Zasady zaokrągleń w wynagrodzeniach

Prawo pracy nie reguluje zasad zaokrąglania wynagrodzenia za pracę i innych związanych z nią świadczeń. W wielu jednak przypadkach ich obliczanie w zgodzie z przepisem i treścią umowy prowadzi do wyników sięgających kilku miejsc po przecinku. Aby to usystematyzować, w praktyce do świadczeń pieniężnych ze stosunku pracy stosuje się przez analogię zasady wynikające z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Zakładają one, podobnie do reguł matematycznych, że zaokrąglenia w górę, do pełnego grosza lub złotówki, dokonuje się, gdy wynik (końcówka działania) jest równy lub wyższy od odpowiednio 0,5 lub 50 groszy, a pozostałe wyniki działań zaokrągla się w dół. Przy czym w prawie pracy stosuje się wyłącznie tę pierwszą regułę zaokrągleń do pełnego grosza.

Problem pojawia się przy rachunkach kilkuetapowych. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, większość z nich trzeba zaokrąglać po każdym działaniu matematycznym. Ale są też wyjątki od tej zasady.

Ogólne zasady

Zaokrąglanie to działanie matematyczne polegające na przybliżaniu wyniku, czyli pewnej liczby do innej liczby mającej mniej cyfr. Polega ono na odrzuceniu pewnej ilości cyfr końcowych liczby oraz zwiększeniu ostatniej z pozostałych cyfr o wartość 1, jeśli ostatnia z odrzuconych była większa lub równa 5. W pozostałych przypadkach (pierwsza usunięta cyfra w przedziale od 0 do 4) ostatnia z pozostałych cyfr pozostaje niezmieniona.

Takie zasady zaokrąglania stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzeń przysługujących płatnikom i inkasentom zgodnie z art. 63 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 749 ze zm.). Przepis ten przewiduje, że końcówki tych kwot wynoszące 50 i więcej groszy zaokrągla się w górę do pełnego złotego, a pozostałe, czyli niższe niż 50 groszy, pomija się.

Zbliżoną regulację przewiduje § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.). Zgodnie z nim kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne podnosi się do pełnych groszy w górę, jeśli końcówka jest równa lub wyższa od 0,5 grosza, lub w dół, gdy jest niższa niż 0,5 grosza. Tę zasadę można stosować wprost do wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, skoro celem pracodawcy dokonującego zaokrągleń jest obliczenie kwoty należnego podwładnemu wynagrodzenia z dokładnością do pełnych groszy.

Kiedy trzeba

Decydujące znaczenie ma konstrukcja przepisów, a dokładnie to, w jaki sposób ustawodawca określił kolejność działań oraz czy oddzielił od siebie kolejne obliczenia matematyczne. Przy większości świadczeń, uzależnionych od pensji zasadniczej pracownika lub innych składników uzyskiwanej pensji, ustawodawca odwołuje się do zasad przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop lub ekwiwalentu za czas niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (§ 1, 2, 4, 7 i 10 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, DzU nr 62, poz. 289 ze zm.). To zaś oznacza, że kolejne działania powinny być rozdzielone zgodnie z regułami wynikającymi z § 9 lub § 18 rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). W takich okolicznościach zaokrągleń do pełnych groszy dokonuje się od początku, na każdym etapie obliczeń.

Przykład 1

Pracownik produkcji otrzymuje stałą stawkę miesięczną 3200 zł oraz stały dodatek mistrzowski 180 zł. W listopadzie 2014 r. przepracował osiem nadgodzin dobowych, za które nabył prawo do normalnego wynagrodzenia i 50-proc. dodatku. Obliczając stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia, należy podzielić sumę składników pensji przez wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w tym miesiącu (3380 zł : 144 godz. = 23,472222), czyli w zaokrągleniu 23,47 zł.

Przy dodatku bierzemy pod uwagę tylko pensję zasadniczą (3200 zł : 144 godz. = 22,222222), czyli po zaokrągleniu 22,22 zł x 50 proc. = 11,11 zł.

Na tym etapie kończy się konieczność dokonywania zaokrągleń, gdyż wskutek przepracowania ośmiu nadgodzin pracownik otrzyma 187,76 zł normalnego wynagrodzenia i 88,88 zł dodatków.

Podobne są zasady zaokrągleń przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Również w tym przypadku kolejne etapy obliczeń, czyli wynik podzielenia podstawy wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których podwładny pracował w okresie, z którego przyjęto do ustalania podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego oraz wynik pomnożenia tej podstawy i liczby godzin, które etatowiec przepracowałby w ramach urlopu, za każdym razem zostają zaokrąglone do pełnego grosza.

Przykład 2

Magazynier otrzymuje stałą pensję w stawce godzinowej 10 zł oraz zmienne premie wynikowe, za ostatnie trzy miesiące odpowiednio: 300, 200 i 500 zł. Łącznie za sierpień, wrzesień i październik 2014 r. otrzymał 6200 zł wynagrodzenia i premii, a przepracował w tym okresie 520 godzin. Daje to stawkę godzinową 11,923076 zł, czyli po zaokrągleniu do pełnych groszy 11,92 zł. Podwładny jest zatrudniony w systemie równoważnym, a na listopad miał zaplanowane trzy dni urlopu w łącznym wymiarze 17 godzin. Powinien za te dni dostać 202,64 zł wynagrodzenia urlopowego. Uzyskany wynik nie wymaga już zaokrąglenia, które mogłoby okazać się konieczne w razie udzielenia pozostałego urlopu w wymiarze godzinowym lub u pracowników medycznych, których obowiązują inne normy czasu pracy: 7 godzin 35 minut na dobę oraz przeciętnie 37 godzin 55 minut w tygodniu.

