Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
O tym, jak postępować w razie zmiany w zmiennych składnikach płacy za okresy nie dłuższe niż miesiąc ,mówi § 10 rozporządzenia urlopowego. Jeśli zmiany w ich wysokości nastąpiły w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru pensji za urlop i zostały one wprowadzone, zanim pracownik rozpoczął urlop wypoczynkowy lub w miesiącu wykorzystywania tego wolnego, podstawę wymiaru pensji za urlop trzeba przeliczyć z uwzględnieniem tych modyfikacji.
Przepis ten odnosi się jednak wyłącznie do zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc – np. ruchomych dodatków i premii o charakterze miesięcznym (tworzących podaną podstawę). Nie dotyczy to zatem przekształcenia składnika w stałej stawce miesięcznej w składnik zmienny za okresy nie dłuższe niż miesiąc – np. premii w stałej stawce w ruchomą. Rozporządzenie urlopowe milczy na temat takiego ruchu płacowego. Mamy wtedy do czynienia tak naprawdę z likwidacją składnika w stałej stawce miesięcznej i wprowadzeniem zmiennego za okresy nie dłuższe niż miesiąc. A taka sytuacja musi znaleźć odzwierciedlenie w podstawie wymiaru pensji urlopowej.
Należy wtedy zastosować posiłkowo § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z nim, jeżeli przed rozpoczęciem urlopu zatrudniony otrzymał nowy składnik zmienny (maksymalnie miesięczny) za okres krótszy niż 3 (do 12) miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu, do podstawy wlicza się go w kwocie wypłaconej za okres faktycznie przepracowany przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku.
Inaczej należy jednak postąpić, jeśli wskazana modyfikacja w składnikach miała miejsce w miesiącach wchodzących do podstawy wymiaru (3 do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku) niż wtedy, gdy zmiana miała miejsce już w miesiącu rozpoczęcia urlopu albo w trakcie korzystania z niego.
Przykład 1
Zmiana podczas korzystania z urlopu
Pani Magda, zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, przebywała przez 7 dni na urlopie wypoczynkowym (od 10 do 18 lipca 2013 r.). Do 14 lipca 2013 r. kobieta uzyskiwała wynagrodzenie zasadnicze 1705 zł brutto miesięcznie i premie miesięczne w kwocie 300 zł. Od 15 lipca 2013 r. firma zmieniła premie w stałej stawce miesięcznej w zmienne miesięczne wynoszące od 1 zł do 550 zł miesięcznie – w zależności od oceny bezpośredniego przełożonego.
W tej sytuacji osobno należy ustalić wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy trwający od 10 do 14 lipca 2013 r. (3 dni, tj. 24 godziny pracy), nie kalkulując podstawy jego wymiaru. Do 14 lipca 2013 r. pracownica nie pobierała składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc, więc pensja za wypoczynek przypadający od 10 do 14 lipca 2013 r. mieści się w płacy zasadniczej należnej jej za lipiec 2013 r.
Oddzielnie trzeba ustalić podstawę wymiaru wypoczynku trwającego od 15 do 18 lipca 2013 r. (4 dni, czyli 32 godziny robocze). Powinna ją stanowić kwota zmiennej premii wypłaconej za czas faktycznie przepracowany przed miesiącem rozpoczęcia urlopu (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Problem w tym, że zakład nie wypłacił pracownicy takiej premii za miesiąc przed miesiącem rozpoczęcia urlopu, lecz począwszy za pierwszy miesiąc urlopu.
Wobec tego, biorąc pod uwagę zasadę wynagradzania za urlop jak za pracę (art. 172 k.p.), należy uznać za prawidłowe uwzględnienie w podstawie pensji za urlop kwoty premii wypłaconej za miesiąc korzystania z wypoczynku (tu za okres od 15 do 31 lipca 2013 r.), np. 180 zł. Pensję za wypoczynek od 15 do 18 lipca 2013 r. szacujemy następująco:
- podstawa wymiaru: 180 zł
- godzinowa stawka: 180 zł : liczba godzin faktycznej pracy od 15 do 31 lipca 2013 r., np. 96 godzin = 180 zł : 96 godz. = 1,88 zł
- finalna kwota pensji za urlop: 1,88 zł x 32 godz. = 60,16 zł.
Bez wpływu na podstawę wymiaru płacy urlopowej pozostaje natomiast przekształcenie stałego składnika kwartalnego czy rocznego w składnik o charakterze zmiennym (o tej samej częstotliwości wypłat), choćby miało ono miejsce w trakcie miesięcy wliczanych do tej podstawy.
Składników za okresy dłuższe niż miesiąc w ogóle nie należy przyjmować do podstawy wynagrodzenia za wypoczynek, lecz wypłacać w normalnych terminach wypłaty, traktując urlop wypoczynkowy jako czas rzeczywiście przepracowany (§ 12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Opisane reguły dotyczące urlopu wypoczynkowego należy odpowiednio stosować przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za wypoczynek niewykorzystany w naturze. Jeśli do przekształcenia składnika w stałej stawce w zmienny doszło podczas miesięcy wliczanych do podstawy wymiaru ekwiwalentu, podstawę tę kalkulujemy na podstawie składnika zmiennego wypłaconego pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 16 ust. 3 i § 17 ust. 2 w związku z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).
Przykład 2
Zmiana w istotnych miesiącach
Stosunek pracy pani Iwony, zatrudnionej na 3/5 etatu, uległ rozwiązaniu z końcem lipca 2013 r., kiedy to zostało jej 48 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Do końca maja 2013 r. dostawała pensję zasadniczą 2100 zł brutto i premie miesięczne w wysokości 20 proc. płacy podstawowej. Od 1 czerwca 2013 r. zakład zamienił miesięczne premie w stałej stawce miesięcznej w zmienne, wahające się od 1 do 50 proc. płacy zasadniczej.
Za czerwiec 2013 r. kobieta uzyskała 567 zł zmiennej premii (27 proc. pensji zasadniczej). W związku z modyfikacją charakteru premii trzeba odejść od standardowej metody szacowania podstawy ekwiwalentu ze składnika zmiennego za okres nie dłuższy niż miesiąc, wedle której jest nią średnia premia wypłacona w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia.
Tutaj podstawę wymiaru ekwiwalentu stanowi średnia kwota premii wypłaconej za czas faktycznie przepracowany przed miesiącem ustania zatrudnienia, czyli należna za czerwiec 2013 r. Pracownicę obowiązywała 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. Ekwiwalent szacujemy tak:
- podstawa wymiaru ekwiwalentu: 2100 zł + 567 zł = 2667 zł
- współczynnik ekwiwalentu: 20,92 x 3/5 etatu = 12,55
- dzienna stawka ekwiwalentu: 2667 zł : 12,55 = 212,51 zł
- godzinowa stawka ekwiwalentu: 212,51 zł : 8 godz. = 26,56 zł
- finalna kwota ekwiwalentu: 26,56 zł x 48 godz. = 1274,88 zł.
Zdarza się, że zastąpienie stałej stawki miesięcznej zmienną nastąpiła w ostatnim miesiącu zatrudnienia. Wtedy z podstawy wymiaru wynagrodzenia za wypoczynek należy wyłączyć zlikwidowaną stałą stawkę miesięczną i zamiast niej przyjąć kwotę zmiennego składnika wypłaconego za ostatni miesiąc zatrudnienia (po jej ewentualnym uzupełnieniu zgodnie z zasadą z § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, że podstawa wymiaru ekwiwalentu to średnie wynagrodzenie miesięczne podwładnego).
Przykład 3
Zamiana stałej w akordową
Stosunek pracy pana Janusza, handlowca zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, uległ rozwiązaniu 31 lipca 2013 r. Zostało mu 40 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Do 18 lipca 2013 r. pobierał on wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce miesięcznej 4500 zł brutto. Od 19 lipca 2013 r. ze względów motywacyjnych zmienił wynagrodzenie zasadnicze w prowizyjne. Za lipiec 2013 r. pracownik uzyskał 2200 zł prowizji. Obowiązuje go dobowa norma czasu pracy 8 godzin. Ekwiwalent za urlop szacujemy następująco:
- podstawa wymiaru ekwiwalentu: (2200 zł : 9 dni) x 23 dni = 244,44 zł x 23 dni = 5622,12 zł
- dzienna stawka ekwiwalentu: 5622,12 zł : 20,92 = 268,74 zł
- godzinowa stawka ekwiwalentu: 268,74 zł : 8 godz. = 33,59 zł
- finalna kwota ekwiwalentu: 33,59 zł x 40 godz. = 1343,60 zł.
