Kiedy pracodawca nie odzyska zawyżonej kwoty wynagrodzenia

Zatrudniony, który otrzyma za małe wynagrodzenie w stosunku do ustalonego, zwykle upomni się o brakującą część. Dla firmy problem pojawia się wtedy, gdy na rachunek bankowy etatowca przeleje zawyżoną kwotę poborów.

Choć pracodawcy stosują coraz bardziej wyrafinowane oprogramowanie księgowe, przy wypłatach wynagrodzenia zdarzają się pomyłki. Odzyskanie nadpłaconej kwoty często jest utrudnione, a niekiedy bywa niemożliwe.

Do bezpodstawnego przekazania pracownikowi nienależnych pieniędzy dochodzi najczęściej w wyniku błędów przy wyliczaniu zmiennych składników wynagrodzenia czy zwykłych omyłek rachunkowych przy wprowadzaniu danych do systemu. Niezależnie od tego, co było przyczyną przelania na konto zatrudnionego zbyt wysokiej kwoty, obowiązuje zasada, że szef nie może samodzielnie potrącić jej z kolejnej wypłaty.

O bezpodstawnej nadpłacie można mówić wyłącznie wtedy, gdy zatrudniający przelał pracownikom pensje lub ich część, choć ani z umowy ?o pracę, ani z przepisów ?nie wynikało, aby mieli oni do nich prawo.

Wpłata przed terminem

Zasadą jest, że wynagrodzenie płacone jest z dołu. Na dzień wypłaty służby księgowe powinny zatem dysponować wszystkimi niezbędnymi danymi pozwalającymi określić jego wysokość w sposób prawidłowy.

Księgowe uchybienia mogą obejmować dwa rodzaje błędów – wypłacenie wynagrodzenia zbyt szybko lub przelanie jego zawyżonej kwoty. Jeśli w pierwszej sytuacji z opisu przelewu lub pokwitowania wypłat gotówkowych wynika w sposób niebudzący wątpliwości, jakiego okresu dotyczy wynagrodzenie i że zostało ono przekazane pracownikowi w prawidłowej kwocie (tyle że w terminie szybszym niż ten, który określają regulacje firmowe), pracodawca w zasadzie nie powinien podejmować żadnych działań przeciwko podwładnemu. Właściwe będzie zarachowanie wypłaconego wynagrodzenia na poczet tego należnego zatrudnionemu zgodnie z datą wymagalności wynikającą z angażu lub wewnętrznych przepisów płacowych.

Przykład

W maju 2014 r. pracownikowi zarabiającemu 3000 zł wpłynęły dwa przelewy na taką kwotę. Pierwszy to wynagrodzenie za maj 2014 r., a drugi za czerwiec 2014 r. Nie ma wątpliwości, że to za czerwiec wypłacono w prawidłowej kwocie, ale przed terminem wymagalności. Pracodawca nie musi domagać się jego zwrotu, gdyż procedura odzyskania za wcześnie przelanej pensji mogłaby nie skończyć się przed datą wymagalności kolejnej wypłaty. Aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i uniknąć sporów, najlepiej poinformować zatrudnionego, że kwota przelana wcześniej stanowi jego normalne wynagrodzenie za kolejny miesiąc.

Dłuższa batalia o odzyskanie pieniędzy czeka firmę, gdy księgowość się pomyliła i bez podstawy prawnej przelała zawyżoną pensję. Wtedy zatrudniony staje się bezpodstawnie wzbogacony. Choć w takiej sytuacji wynagrodzenie jest prawidłowo opisane w danych do przelewu, to pracownik uzyskuje wiele instrumentów, aby obronić się przed jego zwrotem. Jedynie przy zupełnie oczywistych pomyłkach, np. przesłaniu tego samego dnia dwóch identycznie opisanych wynagrodzeń w tej samej kwocie, zatrudniony będzie miał niewielkie szanse zachowania tych pieniędzy. Dotyczy to także wszystkich przypadków, gdy nawet nie znając szczegółów naliczania wynagrodzenia, można przyjąć, że nadpłata była wynikiem ewidentnej pomyłki.

Odzyskanie pieniędzy będzie najtrudniejsze, gdy wynagrodzenie pracownika cechuje się dużą zmiennością. W tej sytuacji niezwykle ważne jest jak najszybsze wykrycie pomyłki i wezwanie zatrudnionego do zapłaty nadpłaconej kwoty. Po otrzymaniu tego pisma pracownik może dobrowolnie oddać bezpodstawnie otrzymane pieniądze lub zgodzić się na ich potrącenie z kolejnej pensji.

Lepiej szybko wykryć

Szybkie wezwanie pracownika do zapłaty jest jeszcze bardziej istotne w razie ewentualnego procesu sądowego, gdy nie chce on dobrowolnie oddać nadpłaconej kwoty. Odpowiednio udokumentowane pismo pozwoli udowodnić, że pracownik co najmniej od chwili jego doręczenia miał świadomość, że nadpłata była świadczeniem nienależnym. Jeśli nie zgadza się na dobrowolny zwrot, sprawa musi się skończyć w sądzie. Pozew pracodawcy będzie opierał się na przepisach kodeksu cywilnego o nienależnym świadczeniu (art. 405–411 k.c.). Dlatego pracownikowi przysługują zarzuty związane z tą instytucją, przede wszystkim – zarzut zużycia świadczenia, które otrzymał nienależnie.

