżej:
Krok 1. Skalkulowanie kwoty netto wynagrodzenia:
(1900 zł + 450 zł) – (229,36 zł składki emerytalnej + 35,25 zł składki rentowej + 57,58 zł składki chorobowej + 182,50 zł składki zdrowotnej + 142 zł zaliczki podatkowej) = 1703,31 zł.
Krok 2. Ustalenie kwoty możliwego potrącenia
1703,31 zł x 50 proc. (maksymalna wysokość zajęcia przy egzekucji należności niealimentacyjnych) = 851,66 zł.
Ujęcie ze styczniowej pensji netto ww. sumy naruszyłoby kwotę wolną od potrąceń obowiązującą od nowego roku (851,66 zł < 1355,69 zł), dlatego w analizowanym przypadku na rzecz komornika można zająć z wynagrodzenia jedynie kwotę 347,62 zł (1703,31 zł – 1355,69 zł).
