Braki w umowie szkoleniowej to mniej czasu na odzyskanie kosztów

Pracodawca może wydać etatowcowi polecenie służbowe, aby wziął udział w szkoleniu związanym z pracą. Nie musi też – poza jednym przypadkiem – zawierać umowy szkoleniowej, nie mniej jest ona dla niego korzystna.

Wystarczy polecenie

Do podstawowych obowiązków etatowca należy sumienne i staranne wykonywanie pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonych, które jej dotyczą i nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy albo umową o pracę. Obowiązek wykonywania dyspozycji pracodawcy lub osób działających w jego imieniu wynika z art. 100 § 1 k.p.

Kursy niezbędne do podjęcia zatrudnienia na nowym stanowisku mają bezpośredni związek z pracą i taki nakaz nie jest sprzeczny z przepisami. Oznacza to, że szef może zobowiązać podwładnego, aby je odbył, wydając mu polecenie służbowe. Jedną z form takiego polecenia może być wystawienie imiennego skierowania na szkolenie. Podwładny nie może natomiast odmówić wykonania polecenia pracodawcy, tym bardziej że to on finansuje edukację. Odmowa pozwala szefowi skorzystać ze środków dyscyplinujących z art. 108 k.p., tj. kary upomnienia albo nagany. Jeżeli pracownikowi nie odpowiada – z ważnych i uzasadnionych powodów – termin szkolenia, strony mogą określić inną jego datę.

Przydadzą się wzajemne ustalenia

Do kursów inicjowanych przez pracodawcę i takich mających związek z przyszłą pracą etatowca stosuje się przepisy kodeksu o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych przez pracowników.

Zgodnie z art. 1034 k.p. obowiązek zawarcia pisemnej umowy szkoleniowej występuje tylko wtedy, gdy szef chce zobowiązać pracownika, aby pozostał w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu dokształcania. Jeżeli nie ma takiego zamiaru, nie musi przygotowywać umowy szkoleniowej, choć żąda tego pracownik.

Podpisanie takiego kontraktu może się jednak okazać korzystne dla samego pracodawcy. Z natury rzeczy przepisy kodeksowe ogólnikowo regulują wzajemne prawa i obowiązki szefa kierującego na szkolenie i odbywającego je podwładnego. Te postanowienia powinna precyzować ta umowa. Z niej ma wynikać, na jakie świadczenia – zwłaszcza dodatkowe – może liczyć dokształcający się, czy po zakończeniu kursu musi je odpracować, a jeśli tak, to przez jak długi okres, czy i jakie konsekwencje grożą etatowcowi, jeśli przerwie edukację itd. Umowa może też przydać się przy określaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Co w pakiecie

Obowiązkowe świadczenia dla podnoszących kwalifikacje obejmują jedynie płatne urlopy szkoleniowe oraz zwolnienia z pracy (art. 1031 § 2 k.p.).

Pracownik czytelnika otrzyma dodatkowe świadczenie polegające na opłaceniu kursów przez pracodawcę. Być może dostanie też inne, np. zwrot kosztów podręczników niezbędnych do nauki czy przejazdu albo zakwaterowania. Informacja o tym powinna być w umowie szkoleniowej, ponieważ szef może dochodzić od podwładnego zwrotu tylko ekstraświadczeń.

Brak kontraktu z takimi postanowieniami może pracodawcy utrudnić dochodzenie roszczeń. W razie sporu to on musi udowodnić fakt skorzystania przez podwładnego ze świadczeń dodatkowych oraz ich zakres.

Bez składek

Zawarcie umowy z wyszczególnionymi świadczeniami przyznanymi dokształcającemu się etatowcowi może także przydać się w trakcie kontroli ZUS. Te związane z nauką pracownika są bowiem zwolnione z oskładkowania – poza wynagrodzeniem za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnień z części dnia pracy. Wyłączenie to wynika z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej ?z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek ?na ubezpieczenia emerytalne ?i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Inspektorzy ZUS kontrolujący zakład będą sprawdzać, jakie świadczenia dodatkowe dano pracownikom oraz czy z oskładkowania wyłączone zostały prawidłowe kwoty. Z pewnością umowa szkoleniowa pozwoli pracodawcy wykazać, że w sposób właściwy ustalił podstawę składek.

Koniecznie do lekarza

Po ukończeniu kursów pracownik ma być przeniesiony na nowe stanowisko, na którym prawdopodobnie będzie miał do czynienia z obsługą komputera. Wtedy do niego odnosi się rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973).

Przed przejściem na nowe stanowisko pracownika trzeba też skierować go na badania profilaktyczne, ponieważ zmienią się jego warunki pracy. ?W skierowaniu do lekarza szef podaje, że etatowiec będzie obsługiwał monitor ekranowy oraz orientacyjny czas pracy przy komputerze.

Roszczenie o zwrot

Jedno z ważniejszych postanowień umowy szkoleniowej dotyczy ustalenia okresu, jaki podnoszący kwalifikacje musi przepracować ?po zakończeniu nauki. Wpływa on bowiem na powstanie ?lub brak obowiązku zwrotu niektórych kosztów poniesionych ?przez szefa.

Zgodnie z art. 1035 k.p. etatowiec oddaje koszty dodatkowych świadczeń przyznanych przez pracodawcę, jeśli:

Jeżeli pracodawca nie wyznaczy w umowie okresu do odpracowania, który nie może przekraczać 3 lat, przesłanki skutkujące koniecznością zwrotu przez podwładnego części poniesionych kosztów na jego naukę zastosuje się tylko wtedy, gdy wystąpią ?w czasie dokształcania.