Zasiłek chorobowy
Nie ma jednej metody, według której ustala się podstawę wymiaru zasiłku chorobowego w razie przekształcenia składnika w stałej stawce miesięcznej w zmienny w ciągu miesięcy wliczanych do tej podstawy lub w miesiącu powstania niezdolności do pracy. Wszystko zależy od tego, czy dany składnik płacy jest zmniejszany za czas absencji zdrowotnej, czy też nie.
Jeśli składnik przysługujący w stałej stawce miesięcznej, ulegający obniżeniu w razie choroby, został zastąpiony składnikiem zmiennym przysługującym obok zasiłku, mamy do czynienia jak gdyby z zaprzestaniem wypłaty elementu w stałej stawce miesięcznej. Od dnia wejścia tej modyfikacji w życie nie uwzględnia się go zatem w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie (art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej).
Przykład 4
zamiana premii stałej na ruchomą
Pani Wioleta, pracownica, chorowała od 27 czerwca do 14 lipca 2013 r., nabywając za ten czas prawo do zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru świadczenia stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne wypłacone jej za okres od czerwca 2012 r. do maja 2013 r.
Do końca czerwca 2013 r. kobieta dostawała pensję zasadniczą 1800 zł brutto miesięcznie i stałe premie miesięczne 250 zł, które podlegały zmniejszeniu z racji niedyspozycji zdrowotnej. Od 1 lipca 2013 r. pracodawca zamiast nich wprowadził zmienne premie miesięczne wahające się od 10 do 50 proc. pełnego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, przysługujące obok zasiłku chorobowego.
W tej sytuacji należy osobno ustalić wysokość zasiłku chorobowego należnego za czas czerwcowej i lipcowej absencji. Nie skraca się ani nie zmienia okres, z którego nalicza się podstawę wymiaru świadczenia. Jest nią przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od czerwca 2012 r. do maja 2013 r. Jednak tylko w podstawie zasiłku za czas czerwcowego zwolnienia lekarskiego można uwzględnić premię w stałej stawce (po ewentualnym uzupełnieniu). Natomiast podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego od 1 do 14 lipca 2013 r. szacujemy tylko od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za ostatnie 12 miesięcy (wyłączając wypłacone za te miesiące premie stałe).
Zdarza się, że składnik w stałej stawce miesięcznej, który nie podlega zmniejszeniu za czas choroby, zostaje zastąpiony innym – zmiennym i redukowanym w razie niezdolności do pracy. Taka zmiana nie oznacza, że trzeba przeliczyć podstawę zasiłku. Należy jedynie doliczyć premie wypłacone za miesiące, które weszły do podstawy wymiaru zasiłku (mimo że wcześniej nie podlegały zmniejszeniu za czas absencji zdrowotnej). Okres szacowania podstawy wymiaru pozostaje ten sam.
Przykład 5
Nowy składnik ulegający zmniejszeniu
Pan Edward, pracownik, przebywał na zwolnieniu lekarskim od 27 maja do 15 czerwca 2013 r., uzyskując za ten czas prawo do zasiłku chorobowego. Do końca maja 2013 r. otrzymywał pensję zasadniczą 2300 zł brutto miesięcznie i dodatek motywacyjny w stałej stawce miesięcznej 300 zł, który przysługiwał obok zasiłku chorobowego. Od 1 czerwca 2013 r. firma zastąpiła go zmiennym dodatkiem motywacyjnym, proporcjonalnie obniżanym z racji absencji chorobowej.
Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne wypłacone pracownikowi za okres od maja 2012 r. do kwietnia 2013 r. Zasiłek za maj trzeba naliczyć uwzględniając jedynie wynagrodzenie zasadnicze. Natomiast podstawę wymiaru świadczenia za czerwiec trzeba ustalić, biorąc pod uwagę nie tylko pensję, ale również premie w stałej stawce wypłacone za okres od maja 2012 r. do kwietnia 2013 r.
Niekiedy premia podlegająca proporcjonalnemu zmniejszeniu za czas choroby zostaje zastąpiona premią redukowaną z tego powodu nieproporcjonalnie. Nie skutkuje to przeliczeniem podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Od dnia obowiązywania tej zmiany premie trzeba wliczać do podstawy zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.