Udzielanie indywidualnych usług, świadczeń i dopłat z zfśs musi odbywać się na podstawie kryterium socjalnego, czyli po rozeznaniu i ocenie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Tak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs).

Przyjęło się powszechnie, że najlepszym kryterium socjalnym jest dochód przypadający na członka rodziny osoby uprawnionej pozostającego z nią we wspólnym gospodarstwie domowym i będącym na jej utrzymaniu. Za rodzinę rozumiemy przy tym pracownika lub byłego pracownika – emeryta lub rencistę, jego małżonka i innych członków pozostających na ich wyłącznym utrzymaniu i we wspólnym gospodarstwie domowym. Nie może to być wysokość wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi tylko w tym zakładzie, ponieważ wskaźnik ten nie odzwierciedla całokształtu położenia finansowego osoby uprawnionej i jej najbliższych. Bierze się też pod uwagę dochody osiągane od innego pracodawcy (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 26 marca 2013 r., III Aua 1314/2012).

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zfśs oraz zasady przeznaczania jego zasobów na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie socjalnym (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Wskazuje on tryb przyznawania świadczeń z zfśs, uwzględniając indywidualną ocenę każdego przypadku w odniesieniu do ustanowionych kryteriów socjalnych. Jeśli pracodawca pominie ten tryb, oznacza to, że świadczenia nie można uznać za sfinansowane z zfśs . Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 20 czerwca2012 r. (I UK 140/12).

Co w regulaminie

Najlepiej ustalić w regulaminie socjalnym 3-4 progi socjalne, po przekroczeniu których przysługuje wsparcie o niższej wartości. Kierujemy się przy tym regułą, że im niższy dochód na członka rodziny uprawnionego, tym większa dla niego pomoc. Wskazane progi płacowe wyznaczamy po analizie sytuacji materialnej pracowników, uwarunkowań danego regionu gospodarczego i panujących w nim standardów życia.

Przykładowe postanowienia o progach mogą wyglądać tak:

„Dopłaty do wczasów pod gruszą przysługują osobie uprawnionej, która złożyła wniosek o przyznanie świadczenia i zgodnie ze złożonym oświadczeniem dochód na członka jej rodziny:

Zaznaczam jednak, że dochody to tylko jeden z elementów kryterium socjalnego. Przy przyznawaniu świadczeń z zfśs pracodawca musi kierować się również sytuacją życiową i rodzinną osoby uprawnionej, a więc analizować takie okoliczności jak:

– liczba dzieci w rodzinie,

– ciężka i długotrwała choroba osoby uprawnionej lub pozostającej na jej utrzymaniu,

– nieszczęście, jakie dotknęło osobę uprawnioną, np. kradzież, powódź, pożar.

Często w regulaminie socjalnym zaznacza się, że np. osoby:

Ustawa o zfśs mówi, że w regulaminie socjalnym trzeba uregulować:

– zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zfśs, z uwzględnieniem kryterium socjalnego,

– zasady przeznaczania środków zfśs na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).

W regulaminie socjalnym powinny więc znaleźć się m.in. następujące zagadnienia:

– rodzaje ulgowych świadczeń i usług, o jakie osoby uprawnione mogą składać wnioski, np. wczasy pod gruszą, zapomogi, karnety do siłowni, na basen, czy do kina, pomoc rzeczowa,

– kryteria socjalne, jakie muszą spełnić osoby starające się o wsparcie (np. progi dochodowe, liczba dzieci na utrzymaniu, długa choroba, ciężka sytuacja życiowa),

– wysokość danego typu świadczenia przypisana do konkretnego progu socjalnego (w myśl zasady - im biedniejsza osoba, tym otrzyma większą pomoc),

– sytuacje, kiedy możliwe jest podwyższenie świadczenia,

– częstotliwość występowania o świadczenie w normalnych okolicznościach i szczególnych (gdy np. w zakładzie pracują oboje małżonkowie),

– zasady udzielania pożyczek mieszkaniowych i ich oprocentowanie (zabezpieczenie, konieczność zwrotu w razie rozwiązania stosunku pracy),

– ewentualna możliwość przeznaczania środków zfśs na zbiorowe formy zaspokajania potrzeb socjalnych załogi (imprezy sportowo-rekreacyjne i kulturalno-rozrywkowe, wycieczki, pikniki, festyny, zawody sportowe), w których udział odbywa się na zasadzie równego dostępu uprawnionych,

– procedura składania wniosków o wsparcie,

– osoby uprawnione do występowania o pomoc z zfśs inne niż wymienione w ustawie o zfśs, np. podopieczni z domów dziecka, zleceniobiorcy itd.

