Regulamin wynagradzania to wewnętrzne prawo płacowe firmy. Musi być wprowadzony u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, chyba że są oni objęci układem zbiorowym. Regulamin ten ustala zasady wypłaty wynagrodzenia zasadniczego. Może również regulować inne świadczenia związane z pracą, np. dodatki, nagrody, premie, odprawy. Jest źródłem prawa w rozumieniu art. 9 k.p.

Tylko na korzyść

Zgodnie z zasadą uprzywilejowania pracownika regulamin może kształtować sytuację zatrudnionych korzystniej, niż to wynika z przepisów ustawowych. Nie może natomiast naruszać uprawnień zagwarantowanych przepisami prawa pracy.

Jak wynika z art. 241

13

§ 1 k.p. w zw. z art. 772 § 5 k.p., korzystniejsze postanowienia tego aktu z mocy prawa zastępują odpowiednie postanowienia umowy o pracę. Oznacza to, że przenikają do treści stosunku pracy i stają się jego elementem, nawet jeśli nie są powtórzone w umowie. Ma to istotne konsekwencje, gdyż nie wystarczy zmienić regulamin wynagradzania, aby pozbawić pracowników wynikających z niego praw. Konieczne jest złożenie poszczególnym zatrudnionym wypowiedzeń zmieniających.

Etapy modyfikacji

Aby skutecznie zmienić regulamin wynagradzania, pracodawca musi pamiętać o zasadach wynikających z kodeksu pracy. Warto postępować według schematu wskazującego na kolejne etapy wprowadzania zmian >patrz kroki.

Nie wszystko stracone

Wprowadzenie nowego regulaminu płac nie pozbawia pracodawcy prawa przyznania pracownikom korzystniejszych uprawnień, np. premii w indywidualnych umowach o pracę (wyrok SN z 22 września 1999 r., I PKN 262/99).

Natomiast powoływanie się na ochronę przed np. zmianą stawki za godzinę pracy, przez osoby podlegające szczególnej ochronie, nie działa, gdy powodem jest modyfikacja regulaminu płacowego.

Przykład

Pracodawca zmienił regulamin wynagradzania, wprowadzając niekorzystne dla pracowników warunki płacy. Niektórzy zatrudnieni zgodzili się na zawarcie porozumienia stron, inni dostali wypowiedzenia zmieniające. Pismo o wypowiedzeniu warunków płacy otrzymała również pani Katarzyna przebywająca na urlopie macierzyńskim.

Pracownica odwołała się do sądu, żądając utrzymania dotychczasowych warunków wynagradzania z uwagi na szczególną ochronę kobiet w okresie urlopu macierzyńskiego. Sąd oddalił jej żądanie, powołując się na art. 24113 § 2 zd. 2 k.p., który umożliwia zmianę warunków zatrudnienia chronionych pracowników w razie wprowadzenia nowego regulaminu płac.

Krok 1. Przygotowanie projektu

Jeżeli u danego pracodawcy działa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią treść regulaminu (art. 772 § 4 k.p). Gdy nie ma związków, szef ustala treść tego aktu samodzielnie. Powyższe dotyczy nie tylko wprowadzenia, ale również dokonywania zmiany regulaminu wynagradzania.

Brak zgody organizacji związkowej na zmianę treści regulaminu blokuje jego wydanie. Jeżeli w firmie działa kilka związków, pracodawca nie musi uzyskiwać zgody każdego z nich oddzielnie. Powinny one przedstawić pracodawcy wspólne stanowisko w terminie 30 dni od dnia przedłożenia projektu regulaminu. Jeżeli tego nie zrobią, pracodawca może sam ustalić treść regulaminu, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk poszczególnych organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych). Jeżeli wszystkie związki przedstawią wspólne negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę wprowadzony ani zmieniony (wyrok SN z 12 lutego 2004 r., I PK 349/03).

Krok 2. Uchwała zarządu

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych (art. 208 § 3 k.s.h.) zarząd spółki z o.o. podejmuje uchwały w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki. Do takich spraw zalicza się zmiana regulaminu wynagradzania i przyjęcie nowego tekstu jednolitego.

