Kwota wolna od potrąceń nie zależy od przepracowanych dni

Egzekwowanie określonych należności z płacy pracowniczej wymusza na pracodawcy zachowanie szczególnej ostrożności. Nieprawidłowe skalkulowanie kwoty ujęcia pensji może skutkować negatywnymi konsekwencjami. Z jednej strony potrącenie zatrudnionemu za dużo pieniędzy naraża firmę na karę np. Państwowej Inspekcji Pracy za wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Z drugiej strony zajęcie zbyt niskiej kwoty z sum wypłacanych etatowcowi grozi zakładom pracy sankcjami ze strony organu egzekucyjnego. Dlatego niezwykle istotna jest znajomość reguł zgodnego z prawem ustalania wysokości dozwolonych potrąceń. Za niezbędną należy uznać tu m.in. odpowiednią wiedzę z zakresu wyznaczania właściwej kwoty wolnej od potrąceń. Tym bardziej że jej obliczanie bywa w pewnych okolicznościach problematyczne.

Kodeks pracy wskazuje zarówno rodzaje należności, które można egzekwować bez potrzeby uzyskiwania na to zgody zatrudnionego, jak ?też kolejność, w jakiej należy dokonywać potrąceń. Ponadto regulacje te wyznaczają dopuszczalne kwoty ujęć.

Obowiązują limity

Wysokość potrącenia nie może przekraczać:

Przy zbiegu ujęć z różnych podstaw potrącenia kwot egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych nie mogą w sumie przekraczać 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami na należności alimentacyjne – 3/5 pensji (art. 87 § 4 k.p.).

Gwarancja minimum

Ważnym ograniczeniem dopuszczalności potrąceń z wynagrodzenia jest konieczność zachowania tzw. kwoty wolnej, zapewniające pewne minimum bytowe pracownika. W 2014 r. przy jej wyznaczaniu uwzględnia się ustawową płacę minimalną, czyli 1680 zł. Gdy mamy do czynienia z osobą w pierwszym roku pracy, kwotę wolną od potrąceń oblicza się na podstawie przysługującego jej minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2014 r. kwoty 1344 zł (80 proc. z 1680 zł). Tak wskazał Departament Prawny w Głównym Inspektoracie Pracy w piśmie ?z 16 października 2007 r. (GPP-416-4560-465/07/PE).

Skala ma znaczenie

Na ostateczną stawkę kwoty wolnej od potrąceń wpływają wskaźniki podatkowe, takie jak zryczałtowane koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca miesięczne zaliczki na podatek, którą stosuje się tylko wtedy, gdy pracownik złoży pracodawcy formularz PIT-2. Obowiązujące w 2014 r. kwoty wolne dla osób zatrudnionych na cały etat  >patrz tabela.

Czasem proporcja

Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwotę wolną zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru etatu (art. 871 § 2 k.p.). Dotyczy to także ujęć dobrowolnych. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 22 lutego ?2011 r. (GPP-364-4560- 8-1/11/PE/RP). Urząd stwierdził, że nie ma dostatecznych przesłanek, aby przy potrąceniach dobrowolnych (wymagających zgody pracownika) stosować inne zasady niż przy tych dokonywanych bez potrzeby uzyskania jego zgody.

W piśmiennictwie są dwa poglądy co do wyliczania kwot wolnych dla niepełnoetatowców (przepisy tego nie rozstrzygają). Zgodnie z pierwszym od płacy minimalnej brutto w pełnej wysokości trzeba najpierw odliczyć należności podatkowo-składkowe, a następnie tak uzyskaną kwotę pomniejszyć proporcjonalnie do obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. W myśl drugiego poglądu najpierw należy ustalić minimalne wynagrodzenie w proporcji do etatu, a dopiero później odliczyć od niego składki ZUS, zdrowotną i zaliczkę na podatek.

W praktyce zalecam stosowanie tego drugiego rozwiązania. Bardziej koresponduje ono z funkcją ochronną minimalnego wynagrodzenia (kwota wolna nie odbiega od wartości płacy minimalnej).

Przykład

Wynagrodzenie pana Piotra, wieloletniego pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu, zostało zajęte na poczet należności niealimentacyjnych. Ma on prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów, a pracodawca stosuje kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek. W tym wypadku kwotę wolną od potrąceń należy wyliczyć jak poniżej:

Gdyby pan Piotr był w pierwszym roku pracy, wolna od ujęć byłaby kwota 541,78 zł: