Świadczenia z zfśs pracodawca przyznaje po weryfikacji sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Można sobie wyobrazić przypadki, kiedy komisja socjalna zna sytuację uprawnionego i wtedy można pominąć procedurę pozyskiwania zaświadczeń/oświadczeń o zarobkach. Pod warunkiem, że pozwala na to regulamin socjalny. Pracodawca powinien jednak na bieżąco zbadać, w jakim położeniu życiowym, rodzinnym i materialnym jest zainteresowany, który złożył wniosek. A tego nie uda mu się dokonać bez zaświadczeń/oświadczeń o dochodach rodziny uprawnionego.
Imprezy integracyjne i zawody sportowe
Niektóre imprezy integracyjne można sfinansować z zfśs, jeśli ich cel mieści się w pojęciu działalności socjalnej. Będzie tak np. przy imprezie połączonej z występem estradowym, projekcją filmu, zawodach sportowych, spływach kajakowych. Udział w imprezie integracyjnej prawidłowo pokrytej z zasobów zfśs nie musi się odbywać na podstawie kryterium socjalnego, lecz według równego dostępu osób uprawnionych (np. wyroki SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08 i SA w Poznaniu z 7 lutego 2013 r., III AUa 1160/12). Dotyczy to też wycieczek, pikników, festynów i innych imprez kulturalno-sportowych zorganizowanych z pieniędzy zfśs.
Należy przyjąć, że pracownik biorący udział w imprezie integracyjnej osiąga przychód podatkowy, od którego trzeba odprowadzić podatek dochodowy. Przychód powstaje już wtedy, gdy ma możliwość wzięcia udziału w imprezie. Przychodu nie osiągają pracownicy, którzy odmówili udziału w imprezie (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 marca 2013 r., II FSK 1428/11).
Zapadły też wyroki korzystne dla pracowników, wedle których nie ma podatku dochodowego od świadczenia dodatkowego w formie imprezy integracyjnej (np. wyrok NSA z 24 kwietnia 2013 r., II FSK 1828/11). Pod koniec maja 2013 r. rzecznik praw obywatelskich wystąpił z wnioskiem do NSA o uchwałę w sprawie imprez integracyjnych, która ostatecznie rozstrzygnęłaby ten problem.
Nie ma przeciwwskazań, gdyż zawody sportowe mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej. Nie ma problemu, aby koszty takiej imprezy pokryć w całości z zfśs, a udział w niej zorganizować wedle równego dostępu osób uprawnionych do występowania o świadczenia z funduszu. Podkreślam jednak, że z zfśs wolno sfinansować w tej puli nagrody za wygranie zawodów, a nie nagrody dla pracowników za osiągnięcia w pracy zawodowej. Zfśs nie jest bowiem źródłem dodatkowego wynagradzania czy premiowania zatrudnionych, lecz źródłem wsparcia niezamożnych pracowników lub pozostających w trudnej sytuacji życiowej.
Manifestacja związkowa i wycieczka
Działalność związkowa nie mieści się w pojęciu działalności socjalnej i dlatego nie wolno jej dotować ze środków zfśs.
Można natomiast sfinansować pielgrzymkę z zfśs, traktując ją jako przejaw działalności kulturalnej, a więc i tej socjalnej (zaspokojenie potrzeb duchowych i religijnych pracowników). Udział uprawnionych w pielgrzymce może polegać na zasadzie równego dostępu osób uprawnionych, bez stosowania kryterium socjalnego i progów dochodowych. Mamy tu bowiem do czynienia ze zbiorowym zaspokojeniem potrzeb socjalnych załogi. Tak wynika np. z wyroków SN z 23 października 2008 r. (II PK 74/08) i SA w Poznaniu z 7 lutego 2013 r. (III AUa 1160/12).
Tak.
Wycieczka to zbiorowa forma zaspokajania potrzeb socjalnych załogi. Nie trzeba stosować kryterium socjalnego i progów dochodowych, lecz zasadę równego udziału osób uprawnionych (np. wyroki SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08 i SA w Poznaniu z 7 lutego 2013 r., III AUa 1160/12). Dodatkowo udział w wycieczce pokrytej z zfśs stanowi przychód podatkowy pracownika ze stosunku pracy, jak i członków jego rodziny korzystającej z ogólnej ulgi do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika, obejmującej świadczenia rzeczowe i pieniężne sfinansowane z zfśs. Wynika tak z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 stycznia 2011 r. (IBPBII/1/415-920/10/ŚS) oraz IS w Warszawie z 15 grudnia 2010 r. (IPPB4/415-753/10-2/JK) i z 21 października 2010 r. (IPPB4/415-578/10-4/JK).