Wygrana pracodawcy w procesie wymaga udowodnienia, że do zużycia doszło w czasie, w którym pracownik musiał liczyć się z koniecznością zwrotu nienależnie otrzymanego świadczenia. O zakresie jego zwrotu decyduje bowiem powinność przewidywania takiego obowiązku.

Świadome zużycie

Oznacza to zarówno sytuację, w której zobowiązany do zwrotu wiedział, że korzyść mu się nie należy, jak i tę, gdy co prawda był subiektywnie przekonany, iż korzyść mu się należy, ale na podstawie okoliczności sprawy obiektywnie powinien liczyć się z możliwością obowiązku zwrotu (por. wyrok Sądu Apelacyjnego Szczecinie z 21 grudnia 2012 r., ?I ACa 666/12).

Przykład

Od pięciu lat pracownik dostaje stałą pensję w wysokości minimalnego wynagrodzenia. ?W marcu 2014 r. na konto wpłynęło mu 12 000 zł opisane jako wynagrodzenie 03/2014. Nie ma podstaw, aby tłumaczyć się, że nie miał świadomości ?co do nienależności tego świadczenia.

Zużycie hamujące zwrot nienależnego świadczenia musi mieć ponadto charakter konsumpcyjny. Oznaczy to, że nie powinno powiększać majątku pracownika ani przysporzyć innej korzyści dla majątku wzbogaconego. Z art. 409 k.c. wynika, że obowiązek wydania korzyści istnieje (nie wygasa), gdy mimo utraty lub zużycia korzyści zobowiązany do jej wydania nadal jest wzbogacony. Jeśli więc wyzbywa się korzyści, oszczędzając sobie wydatków z własnego majątku, np. płacąc własny dług, to nadal jest wzbogacony (por. wyrok Sądu Najwyższego z 2 lutego 2012 r., II CSK 670/11).

Wykazanie, że nienależne świadczenie powiększyło ten majątek, także daje pracodawcy szansę wygranej. Jest ?jednak niezmiernie trudne ?do udowodnienia, choć nie ?niemożliwe.

Przykład

Przez 11 miesięcy w wyniku niewłaściwie wpisanych danych w programie księgowym zatrudniający nadpłacał wynagrodzenie pracownika ?o 700 zł. W procesie o zwrot 7700 zł wnioskował o dowód ?z wyciągu rachunku bankowego etatowca. Wynikało z niego, że ?w pierwszym miesiącu pracownik zużył nadpłaconą kwotę na codzienne zakupy kartą, zaś przez kolejnych dziesięć miesięcy bezpośrednio po otrzymaniu wypłaty nadpłacał o 700 zł kredyt mieszkaniowy w banku. Są więc podstawy, aby udowodnić, że ?nie doszło do zużycia 7000 zł, ?i sąd powinien zasądzić je ?od pozwanego pracownika.

Profesjonalne służby

Orzecznictwo sądowe dotyczące wymogu zwrotu świadczenia nie jest jednak przychylne pracodawcom. Z reguły zgodnie z nim pracownik jest uprawniony przyjmować, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi się liczyć z obowiązkiem jego zwrotu na podstawie art. 409 k.c. (por. wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00).

Zbieżny z tym pogląd SN wyraził w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06), w którym wskazał ponadto, że ciężar dowodu, iż było inaczej, spoczywa na pracodawcy. ?W wyroku z 8 czerwca 2010 r. ?(I PK 31/10) SN wyraźnie stwierdził, że pracodawca nie może się domagać od pracownika zwrotu nienależnie wypłaconej pensji, jeśli księgowa lub elektroniczny system pomylił się w wyliczeniach. W takiej sytuacji pracodawca nie może mu zarzucić bezpodstawnego wzbogacenia.

Przykład

Spółdzielnia błędnie wyliczyła składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące ?na podstawie regulaminu wynagradzania, zawyżając ?od stycznia do marca 2014 r. wypłatę od 20 do 60 proc. Wypłacano mu wynagrodzenie ?w zmiennej wysokości. W maju odkryto pomyłkę i wezwano etatowca do zwrotu 3200 zł. Ten w procesie wykazał, że do dnia otrzymania wezwania w całości wydał już wszystkie otrzymane pieniądze na utrzymanie rodziny. Sąd oddali powództwo pracodawcy.

