Pracodawcy nie zawsze wyrabiają się z terminowym regulowaniem wypłat na rzecz pracowników, choć to ich podstawowy obowiązek. Zarówno spóźnienie, jak i potem piętrowa wypłata łącznie z zaległościami, mogą powodować problemy przy obliczaniu pensji za urlop wypoczynkowy.

Przy ustalaniu płacy za czas urlopu nie ma problemu ze składnikami stałymi. Nie trzeba tu bowiem wyodrębniać pensji urlopowej. Po prostu pracownik otrzymuje swoją zwykłą kwotę np. ryczałt zasadniczy, dodatki czy premie w stałej wysokości.

Inaczej jest ze składnikami zmiennymi, które nie zostały wypłacone w obowiązującym terminie. Z zasady decyduje tu bowiem data wypłaty takiego elementu płacy >patrz ramka. Jak więc obliczyć wynagrodzenie urlopowe, gdy w okresie ostatnich trzech miesięcy było mniej wypłat niż przysługiwało pracownikowi? I odwrotnie – jak postąpić, gdy wypłat jest więcej niż za trzy miesiące, bo wreszcie zapłacono dawne należności?

Dwa warianty

Rozważmy dwie sytuacje, w których wynagrodzenia są płatne zawsze na koniec miesiąca.

W pierwszym przypadku załóżmy, że pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w lutym. Oprócz pensji w stałej stawce ma prawo do miesięcznej premii regulaminowej w zmiennej wysokości. Czasem też pracuje w godzinach nadliczbowych, głównie zostając po godzinach pracy w trakcie tygodnia.

W okresie listopad 2012 r. – styczeń 2013 r. otrzymał co prawda wszystkie trzy pensje zasadnicze, ale już premie były tylko dwie. Pracodawca zalega z tą za styczeń. Do tej pory zatrudniony nie otrzymał też wynagrodzenia i dodatków za pracę w nadgodzinach dobowych, które miały miejsce w grudniu 2012 r.

Przypadek drugi to sytuacja, w której podwładny, który również urlopował w lutym i dostaje zmienne składniki miesięczne, w okresie od listopada do stycznia otrzymał – oprócz bieżących wypłat – również zaległe dodatki za pracę w nocy (za wrzesień) oraz część zaległej prowizji (za październik).

Liczą się fakty

Okres, z którego przyjmuje się w obliczeniach zmienne składniki wynagrodzenia, można wydłużyć z trzech do np. pięciu, sześciu, czy dziewięciu miesięcy, jeśli ich wysokość ulega znacznym wahaniom. Jednak nie należy wydłużać tego okresu tylko z tego powodu, że pracownik – z winy pracodawcy – dostaje pensje nieregularnie. Kluczowe do rozwikłania opisanych przypadków jest ustalenie, co oznacza „składniki wypłacone w okresie trzech miesięcy" sprzed urlopu. Nie chodzi tu o zmienną płacę należną za miesiące wchodzące w trzymiesięczny okres, lecz o faktycznie wypłacone w tym czasie.

Skoro zatem między listopadem a styczniem pierwszy pracownik otrzymał dwie z trzech należnych mu zmiennych premii, to nie pozostaje nic innego jak tylko z nich ustalić podstawę urlopową za luty. Nie można uwzględnić ostatniej premii, skoro zatrudniony jej nie dostał. Oprócz premii pracodawca zalega również z pieniędzmi za nadgodziny dobowe. One też – jako składnik zmienny miesięczny – podwyższają płacę za urlop, jeśli mają status wypłaconych.

Z punktu widzenia pracownika sytuacja jest niekorzystna. Brak jednej premii i wynagrodzenia za godziny nadliczbowe zaniży stawkę płacy za czas wypoczynku. Podstawę wymiaru z faktycznych należności trzeba bowiem podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, czyli przez łączną liczbę godzin wypracowanych w okresie listopad – styczeń (§ 9 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Taka procedura obliczeniowa jest zgodna z przepisami rozporządzenia urlopowego. W konsekwencji jednak nie staje się zadość zasadzie, że zatrudniony nie powinien finansowo stracić na wynagrodzeniu urlopowym. Co więc z tym zrobić ? Pozostaje wyrównać wynagrodzenie urlopowe po wypłacie zaległej premii oraz rekompensaty za nadgodziny.

Gdyby nie opieszałość szefa, pracownik miałby od razu poprawnie obliczoną, wyższą płacę za urlop. Zatem w miesiącu, w którym dostanie spóźnione składniki, trzeba też przeliczyć jeszcze raz podstawę wynagrodzenia urlopowego i dopłacić pracownikowi różnicę. Inaczej może on wystąpić wobec pracodawcy z roszczeniem o wyrównanie zaległych pieniędzy i domagać się spełnienia świadczenia na drodze sądowej.