Oświadczenia i zaświadczenia

Sposób dokumentowania dochodów pracownika i członków jego rodziny pracodawca określa szczegółowo w regulaminie socjalnym. Często jednak wobec oporów pracowników, którzy nie chcą udostępniać drażliwych danych osobowych, zatrudniający zbierają informacje konieczne do oceny kryterium socjalnego we własnym zakresie. Służyć temu mogą np.:

– rozmowy i znajomości z pracownikami,

– wiadomości przekazane przez bezpośrednich przełożonych pracowników,

– dokumenty zgromadzone w teczkach personalnych,

– dokumenty ubezpieczeniowe i na cele podatkowe.

Takie sposoby potwierdził SA w Szczecinie w wyroku z 15 stycznia 2013 r. (III AUa 642/12). Jednak takie źródła wiedzy o osobie uprawnionej to za mało, gdyż pracodawca musi przydzielać świadczenia z zfśs i ustalać ich wartość po weryfikacji sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. A ta sytuacja nie jest stabilna, ulega zmianom. Dlatego pracodawcy powinni pozyskiwać dane o bieżącym położeniu życiowym, rodzinnym i materialnym zainteresowanego na podstawie składanych przez niego dokumentów.

Ze względu na panującą modę pobierania oświadczeń, zalecam odbieranie pism potwierdzających kryterium socjalne pod groźbą odpowiedzialności karnej, jeśli pracownik poda nieprawdziwe dane. Gdy pracodawca czy członkowie komisji socjalnej mają wątpliwości co do rzetelności informacji zawartych w oświadczeniu, mogą zażądać innych dowodów. Chodzi np. o zaświadczenia innego pracodawcy o wysokości wypłacanych przez niego pensji, druku PIT złożonego za poprzedni rok kalendarzowy. Podkreślam jednak – procedurę tę należy dokładnie ustalić w regulaminie socjalnym. Jeśli uprawniony odmawia przedstawienia dokumentów potwierdzających jego sytuację życiową, rodzinną i materialną, jakich domaga się szef zgodnie z regulaminem socjalnym, uznaje się, że nie spełnia kryterium socjalnego i odmawia się mu przyznania pomocy z zfśs.

Niektórzy pracodawcy od razu żądają zaświadczeń dokumentujących dochody rodziny uprawnionego i jest to dozwolone.

Świadczenia z zfśs pracodawca przyznaje po weryfikacji sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Można sobie wyobrazić przypadki, kiedy komisja socjalna zna sytuację uprawnionego i wtedy można pominąć procedurę pozyskiwania zaświadczeń/oświadczeń o zarobkach. Pod warunkiem, że pozwala na to regulamin socjalny. Pracodawca powinien jednak na bieżąco zbadać, w jakim położeniu życiowym, rodzinnym i materialnym jest zainteresowany, który złożył wniosek. A tego nie uda mu się dokonać bez zaświadczeń/oświadczeń o dochodach rodziny uprawnionego.

Imprezy integracyjne i zawody sportowe

Niektóre imprezy integracyjne można sfinansować z zfśs, jeśli ich cel mieści się w pojęciu działalności socjalnej. Będzie tak np. przy imprezie połączonej z występem estradowym, projekcją filmu, zawodach sportowych, spływach kajakowych. Udział w imprezie integracyjnej prawidłowo pokrytej z zasobów zfśs nie musi się odbywać na podstawie kryterium socjalnego, lecz według równego dostępu osób uprawnionych (np. wyroki SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08  i SA w Poznaniu z 7 lutego 2013 r., III AUa 1160/12). Dotyczy to też wycieczek, pikników, festynów i innych imprez kulturalno-sportowych zorganizowanych z pieniędzy zfśs.