Nie te zaliczki

Z problemem żądania zwrotu wynagrodzenia spotykają się ci szefowie, którzy płacą pensję zaliczkowo, ponieważ ostateczną należną kwotę wynagrodzenia określają na podstawie wyników pracy etatowców. W ostatnim dniu przepracowanego miesiąca zwykle trudno ustalić wysokość należnej wypłaty i dopuszcza się uregulowanie załodze zaliczek na poczet wynagrodzenia zwykle na koniec miesiąca. W tym systemie ?finalnie obliczone kwoty ?powinny być przelane niezwłocznie po ich ustaleniu, nie później niż do dziesiątego dnia następnego miesiąca. Udzieloną zaliczkę odejmuje się od kwoty wynagrodzenia obliczonej w miesięcznej liście płac. Bardzo łatwo więc tu o przelanie przez szefa zawyżonej zaliczki.

Sąd Najwyższy uważa, że nawet takie okoliczności nie pozwalają pracodawcy samodzielne potrącić zaliczki bez zgody pracownika. Według SN zaliczek wypłacanych na poczet przyszłego wynagrodzenia nie można bowiem mylić z tymi z art. 87 § 1 pkt 3 k.p. Ten przepis pozwala ująć pracownikowi zaliczki, które otrzymał na poczet wydatków pracodawcy (por. uzasadnienie wyroku SN z 4 sierpnia 1999 r., ?I PKN 191/99). Jeżeli szef ma zamiar potrącić z przyszłego wynagrodzenia tę jego część, która została wypłacona bez podstawy prawnej, musi przeprowadzić identyczną procedurę jak wtedy, gdy doszło ?do pomyłki – czyli uzyskać ?na to zgodę pracownika, a jeśli nie ma takiej akceptacji, wystąpić przeciwko etatowcowi na drogę sądową (wyrok SN ?z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00).

Inaczej jest natomiast wtedy, gdy zatrudniony ma pensję przelewaną z góry. W tym systemie założeniem jest to, że pracownik w stosunku pracy zrealizuje swoje wzajemne świadczenie, czyli będzie świadczył pracę, za która mu wcześniej zapłacono. Liczne powody – zarówno zależne, jak i niezależne od zatrudnionego, mogą mu uniemożliwić wywiązanie się ze swojego świadczenia. Jeśli zaś będzie nieobecny w pracy, nie występuje podstawa do wypłaty wynagrodzenia. Może to dotyczyć rozmaitych okoliczności, np. nagłego rozwiązania stosunku pracy, korzystania z urlopu bezpłatnego, dłuższej choroby itp. Takiemu pracodawcy kodeks pozwala bez uzyskiwania zgody etatowca odliczyć z kolejnego wynagrodzenia za pracę to, co wcześniej wypłacił, będąc zobowiązanym do tego przepisami określającymi terminy wypłaty wynagrodzeń (art. 87 § 7 k.p.). Trudności w odzyskaniu wypłaconej kwoty zrodzą się tylko wtedy, gdy stosunek pracy ulegnie już rozwiązaniu, co uniemożliwi dokonanie potrącenia z następnej pensji. W tej sytuacji szef będzie musiał wezwać pracownika do zwrotu, a gdy nie otrzyma odpowiedzi – wytoczyć mu proces.

O takich przypadkach należy pomyśleć wcześniej, szczególnie gdy do rozwiązania ma dojść za porozumieniem stron. Warto nawet uzależnić zgodę na taki tryb rozstania od dobrowolnego zwrotu przekazanej z góry pensji.

Zmienne koleje losu

Szef może też żądać zwrotu wypłaconej kwoty, gdy wypłaca pensję lub inne świadczenie zgodnie z prawem, ale wskutek różnych okoliczności staje się ono nienależne. Tak będzie wtedy, gdy dobrowolnie ?lub po egzekucji komorniczej etatowcowi wypłaca się świadczenie na podstawie natychmiast wykonalnego wyroku sądu I instancji, który następnie zostaje zmieniony w ten sposób, że jego powództwo oddala sąd odwoławczy wskutek uwzględnienia apelacji pracodawcy.

Pracodawca ma prawo zażądać orzeczenia o obowiązku zwrotu tej kwoty już przed sądem odwoławczym lub wytoczyć odrębne powództwo. Pracownik nie będzie mógł zwalczyć go, powołując się na zarzut zużycia uzyskanej kwoty. Powszechnie akceptowany jest bowiem pogląd, że strona, która egzekwuje świadczenie zasądzone na jej rzecz nieprawomocnym wyrokiem zaopatrzonym w rygor natychmiastowej wykonalności, powinna liczyć się z obowiązkiem zwrotu w razie oddalenia jej powództwa o to świadczenie na skutek apelacji strony przeciwnej (por. wyrok SN ?z 4 kwietnia 2008 r., I PK 247/07). Z kolei w wyroku ?z 5 października 2012 r. (I PK 86/12) SN na podobnej zasadzie uznał, że od chwili, ?w której strona uzyskująca korzyść na podstawie prawomocnego wyroku otrzyma informację o przyjęciu do rozpoznania skargi kasacyjnej wywiedzionej przez stronę przeciwną, powinna liczyć się ze zwrotem tej korzyści w razie uchylenia tego wyroku (art. 409 k.c.).

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Toruniu

Podstawa prawna: art. 85, art. 86 § 1, art. 87 § 3 i 7, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Podstawa prawna: podstawa prawna: art. 405–411 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 121)