Przykład

Dwie z trzech należnych pracownikowi premii – za listopad i grudzień 2012 r. – wyniosły łącznie 700 zł. W okresie listopad – styczeń wykonywał on pracę przez 506 godzin (odpowiednio 168, 162 – tj. 152 godziny nominalne i 10 nadgodzin i 176). Stawka godzinowa wynosi więc 1,38 zł (700 zł : 506 godz.).

Pracownika obejmuje 8-godzinna norma dobowa, a w lutym brał 40 godzin urlopu na zimowe ferie. Wynagrodzenie urlopowe wyniosło więc:

1,38 zł x 40 godz. = 55,20 zł

Zaległa premia za styczeń wynosi 310 zł, a wynagrodzenie za nadgodziny wraz z dodatkami 50-proc. to 348,30 zł. Obie należności zatrudniony otrzyma w marcu. W tym też miesiącu od razu pracodawca powinien przeliczyć wypłacone mu wynagrodzenie urlopowe za luty:

700 zł + 310 zł + 348,30 zł = 1358,30 zł

1358,30 zł : 506 godz. = 2,68 zł

2,68 zł x 40 godz. = 107,20 zł

Kwota wyrównania: 52 zł (107,20 zł – 55,20 zł)

Nadrobienie zaległości

W kolejnym przypadku mamy do czynienia z sytuacją odwrotną – w trakcie trzech miesięcy poprzedzających ten z urlopem (luty) pracownik uzyskał także zaległe, zmienne wypłaty za wrzesień i październik. Zarówno prowizje, jak i dodatki za pracę w nocy stanowią składniki uwzględniane w podstawie urlopowej. Nie ma ich na liście wyłączeń w § 6 rozporządzenia.

Skoro zostały wypłacone w omawianym okresie, to początkowo można stwierdzić o konieczności doliczenia ich do terminowych należności i ustalenia podstawy urlopowej od sumy wynagrodzeń. Jednak gdyby tak faktycznie zrobić, pracownik zyskałby na urlopie, bo stawka za jedną godzinę pracy uległaby zwiększeniu.

Z jednej strony jest to sytuacja korzystna dla pracownika, ale znowu przeczy zasadzie o wynagrodzeniu za urlop zbliżonym do takiego, jakie by było bez urlopu. Za dopuszczalne należy uznać dwa wyjścia, a wybór jednego z nim należy do pracodawcy. Albo więc pominie zaległe pobory przyjmując tylko te powiązane z okresem bieżącym, z którego ustala podstawę albo naliczy ją z wszystkich wypłaconych składników.

W tym drugim przypadku co prawda dojdzie do zawyżenia pensji urlopowej, ale zabieg w tę stronę przynajmniej nie stanowi wykroczenia przeciwko pracownikowi. Pracodawca ze swoich środków finansuje płacę za urlop i może potraktować tę metodę jako pewną formę rekompensaty za wypłatę elementów płacowych z opóźnieniem. Prowizja należna za dany miesiąc powinna być bowiem wypłacona zgodnie z przyjętym w firmie terminem płatności wynagrodzeń za ten miesiąc, niezwłocznie po jej ustaleniu, a dodatek przysługujący za pracę wykonaną w nocy w danym miesiącu – uiszczony w przypadającym dla tego miesiąca terminie płatności.

Teoria kontra praktyka

Z zasady urlop wypoczynkowy, jako niezbywalny przywilej pracownika, powinien być neutralny pod względem płacowym. Jak bowiem wskazuje art. 172 kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Oznacza to, że za miesiąc, w którym zatrudniony odpoczywał od firmowej codzienności, pobory nie powinny w swojej wysokości odbiegać od standardowej stawki. Opracowano więc reguły obliczania pensji urlopowej w taki sposób, by zapewnić podwładnemu porównywalną płacę do tej, jaką otrzymuje za czas faktycznie przepracowany.

Zachodu wymaga tu policzenie wynagrodzenia urlopowego z ruchomej części uposażenia. Zmienne składniki pensji uwzględnia się bowiem w ich przeciętnej wysokości wypłaconej w trakcie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (w razie znacznego wahania ich kwot, okres ten może być przedłużony nawet do 12 miesięcy). Tyle można wyczytać z kodeksu pracy. Wnikliwiej kwestię kalkulowania płacy za urlop traktuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop

(DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Trzeba wtedy sięgnąć do historycznych list płac, by na podstawie poprzednich należności uśrednić bieżące wynagrodzenie za czas nieprzepracowany, ale w pełni płatny. Przepisy nakazują przy tym kierować się datą wypłaty składników w danym miesiącu, a nie okresem, za który przysługują. Jest to powodem komplikacji w obliczeniach, gdy dochodzi do zaburzeń w wypłacie zmiennych składników pensji.