Należy przyjąć, że pracownik biorący udział w imprezie integracyjnej osiąga przychód podatkowy, od którego trzeba odprowadzić podatek dochodowy. Przychód powstaje już wtedy, gdy ma możliwość wzięcia udziału w imprezie. Przychodu nie osiągają pracownicy, którzy odmówili udziału w imprezie (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 marca 2013 r., II FSK 1428/11).

Zapadły też wyroki korzystne dla pracowników, wedle których nie ma podatku dochodowego od świadczenia dodatkowego w formie imprezy integracyjnej (np. wyrok NSA z 24 kwietnia 2013 r., II FSK 1828/11). Pod koniec maja 2013 r. rzecznik praw obywatelskich wystąpił z wnioskiem do NSA o uchwałę w sprawie imprez integracyjnych, która ostatecznie rozstrzygnęłaby ten problem.

Nie ma przeciwwskazań, gdyż zawody sportowe mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej. Nie ma problemu, aby koszty takiej imprezy pokryć w całości z zfśs, a udział w niej zorganizować wedle równego dostępu osób uprawnionych do występowania o świadczenia z funduszu. Podkreślam jednak, że z zfśs wolno sfinansować w tej puli nagrody za wygranie zawodów, a nie nagrody dla pracowników za osiągnięcia w pracy zawodowej. Zfśs nie jest bowiem źródłem dodatkowego wynagradzania czy premiowania zatrudnionych, lecz źródłem wsparcia niezamożnych pracowników lub pozostających w trudnej sytuacji życiowej.

Manifestacja związkowa i wycieczka

Działalność związkowa nie mieści się w pojęciu działalności socjalnej i dlatego nie wolno jej dotować ze środków zfśs.

Można natomiast sfinansować pielgrzymkę z zfśs, traktując ją jako przejaw działalności kulturalnej, a więc i tej socjalnej (zaspokojenie potrzeb duchowych i religijnych pracowników). Udział uprawnionych w pielgrzymce może polegać na zasadzie równego dostępu osób uprawnionych, bez stosowania kryterium socjalnego i progów dochodowych. Mamy tu bowiem do czynienia ze zbiorowym zaspokojeniem potrzeb socjalnych załogi. Tak wynika np. z wyroków SN z 23 października 2008 r. (II PK 74/08) i SA w Poznaniu z 7 lutego 2013 r. (III AUa 1160/12).

Tak.

Wycieczka to zbiorowa forma zaspokajania potrzeb socjalnych załogi. Nie trzeba stosować kryterium socjalnego i progów dochodowych, lecz zasadę równego udziału osób uprawnionych (np. wyroki SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08 i SA w Poznaniu z 7 lutego 2013 r., III AUa 1160/12). Dodatkowo udział w wycieczce pokrytej z zfśs stanowi przychód podatkowy pracownika ze stosunku pracy, jak i członków jego rodziny korzystającej z ogólnej ulgi do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika, obejmującej świadczenia rzeczowe i pieniężne sfinansowane z zfśs. Wynika tak z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 stycznia 2011 r. (IBPBII/1/415-920/10/ŚS) oraz  IS w Warszawie z 15 grudnia 2010 r. (IPPB4/415-753/10-2/JK) i z 21 października 2010 r. (IPPB4/415-578/10-4/JK).

Wczasy pod gruszą i kolonie

Z podanego postanowienia regulaminu socjalnego wynika (choć nie bezpośrednio), że prawo do świadczenia z zfśs „wczasy pod gruszą" mają tylko pracownicy. Urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie pracownikom, a wskazane wczasy pod gruszą należą się etatowcowi spełniającemu kryterium socjalne po zatwierdzeniu jego wniosku o urlop obejmujący 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku.

Nie ma jednak przeszkód, aby podobne świadczenia z zfśs przyznać byłemu pracownikowi będącemu teraz emerytem lub rencistą pod warunkiem, że dopuszcza to regulamin socjalny. Jeśli widnieje w nim takie postanowienie, od emeryta można się domagać załączenia, np. faktury za wyjazd.

Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do ukończenia 18 lat sfinansowane z zfśs są w całości wolne od składek, a od podatku wtedy, gdy wypoczynek:

Chodzi również o dopłaty do przejazdów związanych z takim wypoczynkiem (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeden z warunków polega na tym, aby forma wypoczynku została zorganizowana przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Do prowadzących działalność w zakresie wypoczynku zaliczyć można zarówno te podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, np: biura turystyczne, biura podróży, jak i te, które zajmują się statutowo taką działalnością, m.in.:

– podmioty prowadzące działalność agroturystyczną,  polegającą na wyjazdach na wieś, do specjalnie przygotowanych na przyjęcie wczasowiczów gospodarstw wiejskich,

– szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej wymienione w rozporządzeniu ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, także zasad jego organizowania i nadzorowania (DzU nr 12, poz. 67 ze zm.),

– kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego.

Zasadnicze znaczenie ma zatem formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu, tj. to, czy podmiot organizujący wypoczynek dla dzieci statutowo zajmuje się tego typu działalnością, czy też czyni to w zakresie działalności gospodarczej (indywidualna interpretacja IS w Katowicach z 5 marca 2013 r., IBPBII/1/415-1073/12/MK).

Przez zorganizowany wypoczynek należy więc rozumieć wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego, czyli przygotowanego przez podmiot, który zajmuje się organizacją wypoczynku statutowo lub w zakresie działalności gospodarczej. Tym samym do zorganizowanych form wypoczynku nie można zaliczyć takich jak: wczasy pod gruszą, pobyt u rodziny oraz wypoczynek zorganizowany na własną rękę przez rodziców (pracowników) i związany z tym pobyt dzieci w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych czy wynajmowanych pokojach, gospodarstwach agroturystycznych, prywatnych kwaterach.

Pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający, że szkoła jest organizatorem wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej w rozumieniu rozporządzenia z 21 stycznia 1997 r. Jeśli przyniesie taki dokument, mamy do czynienia z dofinansowaniem zorganizowanego wypoczynku, wolnego w całości od podatku dochodowego.

Fitness, basen i teatr

Tak.

Jeśli dzięki kartom Multisport osoby uprawnione mają korzystać np. z usług sportowych (np. wstęp na basen, aerobik, siłownię czy halę sportową), można te karty sfinansować z zasobów zfśs. Dopuszczalna jest zatem taka umowa.

Z zfśs można w 100 proc. sfinansować wskazane świadczenia, ale koniecznie trzeba zastosować kryterium socjalne (weryfikacja sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego). Dotacja w 100 proc. powinna trafić do uprawnionych mieszczących się w najniższym przedziale socjalnym (dochodowym), czyli do najbiedniejszych.

Na mieszkanie

Jest to kwestia umowna i zależy od wyników zbadania sytuacji socjalnej załogi przez pracodawcę oraz postanowień regulaminu socjalnego. Zgłaszanie przez pracowników do końca pierwszego kwartału roku kalendarzowego chęci wzięcia w danym roku pożyczki mieszkaniowej ze środków zfśs jest prawidłowe i może stanowić przejaw badania przez pracodawcę potrzeb socjalnych uprawnionych osób.

Dla emerytów

Można sobie wyobrazić taką formę wsparcia udzielaną przez pewien czas, jeśli przewiduje ją regulamin socjalny. Chodzi tu o byłego pracownika będącego teraz emerytem, dla którego ten zakład jest ostatnim pracodawcą. Stąd taka osoba ma prawo ubiegać się o pomoc socjalną. Były pracodawca nie pobiera od niej składek.