Uwaga! Przyjęcie zasady, zgodnie z którą zaokrąglamy każdy wynik wieloetapowych działań, sprawdzi się w większości przypadków. Nie gwarantuje jednak, że każde świadczenie szef naliczy prawidłowo. Warto pamiętać, że ponieważ inna regulacja dotyczy zasad obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w tych okolicznościach zaokrągleń dokonujemy tylko raz, pod sam koniec rachunków.

Za przepracowaną część miesiąca

Jeśli pracownik otrzymuje stałą pensję, a w miesiącu chorował lub był nieobecny w pracy z innych przyczyn i nie zachował za ten czas prawa do wynagrodzenia, trzeba obliczyć mu pensję należną za przepracowaną część miesiąca. W pierwszym przypadku ustawodawca nakazuje podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30 i pomnożyć uzyskaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zwolnieniu lekarskim, a następnie odjąć otrzymany wynik od pełnej miesięcznej pensji. W drugim miesięczną pensję dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, czyli wymiar czasu pracy, obliczony w myśl art. 130 § 1 i 2 k.p. Następnie uzyskany wynik mnoży się przez liczbę godzin nieobecności w pracy, za które podwładnemu przysługuje wynagrodzenie. Dopiero tak obliczoną kwotę odejmuje się, po zaokrągleniu, od wynagrodzenia za pełny miesiąc.

Z analizy tych przepisów wynika, że w przeciwieństwie do norm rozporządzenia urlopowego oraz pozostałych przepisów aktu regulującego sposób ustalania wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy ustawodawca nie zdecydował się na rozdzielenie kolejnych działań matematycznych, np. przez przeniesienie ich do kolejnego wiersza lub choćby oddzielenie przecinkami. Przeciwnie, posłużył się łącznikiem „i", co jednoznacznie wskazuje na to, że te działania matematyczne trzeba wykonywać łącznie. Różnice w wynikach przy stosowaniu obu metod nie są znaczące, sięgają kilku groszy. Warto jednak pamiętać, że w takich okolicznościach szef powinien dokonywać działań matematycznych łącznie i zaokrąglać dopiero finalny wynik. Nie ma bowiem gwarancji, czy przyjęcie nieprawidłowej metody obliczeń nie obniży należnego pracownikowi wynagrodzenia.

Przykład 3

Pracownicy zatrudnieni w sąsiadujących firmach zostali wezwani do stawienia się przed policją, a następnie przed sąd w związku z przestępstwem, którego dopuścili się wspólnie poza godzinami pracy na meczu piłkarskim. W związku z tym obaj pracodawcy musieli zwolnić podwładnego na czas niezbędny do stawienia się przed tymi organami. Przez to każdy z nich przepracował w listopadzie 2014 r. tylko 100 godzin, co przy stałym miesięcznym wynagrodzeniu 2500 zł powodowało konieczność obliczenia tego należnego za przepracowaną część miesiąca.

Pierwszy szef zapomniał o szczególnym sposobie obliczeń pensji za godziny brakujące do wymiaru w związku z udzieleniem zwolnienia od pracy. Podzielił wynagrodzenie pracownika przez wymiar, zaokrąglił wynik i dopiero wtedy pomnożył przez liczbę godzin nieobecności, odejmując uzyskaną kwotę od miesięcznej pensji:

- 2500 zł : 144 godz. = 17,36 zł

- 17,36 zł x 44 godz. = 763,84 zł

- 2500 zł – 763,84 zł = 1736,16 zł

Drugi pracodawca miał świadomość zasad obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Przeprowadził działania łącznie, uzyskując za 44 godziny brakujące do wymiaru kwotę 763,88888, czyli po zaokrągleniu 763,89 zł. Odjąwszy ją od pensji pracownika, do wypłaty było 1736,11 zł.

Różnica to zaledwie pięć groszy. Do tego prawidłowe obliczenie daje wynik mniej korzystny dla pracownika, dlatego stosowania nieprawidłowego sposobu obliczania nie można w tym przypadku traktować jako działania na niekorzyść pracownika. Może się jednak zdarzyć, że zbyt wczesne zaokrąglenie wyniku spowoduje wypłatę pensji odrobinę niższej niż należna podwładnemu zgodnie z przepisem.

Przykład 4

Pracownicy z poprzedniego przykładu wnioskowali u swoich pracodawców o tydzień urlopu bezpłatnego w październiku 2014 r. Uzyskali zgody i każdemu z nich pod koniec miesiąca brakowało 40 godzin do pełnego wymiaru. Zrodziło to konieczność obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Pierwszy szef podzielił stawkę miesięczną 2500 zł przez wymiar wynoszący 184 godziny, uzyskując po zaokrągleniu stawkę godzinową 13,59 zł. Tę kwotę pomnożył przez 40 godzin brakujących do wymiaru, uzyskując 543,60 zł. Kwotę tę odjął od miesięcznej pensji pracownika, wypłacając mu 1956,40 zł.