W 2013 r. odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) należy szacować na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugiej połowie 2010 r., tj. 2917,14 zł (art. 1 ustawy z 7 grudnia 2012 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej; DzU z 2012 r., poz. 1456). Pierwszą ich turę – w wysokości 75 proc. odpisu podstawowego – trzeba przekazać na wyodrębnione konto zfśs do końca maja, a pozostałe środki – do 30 września. W najbliższym czasie należy więc naliczyć pierwszą ratę odpisów socjalnych.

Po pierwsze planowane stany zatrudnienia w miesiącach

Odpisy na zfśs kalkuluje się na podstawie przeciętnej planowanej liczby zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Najpierw trzeba określić średni zakładany stan zatrudnienia w każdym miesiącu roku kalendarzowego, wyniki dodać, a sumę podzielić przez 12 (§ 3 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; DzU nr 43, poz. 349).

Średnią liczbę pracowników ustalamy w przeliczeniu na pełne etaty dla poszczególnych dni według jednej z trzech metod statystycznych opisanych w objaśnieniach do sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach Z-03.

Należy przy tym pamiętać, że przeciętną liczbę zatrudnionych zarówno w miesiącu, jak i w roku kalendarzowym, oblicza się odrębnie dla każdej kategorii zatrudnionych (w normalnych warunkach, wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze). Jest to konieczne, ponieważ do obu kategorii zatrudnionych zostały przypisane różne wysokości odpisów >patrz tabela „Ustawowe odpisy na zfśs w 2013".

Przykład 1

Metoda średniej arytmetycznej

Agencja pracy tymczasowej planuje, że w marcu 2013 r. będzie zatrudniać:

- zatrudnionych w normalnych warunkach:

– od 1 do 10 marca – na 84,53 etatach (10 dni),

– od 11 do 27 marca – na 105,75 etatach (17 dni),

– od 28 do 31 marca – na 99,27 etatu (4 dni),

- wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze:

– od 1 do 21 marca – na 3,27 etatu (21 dni),

– od 22 do 31 marca – na 1,90 etatu (10 dni).

Aby skalkulować przeciętne planowane zatrudnienie w tym miesiącu, najpierw trzeba dodać liczby etatów zajmowanych w poszczególne dni, a wynik podzielić przez liczbę dni kalendarzowych marca 2013 r. Powinno to wyglądać tak:

Planowana średnia liczba pracowników agencji w marcu 2013 r. wynosi 98,07 etatu zatrudnionych w normalnych warunkach i 2,83 etatu przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Przykład 2

Metoda uproszczona

Małe przedsiębiorstwo angażuje wyłącznie zatrudnionych w normalnych warunkach. Wśród załogi nikt nie wykonuje prac w szczególnych warunkach ani o szczególnym charakterze. Księgowa ustaliła z prezesem, że średnie zatrudnienie 1 marca 2013 r. wyniesie 54,93 etatu, a 31 marca 2013 r. – 54,30 etatu.

Aby obliczyć średnią planowaną liczbę pracowników w tym miesiącu, należy dodać przeciętną liczbę pracowników z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca (54,93 etatu + 54,3 etatu), a potem podzielić sumę przez dwa, co daje 54,62 etatu [(54,93 etatu + 54,30 etatu) : 2].

Przykład 3

Metoda średniej chronologicznej

Niewielki pracodawca zamierza angażować:

- zatrudnionych w normalnych warunkach:

– 1 marca – na 26,5 etatu,

– 15 marca – na 26 etatach,

– 31 marca – na 26,25 etatu,

- zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze:

– 1 marca – na 2 etatach,

– 15 marca – na 2 etatach,

– 31 marca – na 1,5 etatu.

Trzeba zsumować połowę zatrudnionych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca ze wszystkimi zatrudnionymi z 15. dnia miesiąca, a wynik podzielić przez dwa. Rachunki powinny wyglądać tak:

Planowana średnia liczba pracowników w marcu 2013 r. wynosi 26,19 etatu zatrudnionych w normalnych warunkach i 1,88 etatu zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Po drugie średnioroczne planowane zatrudnienie

Po ustaleniu przeciętnego miesięcznego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach trzeba określić, ile ono wynosi w skali roku. W tym celu należy zsumować kwoty z tych miesięcy i podzielić przez 12. Respektować trzeba przy tym cały czas dwie zasady:

- stan osobowy pracowników przeliczać na pełne etaty,

- średnioroczną liczbę pracowników kalkulować odrębnie dla zatrudnionych w normalnych warunkach i osobno dla wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Przykład 4

Średnioroczny stan personelu

Spółka angażuje wyłącznie zatrudnionych w normalnych warunkach. Według metody statystycznej obliczyła, że przeciętne planowane zatrudnienie w poszczególnych miesiącach 2013 r. wyniesie:

- w styczniu, lutym i marcu – po 32 etaty,

- w kwietniu, maju i czerwcu – po 34,25 etatu,

- w lipcu, sierpniu, wrześniu i październiku – po 31 etatów,

- w listopadzie i grudniu – po 40,20 etatu.

Wobec tego zatrudnienie średnioroczne wynosi:

[(3 miesiące x 32 etaty) + (3 miesiące x 34,25 etatu) + (4 miesiące x 31 etatów) + (2 miesiące x 40,20 etatu)] : 12 miesięcy = (96 + 102,75 + 124 + 80,40) : 12 miesięcy = 403,15 etatu : 12 miesięcy = 33,60 etatu

Tak samo trzeba naliczyć przeciętne roczne zatrudnienie w przedsiębiorstwie działającym krócej niż rok. Ale nawet wtedy sumę średnich z poszczególnych miesięcy dzieli się przez 12.

Po trzecie całoroczny odpis podstawowy

W pierwszej racie na wyodrębnione konto zfśs trzeba przekazać równowartość 75 proc. odpisu podstawowego, czyli ustalonego za zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze i młodocianych (tu odpisy szacuje się na osoby). W tym celu w pierwszej kolejności liczymy całoroczny odpis podstawowy, stosując odpowiednie stopy procentowe odpisów.

Przykład 5

Całoroczny odpis podstawowy

Pracodawca ustalił, że przeciętne planowane zatrudnienie roczne w 2013 r. wyniesie: 37,60 etatu zatrudnionych w normalnych warunkach i 2,56 etatu zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Nie angażuje pracowników młodocianych.

Całoroczne planowane odpisy:

- za zatrudnionych w normalnych warunkach 37,60 etatu x 1093,93 zł = 41 131,77 zł

- za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

2,56 etatu x 1458,57 zł = 3733,94 zł.

Po czwarte wartość pierwszej raty odpisów

Równowartość pierwszej tury odpisów, jakie trzeba przelać na wyodrębnione konto zfśs, stanowi 75 proc. całorocznego planowanego odpisu podstawowego. Należy je przekazać na rachunek zfśs tak, żeby trafiły na nie najpóźniej 31 maja 2013 r. Przekazany odpis firma ma prawo wrzucić w koszty uzyskania przychodów.

Przykład 6

Pierwsza rata środków na zfśs

Zakład opisany w przykładzie 5 chce przekazać początkową transzę funduszy na konto zfśs.

Aby ją obliczyć, sumuje równowartość 75 proc. odpisu za zatrudnionych w normalnych warunkach z równowartością 75 proc. odpisów za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Rachunki powinny wyglądać tak:

- zatrudnieni w normalnych warunkach 41 131,77 zł x 75 proc. = 30 848,83 zł,

- wykonujący prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

3733,94 zł x 75 proc. = 2800,46 zł.

Razem pierwsza tura środków do przekazania na konto zfśs to 33 649,29 zł. -