Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 kodeksu pracy). W ten sposób rozlicza się prawo do wypoczynku należnego zarówno za dany rok (z zachowaniem zasady proporcjonalności), jak i zaległego za lata poprzednie.
Od tej reguły przewidziano jeden wyjątek. Pracodawca nie musi rozliczać ekwiwalentem urlopu niewykorzystanego do rozwiązania umowy, jeżeli strony zgodnie ustalą, że podwładny wybierze go w trakcie kolejnego zatrudnienia w tej samej firmie. Konieczne jest jednak, aby nową umowę zawrzeć bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej (art. 171 § 3 k.p.).
Aby skorzystać z tej możliwości, muszą zatem zostać łącznie spełnione dwa warunki:
- strony wspólnie ustaliły, że pracownik wykorzysta urlop w trakcie kolejnego zatrudnienia,
- nowy stosunek pracy powstaje między tymi samymi stronami bezpośrednio po zakończeniu aktualnego.
Przepisy nie narzucają obowiązku zawarcia porozumienia w tej sprawie w formie pisemnej. Jak najbardziej ważne jest też porozumienie ustne lub wręcz – zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego – złożone przez przyjęcie zachowania strony, z którego jasno wynika jej wola co do treści składanego oświadczenia woli.
Co prawda z § 6 ust. 2 pkt 3 lit. aa rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) wynika, że w części C akt osobowych przechowuje się m.in. dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Wynika z tego, że porozumienie powinno mieć formę dokumentu pisemnego. Jednak jej niezachowanie nie powoduje nieważności porozumienia.
Podstawową regułą jest więc rozliczenie niewykorzystanego urlopu ekwiwalentem w dniu rozwiązania umowy. Przeniesienie go na kolejne zatrudnienie to wyjątek, na którego zastosowanie muszą się zgodzić obie strony. Jeśli jedna z nich nie chce skorzystać z tego rozwiązania, nie zachodzi warunek wskazany w art. 171 § 3 k.p. Z końcem zatrudnienia należny urlop trzeba wtedy rozliczyć ekwiwalentem. Brak zgody drugiej strony na finansową rekompensatę nie ma znaczenia.
W dniu rozwiązania umowy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane wolne. W tym dniu powinna nastąpić jego wypłata. Od tej daty rozpoczyna więc bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent za niewykorzystane dni nieprzedawnionego urlopu (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).
Przyjmijmy, że zawarta z pracownikiem umowa kończy się 31 maja, a od 1 czerwca będzie on zatrudniony na czas nieokreślony. Ma pięć dni zaległego urlopu za 2014 r., a w tym roku jeszcze nie korzystał z wypoczynku (przysługuje mu 26 dni wolnego). Chce go wybrać w czasie trwania kolejnej umowy. Nie zgadza się na to szef, który w drugiej połowie roku przewiduje natłok pracy i woli wypłacić ekwiwalent. W tej sytuacji plany podwładnego nie mają znaczenia. Dostanie świadczenie za dni urlopu w wymiarze pozostałym z roku poprzedniego oraz należnego za okres od stycznia do maja br., czyli 5/12 z wymiaru rocznego. W rachunkach trzeba pamiętać, aby zaokrąglać urlop w górę do pełnego dnia:
26 x 5/12 = 10,8333... dnia; po zaokrągleniu 11 dni.
Łącznie pracownik ma prawo do ekwiwalentu za 16 dni. W 2015 r. zostaje mu prawo do 15 dni wypoczynku w naturze.
