Świadczenia sponsorowane ?z funduszu socjalnego korzystają ze zwolnienia składkowego. Takie zasady wynikają z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. ?w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe). Jednak kontrolerzy ZUS coraz częściej każą płacić składki od kwot wsparcia dla pracowników z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dlaczego? Bo jego środki często źle są wydatkowane.
Kryterium socjalne
ZUS sprawdza przede wszystkim, czy podczas przyznawania świadczeń zastosowano kryteria socjalne. Kwestionuje sytuacje, gdy wszyscy dostają jednakowe wsparcie, np. bony świąteczne uprawniające do zakupów na tę samą kwotę, lub gdy firma uzależnia wysokość wypłat tylko od stażu pracy czy wymiaru etatu osób korzystających z tych świadczeń.
Organ rentowy zarzuca wtedy naruszenie art. 8 ustawy 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm.; dalej ustawa ?o zfśs). Zgodnie z nim przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat ?z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej ?i materialnej uprawnionego. ?O tym, czy w ogóle ma do tego prawo, zdania są podzielone >patrz ramka. Nie zmienia to faktu, że lepiej dmuchać na zimne i sprawdzić, czy w firmowym regulaminie socjalnym nie ma nieścisłości, i czy w praktyce przyznawania załodze świadczeń nie ma jakichś odstępstw od ustalonych zasad.
W firmach często zapomina się o ważnych elementach, od których uwarunkowana jest składkowa preferencja. Chodzi o precyzyjny regulamin działania zakładowego funduszu i klarowne zasady przyznawania świadczeń finansowanych z tych środków, odnoszące się do kryteriów ?o socjalnym charakterze.
Przyjęte w regulaminie kryteria przyznawania pomocy często są podważane przez ZUS. Czego to dotyczy? Pracodawcy chcą wszystkim dać po równo, aby uniknąć posądzeń o dyskryminację. I tak ustanawiają kryterium dochodowe, aby objęło wszystkich – nie tylko szeregowych pracowników, ale i kadrę menedżerską. Jeśli w regulaminie pojawi się zapis, że kryterium dochodowe uprawniające do socjalnych świadczeń to np. 15 tys. zł na osobę w rodzinie, to najprawdopodobniej ZUS podważy je jako niewłaściwe i mające na celu obejście przepisów o zfśs. Jeśli świadczeniami z funduszu obejmuje się wszystkich pracowników w tej samej wysokości, to wypłaty tracą charakter socjalny i stają się dodatkowym świadczeniem pracodawcy z umowy o pracę. A te, jak wiadomo, podlegają opodatkowaniu ?i oskładkowaniu.
Pensja to nie wszystko
Innym błędem często popełnianym przez firmy jest ustalanie wysokości świadczenia w proporcji do wynagrodzenia pracownika. Często zamiast właściwej zasady, że im niższa pensja, tym wyższe świadczenie, przyjmowana jest reguła przeliczania świadczeń w proporcji do wynagrodzenia, np. 100 zł na każdy zarabiany 1 tys. zł. To sprawia, że osoba zarabiająca 3 tys. zł dostaje z funduszu 300 zł, a ta, która ma pensję 6 tys. zł, otrzymuje 600 zł, czyli dwa razy więcej niż ta, która znajduje się w gorszej sytuacji finansowej. To absolutne zaprzeczenie funkcji funduszu, dające urzędnikom kolejny argument do zakwestionowania sposobu wykorzystania jego środków.
Indywidualna sytuacja
W ogóle samo odnoszenie kryteriów socjalnych tylko do zarobków pracownika to poważny błąd. Przyznawanie świadczeń z funduszu wyłącznie na podstawie pułapu jego dochodu doprowadzi do zakwestionowania takiej wypłaty przez ZUS jako zwolnionej z oskładkowania. Dlaczego? Ponieważ podważa merytoryczną poprawność analizy sytuacji socjalnej tej osoby. Nie można jej właściwie ocenić, opierając się wyłącznie na danych dotyczących płacy podwładnego. Na tej podstawie pracownik, który utrzymuje bezrobotną żonę i czworo dzieci, mógłby otrzymać znacznie niższe wsparcie niż singiel, który takich obciążeń nie ma.
Oświadczenie ?o dochodach
Jak zatem różnicować socjalne wsparcie dla załogi? Należy wprowadzić kryteria pozwalające na faktyczne zróżnicowanie wartości zapewnianych świadczeń, uzależnione od sytuacji materialnej każdego zatrudnionego. ?O ile można precyzyjnie określić sposób ustalania przyjętych kryteriów dochodowych własnego etatowca, o tyle uzyskanie prawdziwych informacji o dochodach domownika pracownika już nie. Zatrudniony nie ma obowiązku dokumentowania dochodów np. swojego małżonka. Zobowiązany jest jedynie złożyć stosowne oświadczenie o wysokości swoich zarobków i dochodach członków rodziny, ?z którymi wspólnie prowadzi gospodarstwo domowe. Pracodawca nie może żądać od niego żadnych innych dokumentów. Co istotne, nie może też odmówić przyznania świadczenia, opierając się na przyjętym w regulaminie kryterium socjalnym, jeśli podwładny oświadczy, że spełnia kryteria dochodowe uprawniające go do przyznania takich bonusów.
Wątpliwości z uprawnieniami kontrolerów
Sądy są podzielone, czy ZUS w zakresie przeprowadzanej ?w zakładach kontroli ma prawo kwestionować kryterium ?socjalne obowiązujące u danego pracodawcy. Sądy apelacyjne ?we Wrocławiu i w Szczecinie odmawiają ZUS prawa ?do kwestionowania kryteriów przyznawania wypłat z tego ?funduszu. Przykładem jest wyrok z 12 lutego 2013 r. (III AUa 1421/11) w sprawie, w której SA we Wrocławiu stwierdził, ?że „organ rentowy nie ma uprawnień do ingerencji w zasady przydziału bonów, to jest w badanie sytuacji materialnej, ?rodzinnej i osobistej pracowników. Problem ten ustawa ?o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uregulowała ?odmiennie i uprawnienia kontrolne przyznała jedynie związkom zawodowym".
Z kolei zdaniem Sądu Apelacyjnego w Gdańsku organ rentowy ?jest uprawniony do kontroli płatnika pod względem prawidłowości stosowanego przez niego kryterium socjalnego przy podziale świadczeń z funduszu (wyrok z 8 listopada 2012 r., III AUa 1307/12). Ten sam sąd w wyroku z 15 maja 2014 r. (III AUa 1483/13) orzekł, że ZUS nie ma uprawnień do ingerencji ?w zasady przydziału bonów, ale ma uprawnienia do ustalania wymiaru składek i ich poboru. Dlatego to na spółce ?spoczywa ciężar wykazania, że świadczenie wypłacone ?ubezpieczonym spełniało warunki wymagane ze zwolnienia ?z oskładkowania.