Opisane świadczenie jest wolne od podatku dochodowego do kwoty 2280 zł rocznie na jednego byłego pracownika – emeryta lub rencistę, jeśli zostało przyznane w związku z łączącym ich uprzednio stosunkiem pracy. Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od podatku dochodowego są również zwolnione zapomogi losowe otrzymane w razie indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości 2280 zł rocznie na jednego byłego pracownika – emeryta lub rencistę (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

W pozostałych sytuacjach świadczenia (bez względu na ich formę) dla byłych pracowników będących emerytami lub rencistami podlegają zryczałtowanemu podatkowi dochodowemu w wysokości 10 proc. należności, bez stosowania kosztów uzyskania przychodów (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Takiej osobie były pracodawca nie wystawia żadnego PIT. Także podatnik (były pracownik) nie rozlicza samodzielnie tego podatku w zeznaniu rocznym.

Nie ma przeszkód, aby z pieniędzy zakładowego funduszu socjalnego sfinansować paczki żywnościowe dla byłych pracowników będących obecnie emerytami lub rencistami. Nie należy tego jednak robić z okazji świąt, lecz wtedy, kiedy wystąpią okoliczności socjalne określone w ustawie o zfśs i regulaminie zfśs.

Inaczej mówiąc, były pracownik powinien dostać paczkę po zbadaniu jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Pracodawca musi więc sprawdzić, czy spełnia on kryterium socjalne i ustalić w regulaminie socjalnym np. progi dochodowe. Należy zróżnicować wartość paczek dla osób mieszczących się w różnych przedziałach dochodowych albo w zależności od tego, ile dzieci liczy rodzina osoby uprawnionej. Dotyczy to też paczek z łakociami dla dzieci.

Przypominam, że z mocy ustawy pracodawca musi objąć opieką socjalną byłego pracownika będącego emerytem lub rencistą, dla którego jest ostatnim pracodawcą. Jeśli po przejściu na emeryturę lub rentę były pracownik zatrudnił się w innym zakładzie, to ten zakład jest ostatnim pracodawcą zobowiązanym do objęcia go opieką z zfśs (wyrok SN z 15 listopada 1991 r., I PZP 56/91). Poprzedni pracodawca nie ma takiego obowiązku, ale w regulaminie socjalnym może nadać uprawnienie do ubiegania się o świadczenia z zfśs wszystkim byłym pracownikom będącym już emerytami lub rencistami (niezależnie od tego, czy jest dla nich ostatnim pracodawcą, czy nie).

Komisja socjalna

Ustawa o zfśs nie przewiduje powołania komisji socjalnej. Powszechnie jednak instytucje takie powstają w zakładach jako organy pomagające pracodawcy w zajmowaniu się kompleksowo sprawami socjalnymi. Zwykle to komisja przyjmuje, opiniuje i zatwierdza bądź odrzuca wnioski o udzielenie pomocy socjalnej. Skoro nie jest to organ ustawowy, a środkami zfśs zarządza pracodawca, to on swoim zarządzeniem powinien ustalić ramy organizacyjne działania komisji socjalnej, np.:

– jej skład i liczbę członków,

– procedurę przyjmowania przez nią wniosków, badania ich i rozpatrywania,

– procedurę obradowania komisji socjalnej, np. ile członków musi uczestniczyć w posiedzeniu, aby zachowało ono ważność,

– sposób zatwierdzania i odrzucania wniosków, np. ilu członków i jakich musi złożyć podpis na wniosku.

Zwykle zaakceptowany wniosek musi parafować dwóch członków komisji socjalnej, w tym jeden funkcyjny (przewodniczący, wiceprzewodniczący albo sekretarz). Jak z tego wynika, są to jednak kwestie umowne. Pracodawca precyzuje je w zarządzeniu, biorąc pod uwagę preferencje pracowników, warunki działania firmy i potrzeby socjalne załogi.

Pracodawca ma prawo powołać komisję socjalną na stałe. Ze względów praktycznych powinien jednak przewidzieć przynajmniej procedurę zmiany członka komisji, gdy np. jeden z nich nie będzie rzetelnie wykonywał zadań, czy gdy kłótliwy charakter innego utrudni funkcjonowanie tego gremium.

Najlepiej jest jednak ustanowić komisję socjalną czasowo, np. na 2 lata i po zakończeniu kadencji powołać drugą. Nie ma przeszkód, aby w nowo wybranym organie zasiadali starzy członkowie, którzy sprawdzili się podczas działania poprzedniego zespołu socjalnego.