Egzekwowanie określonych należności z płacy pracowniczej wymusza na pracodawcy zachowanie szczególnej ostrożności. Nieprawidłowe skalkulowanie kwoty ujęcia pensji może skutkować negatywnymi konsekwencjami. Z jednej strony potrącenie zatrudnionemu za dużo pieniędzy naraża firmę na karę np. Państwowej Inspekcji Pracy za wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Z drugiej strony zajęcie zbyt niskiej kwoty z sum wypłacanych etatowcowi grozi zakładom pracy sankcjami ze strony organu egzekucyjnego. Dlatego niezwykle istotna jest znajomość reguł zgodnego z prawem ustalania wysokości dozwolonych potrąceń. Za niezbędną należy uznać tu m.in. odpowiednią wiedzę z zakresu wyznaczania właściwej kwoty wolnej od potrąceń. Tym bardziej że jej obliczanie bywa w pewnych okolicznościach problematyczne.

Kodeks pracy wskazuje zarówno rodzaje należności, które można egzekwować bez potrzeby uzyskiwania na to zgody zatrudnionego, jak ?też kolejność, w jakiej należy dokonywać potrąceń. Ponadto regulacje te wyznaczają dopuszczalne kwoty ujęć.

Obowiązują limity

Wysokość potrącenia nie może przekraczać:

Przy zbiegu ujęć z różnych podstaw potrącenia kwot egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych nie mogą w sumie przekraczać 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami na należności alimentacyjne – 3/5 pensji (art. 87 § 4 k.p.).

Gwarancja minimum

Ważnym ograniczeniem dopuszczalności potrąceń z wynagrodzenia jest konieczność zachowania tzw. kwoty wolnej, zapewniające pewne minimum bytowe pracownika. W 2014 r. przy jej wyznaczaniu uwzględnia się ustawową płacę minimalną, czyli 1680 zł. Gdy mamy do czynienia z osobą w pierwszym roku pracy, kwotę wolną od potrąceń oblicza się na podstawie przysługującego jej minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2014 r. kwoty 1344 zł (80 proc. z 1680 zł). Tak wskazał Departament Prawny w Głównym Inspektoracie Pracy w piśmie ?z 16 października 2007 r. (GPP-416-4560-465/07/PE).

Skala ma znaczenie

Na ostateczną stawkę kwoty wolnej od potrąceń wpływają wskaźniki podatkowe, takie jak zryczałtowane koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca miesięczne zaliczki na podatek, którą stosuje się tylko wtedy, gdy pracownik złoży pracodawcy formularz PIT-2. Obowiązujące w 2014 r. kwoty wolne dla osób zatrudnionych na cały etat  >patrz tabela.

Czasem proporcja

Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwotę wolną zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru etatu (art. 871 § 2 k.p.). Dotyczy to także ujęć dobrowolnych. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 22 lutego ?2011 r. (GPP-364-4560- 8-1/11/PE/RP). Urząd stwierdził, że nie ma dostatecznych przesłanek, aby przy potrąceniach dobrowolnych (wymagających zgody pracownika) stosować inne zasady niż przy tych dokonywanych bez potrzeby uzyskania jego zgody.

W piśmiennictwie są dwa poglądy co do wyliczania kwot wolnych dla niepełnoetatowców (przepisy tego nie rozstrzygają). Zgodnie z pierwszym od płacy minimalnej brutto w pełnej wysokości trzeba najpierw odliczyć należności podatkowo-składkowe, a następnie tak uzyskaną kwotę pomniejszyć proporcjonalnie do obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. W myśl drugiego poglądu najpierw należy ustalić minimalne wynagrodzenie w proporcji do etatu, a dopiero później odliczyć od niego składki ZUS, zdrowotną i zaliczkę na podatek.

W praktyce zalecam stosowanie tego drugiego rozwiązania. Bardziej koresponduje ono z funkcją ochronną minimalnego wynagrodzenia (kwota wolna nie odbiega od wartości płacy minimalnej).