Wczasy pod gruszą i kolonie
Z podanego postanowienia regulaminu socjalnego wynika (choć nie bezpośrednio), że prawo do świadczenia z zfśs „wczasy pod gruszą" mają tylko pracownicy. Urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie pracownikom, a wskazane wczasy pod gruszą należą się etatowcowi spełniającemu kryterium socjalne po zatwierdzeniu jego wniosku o urlop obejmujący 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku.
Nie ma jednak przeszkód, aby podobne świadczenia z zfśs przyznać byłemu pracownikowi będącemu teraz emerytem lub rencistą pod warunkiem, że dopuszcza to regulamin socjalny. Jeśli widnieje w nim takie postanowienie, od emeryta można się domagać załączenia, np. faktury za wyjazd.
Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do ukończenia 18 lat sfinansowane z zfśs są w całości wolne od składek, a od podatku wtedy, gdy wypoczynek:
Chodzi również o dopłaty do przejazdów związanych z takim wypoczynkiem (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeden z warunków polega na tym, aby forma wypoczynku została zorganizowana przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Do prowadzących działalność w zakresie wypoczynku zaliczyć można zarówno te podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, np: biura turystyczne, biura podróży, jak i te, które zajmują się statutowo taką działalnością, m.in.:
– podmioty prowadzące działalność agroturystyczną, polegającą na wyjazdach na wieś, do specjalnie przygotowanych na przyjęcie wczasowiczów gospodarstw wiejskich,
– szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej wymienione w rozporządzeniu ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, także zasad jego organizowania i nadzorowania (DzU nr 12, poz. 67 ze zm.),
– kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego.
Zasadnicze znaczenie ma zatem formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu, tj. to, czy podmiot organizujący wypoczynek dla dzieci statutowo zajmuje się tego typu działalnością, czy też czyni to w zakresie działalności gospodarczej (indywidualna interpretacja IS w Katowicach z 5 marca 2013 r., IBPBII/1/415-1073/12/MK).
Przez zorganizowany wypoczynek należy więc rozumieć wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego, czyli przygotowanego przez podmiot, który zajmuje się organizacją wypoczynku statutowo lub w zakresie działalności gospodarczej. Tym samym do zorganizowanych form wypoczynku nie można zaliczyć takich jak: wczasy pod gruszą, pobyt u rodziny oraz wypoczynek zorganizowany na własną rękę przez rodziców (pracowników) i związany z tym pobyt dzieci w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych czy wynajmowanych pokojach, gospodarstwach agroturystycznych, prywatnych kwaterach.
Pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający, że szkoła jest organizatorem wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej w rozumieniu rozporządzenia z 21 stycznia 1997 r. Jeśli przyniesie taki dokument, mamy do czynienia z dofinansowaniem zorganizowanego wypoczynku, wolnego w całości od podatku dochodowego.
Fitness, basen i teatr
Tak.
Jeśli dzięki kartom Multisport osoby uprawnione mają korzystać np. z usług sportowych (np. wstęp na basen, aerobik, siłownię czy halę sportową), można te karty sfinansować z zasobów zfśs. Dopuszczalna jest zatem taka umowa.
Z zfśs można w 100 proc. sfinansować wskazane świadczenia, ale koniecznie trzeba zastosować kryterium socjalne (weryfikacja sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego). Dotacja w 100 proc. powinna trafić do uprawnionych mieszczących się w najniższym przedziale socjalnym (dochodowym), czyli do najbiedniejszych.
Na mieszkanie
Jest to kwestia umowna i zależy od wyników zbadania sytuacji socjalnej załogi przez pracodawcę oraz postanowień regulaminu socjalnego. Zgłaszanie przez pracowników do końca pierwszego kwartału roku kalendarzowego chęci wzięcia w danym roku pożyczki mieszkaniowej ze środków zfśs jest prawidłowe i może stanowić przejaw badania przez pracodawcę potrzeb socjalnych uprawnionych osób.
Dla emerytów
Można sobie wyobrazić taką formę wsparcia udzielaną przez pewien czas, jeśli przewiduje ją regulamin socjalny. Chodzi tu o byłego pracownika będącego teraz emerytem, dla którego ten zakład jest ostatnim pracodawcą. Stąd taka osoba ma prawo ubiegać się o pomoc socjalną. Były pracodawca nie pobiera od niej składek.