Uchwała zarządu może zostać podjęta, jeżeli wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o terminie posiedzenia. Zgodnie z przepisami k.s.h. do uchwalenia regulaminu potrzebna jest bezwzględna większość głosów.

Krok 3. Ogłoszenie nowego aktu

Po uchwaleniu nowego regulaminu płac pracodawca ma obowiązek podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty w firmie (art. 772 § 6 k.p.). Może to zrobić np. wywieszając jego treść na tablicy ogłoszeń, zamieszczając ją w wewnętrznej sieci informatycznej czy rozsyłając do wszystkich pracowników pocztą elektroniczną. W odróżnieniu od układu zbiorowego, regulamin wynagradzania nie podlega rejestracji w inspektoracie pracy.

Krok 4. Wejście w życie

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (art. 772 § 6 k.p.). O starcie jego obowiązywania pracodawca musi zawiadomić podwładnych w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy (art. 24112 § 2 k.p. w zw. z art. 772 § 5 k.p.).

Jeśli ogłoszenie regulaminu nastąpiło przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, pracodawca ma obowiązek udostępnić jego treść pracownikom, którzy zgłoszą taką prośbę. W razie potrzeby musi odpowiadać na pytania zatrudnionych i wyjaśniać wprowadzone zapisy.

Krok 5. Porozumienie albo wypowiedzenie

Korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki pracy (art. 241

13

§ 1 k.p. w zw. z art. 772 § 5 k.p.).

Natomiast w sytuacji gdy zmiany są niekorzystne dla pracowników, nowe postanowienia można wprowadzić w drodze wypowiedzenia warunków umowy lub na podstawie porozumienia stron. Oznacza to konieczność wręczenia każdemu pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego albo zawarcia z nim porozumienia. Rozstrzygając, czy zmienione postanowienia regulaminu płacowego są dla pracownika mniej lub bardziej korzystne, należy wziąć pod uwagę jego indywidualną sytuację i całokształt warunków wynagradzania.

Zasady składania wypowiedzeń zmieniających reguluje art. 42 k.p. Zgodnie z nim pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków pracy. Oświadczenie o odmowie powinien złożyć przed upływem połowy okresu wypowiedzenia. Brak jego reakcji w tym terminie jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na zmiany. Pismo o wypowiedzeniu powinno zawierać odpowiednie pouczenie w tym zakresie. Jeżeli pracodawca o nim zapomniał, pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków do końca okresu wypowiedzenia i doprowadzić do rozwiązania umowy właściwie z dnia na dzień (art. 42 § 3 k.p.).

Z kolei porozumienie stron w sprawie wprowadzenia zmienionych zasad wynagradzania może być ukształtowane dowolnie. Strony mogą swobodnie uzgodnić zakres i termin wejścia w życie zmian. Nie ma potrzeby powtarzania w takiej umowie zmienionych postanowień regulaminu. Wystarczy ogólne odniesienie, że strony wyrażają zgodę na zastąpienie dotychczasowych warunków wynagradzania nowymi, wynikającymi ze zmienionego regulaminu.

Komentuje Agnieszka Szczodra-Hajduk adwokat kancelaria Hogan Lovells

Bez uzasadnienia

Jeśli zmiany regulaminu wynagradzania są na niekorzyść pracowników, modyfikacji warunków zatrudnienia trzeba dokonywać w trybie wypowiedzeń zmieniających. Pracodawca nie musi ich jednak uzasadniać.

Może jedynie powołać się na zmianę regulaminu, bez konieczności powoływania dalszych przyczyn. Wniosek taki wynika z art. 241

13

§ 2 zd. 2 k.p. w zw. z art. 772 § 5 k.p.

Wypowiedzenie zmieniające związane z powodu zmian regulaminu płacy można też złożyć osobom podlegającym szczególnej ochronie, w szczególności kobietom w ciąży, na urlopie macierzyńskim czy pracownikom w wieku przedemerytalnym. Będą skuteczne również w przypadku pracowników zatrudnionych na umowach terminowych.