Przykład

Wynagrodzenie pana Piotra, wieloletniego pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu, zostało zajęte na poczet należności niealimentacyjnych. Ma on prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów, a pracodawca stosuje kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek. W tym wypadku kwotę wolną od potrąceń należy wyliczyć jak poniżej:

Gdyby pan Piotr był w pierwszym roku pracy, wolna od ujęć byłaby kwota 541,78 zł:

Mniej dni bez wpływu

Żaden przepis nie daje podstaw do pomniejszenia kwoty wolnej, gdy pracownik uzyskuje wynagrodzenie tylko za część miesiąca (np. z powodu urlopu bezpłatnego, ustania zatrudnienia w trakcie miesiąca lub choroby skutkującej otrzymaniem przez podwładnego pensji jedynie za przepracowaną część miesiąca). Potwierdził to Departament Prawny GIP w piśmie z 3 lipca 2008 r. (GPP-306-4560-457/08/PE).

Oznacza to, że podwładnego, który był nieobecny w firmie przez większość miesiąca, też chroni pełna miesięczna kwota wolna od potrąceń, obniżona ewentualnie proporcjonalnie do wymiaru jego zatrudnienia. Będzie tak nawet wtedy, gdyby przepracował w miesiącu tylko jeden dzień. W takim wypadku z jego płacy zwykle nie da się nic zabrać, chyba że na poczet alimentów, przy egzekwowaniu których nie stosuje się kwoty wolnej od potrąceń.

Inny wymiar dniówki

Niekiedy w trakcie miesiąca kalendarzowego zatrudnionym zmienia się wymiar czasu pracy. Jak w takich okolicznościach ustalić kwotę wolną od potrąceń? Niestety, w rozstrzygnięciu tego dylematu nie pomogą ani przepisy, ani orzecznictwo sądowe. Moim zdaniem w tej sytuacji należy wziąć pod uwagę rolę kwoty wolnej, którą jest zapewnienie zatrudnionemu minimum socjalnego, stosownie do wymiaru jego etatu. Funkcja ochronna zostanie zachowana pod warunkiem, że kwotę wolną obliczymy na podstawie minimalnego wynagrodzenia należnego pracownikowi za okres przed i po zmianie wymiaru czasu pracy.

Przykład

Pan Sebastian wykonuje obowiązki codziennie w podstawowym systemie ?czasu pracy od poniedziałku do piątku. ?Do 16 marca 2014 r. pracuje w pełnym wymiarze, a po tym dniu będzie robił to na pół etatu. Jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów, ?a przy kalkulowaniu jego zaliczek podatkowych pracodawca stosuje kwotę zmniejszającą podatek.

Od kilku miesięcy z pensji pana Sebastiana przekazywane są kwoty na rzecz komornika, gdyż nie spłacał kredytu bankowego. ?W tych okolicznościach kwotę wolną ?od ujęć oblicza się tak:

Sumujemy różne świadczenia

Trudności w ustalaniu kwoty wolnej od zajęć pojawiają się także w miesiącu, w którym zatrudniony uzyskał wynagrodzenie za pracę i świadczenia ze stosunku pracy uznawane przez orzecznictwo za podlegające ochronie na zasadach dotyczących należności za pracę. Chodzi tu np. o nagrodę jubileuszową, trzynastkę, odprawę emerytalną czy pieniężny ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Jeśli w tym samym miesiącu szef dokonuje wypłat z różnych tytułów, to poszczególne świadczenia przysługujące na umowę o pracę sumuje się i od tak ustalonej kwoty dokonuje potrącenia, stosując (jedną) kwotę wolną. Na taki sposób postępowania wskazał GIP w piśmie z 19 listopada 2012 r. (GNP-364/306-072-43-1/12). Jego zdaniem jeżeli w miesiącu wypłacane są: pensja za pracę oraz dodatkowe wynagrodzenia roczne (trzynastka), oba te świadczenia należy dodać i dopiero wtedy wyliczyć wysokość potrącenia, uwzględniając jedną kwotę wolną. Stąd do wynagrodzenia chorobowego czy urlopowego stosuje się te same zasady przy potrąceniach i w odniesieniu do płacy za efektywną pracę. Gdy w miesiącu zatrudniony dostaje np. zarówno wynagrodzenie za pracę, chorobę oraz urlop, to wszystkie wymienione świadczenia dodaje się i ustala kwotę potrącenia od ich łącznej wartości.