Opisane świadczenie jest wolne od podatku dochodowego do kwoty 2280 zł rocznie na jednego byłego pracownika – emeryta lub rencistę, jeśli zostało przyznane w związku z łączącym ich uprzednio stosunkiem pracy. Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od podatku dochodowego są również zwolnione zapomogi losowe otrzymane w razie indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości 2280 zł rocznie na jednego byłego pracownika – emeryta lub rencistę (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
W pozostałych sytuacjach świadczenia (bez względu na ich formę) dla byłych pracowników będących emerytami lub rencistami podlegają zryczałtowanemu podatkowi dochodowemu w wysokości 10 proc. należności, bez stosowania kosztów uzyskania przychodów (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Takiej osobie były pracodawca nie wystawia żadnego PIT. Także podatnik (były pracownik) nie rozlicza samodzielnie tego podatku w zeznaniu rocznym.
Nie ma przeszkód, aby z pieniędzy zakładowego funduszu socjalnego sfinansować paczki żywnościowe dla byłych pracowników będących obecnie emerytami lub rencistami. Nie należy tego jednak robić z okazji świąt, lecz wtedy, kiedy wystąpią okoliczności socjalne określone w ustawie o zfśs i regulaminie zfśs.
Inaczej mówiąc, były pracownik powinien dostać paczkę po zbadaniu jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Pracodawca musi więc sprawdzić, czy spełnia on kryterium socjalne i ustalić w regulaminie socjalnym np. progi dochodowe. Należy zróżnicować wartość paczek dla osób mieszczących się w różnych przedziałach dochodowych albo w zależności od tego, ile dzieci liczy rodzina osoby uprawnionej. Dotyczy to też paczek z łakociami dla dzieci.
Przypominam, że z mocy ustawy pracodawca musi objąć opieką socjalną byłego pracownika będącego emerytem lub rencistą, dla którego jest ostatnim pracodawcą. Jeśli po przejściu na emeryturę lub rentę były pracownik zatrudnił się w innym zakładzie, to ten zakład jest ostatnim pracodawcą zobowiązanym do objęcia go opieką z zfśs (wyrok SN z 15 listopada 1991 r., I PZP 56/91). Poprzedni pracodawca nie ma takiego obowiązku, ale w regulaminie socjalnym może nadać uprawnienie do ubiegania się o świadczenia z zfśs wszystkim byłym pracownikom będącym już emerytami lub rencistami (niezależnie od tego, czy jest dla nich ostatnim pracodawcą, czy nie).
Komisja socjalna
Ustawa o zfśs nie przewiduje powołania komisji socjalnej. Powszechnie jednak instytucje takie powstają w zakładach jako organy pomagające pracodawcy w zajmowaniu się kompleksowo sprawami socjalnymi. Zwykle to komisja przyjmuje, opiniuje i zatwierdza bądź odrzuca wnioski o udzielenie pomocy socjalnej. Skoro nie jest to organ ustawowy, a środkami zfśs zarządza pracodawca, to on swoim zarządzeniem powinien ustalić ramy organizacyjne działania komisji socjalnej, np.:
– jej skład i liczbę członków,
– procedurę przyjmowania przez nią wniosków, badania ich i rozpatrywania,
– procedurę obradowania komisji socjalnej, np. ile członków musi uczestniczyć w posiedzeniu, aby zachowało ono ważność,
– sposób zatwierdzania i odrzucania wniosków, np. ilu członków i jakich musi złożyć podpis na wniosku.
Zwykle zaakceptowany wniosek musi parafować dwóch członków komisji socjalnej, w tym jeden funkcyjny (przewodniczący, wiceprzewodniczący albo sekretarz). Jak z tego wynika, są to jednak kwestie umowne. Pracodawca precyzuje je w zarządzeniu, biorąc pod uwagę preferencje pracowników, warunki działania firmy i potrzeby socjalne załogi.
Pracodawca ma prawo powołać komisję socjalną na stałe. Ze względów praktycznych powinien jednak przewidzieć przynajmniej procedurę zmiany członka komisji, gdy np. jeden z nich nie będzie rzetelnie wykonywał zadań, czy gdy kłótliwy charakter innego utrudni funkcjonowanie tego gremium.
Najlepiej jest jednak ustanowić komisję socjalną czasowo, np. na 2 lata i po zakończeniu kadencji powołać drugą. Nie ma przeszkód, aby w nowo wybranym organie zasiadali starzy członkowie, którzy sprawdzili się podczas działania poprzedniego zespołu socjalnego.
