- stan na 1 lipca: 25,82 – 1,25 = 24,57; 24,57 : 2 = 12,29
- stan na 31 lipca: 25,82 – 1,25 = 24,57; 24,57 : 2 = 12,29
- stan na 15 lipca: 24,57
(12,29 + 12,29 + 24,57) = 49,15 : 2 = 24,58
Łącznie: (3 m-ce x 26 etatów) + (3 m-ce x 25,82 etatów) + (6 m-cy x 24,58 etatów) = 302,94 etatów
Uzyskany wynik dzielimy przez 12:
302,94 etatów : 12 miesięcy = 25,25 etatów
Planowana przeciętna liczba zatrudnionych w 2012 r. wynosi 25,25 etatów.
Naliczenie całorocznego odpisu:
25,25 etatów x 1093,93 zł = 27 621,73 zł
Z tej kwoty przelano już 21 224,98 zł, więc 1 października poszło do banku 6396,75 zł. Kolejne zmiany miały miejsce pod koniec roku, a dokładnie w grudniu, gdyż jeszcze do końca listopada pracownik pełnoetatowy wykonywał pracę. To oznacza, że ostateczny całoroczny odpis na zfśs w 2012 r. też się zmienił i trzeba go skorygować.
Faktyczna liczba zatrudnionych w grudniu:
- stan na 1 stycznia: 24,58 – 1 = 23,58; 23,58 : 2 = 11,79
- stan na 31.12.: 23,58 + 0,5 = 24,08; 24,08 : 2 = 12,04
- stan na 15.12.: 23,58
Razem (11,79 + 12,04 + 23,58) : 2 = 23,71
Całoroczne przeciętne zatrudnienie:
(3 m-ce x 26 etatów) + (3 m-ce x 25,82 etatów) + (5 m-cy x 24,58 etatów) + (1 m-c x 23,71 etatów) = 302,07 etatów
Uzyskany wynik dzielimy przez 12:
302,07 etatów : 12 miesięcy = 25,17 etatów
Przeciętna liczba zatrudnionych w 2012 r. wynosi 25,17 etatów.
Ostateczny całoroczny odpis:
25,17 etatów x 1093,93 zł = 27 534,22 zł. Łącznie w 2012 r. firma wpłaciła na rachunek funduszu 27 621,73 zł. Różnica jest subtelna jak na taką sumę, bo wynosi 87,51 zł. O tyle za dużo przekazano na konto zfśs za ten rok z tytułu odpisu. Nie jest to znacząca kwota dla firmy, więc można ją pozostawić i przeznaczyć tak jak pozostałe środki, na świadczenia socjalne. Gdyby przelano mniej pieniędzy niż trzeba, wymagałoby to stosownej dopłaty.
Liczą się wpłaty
Środki funduszu trzeba zbierać i przechowywać na odrębnym rachunku bankowym. Zarządza i dysponuje nimi pracodawca. Środki finansowe funduszu nie podlegają egzekucji, chyba że jest ona prowadzona w związku ze zobowiązaniami zfśs. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki przechodzą na rok następny.
Odpisy i zwiększenia stanowią koszt uzyskania przychodu dla zakładu pracy, o czym wprost stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o zfśs. Możliwość obciążenia kosztów działalności obowiązkowymi odpisami i dobrowolnymi zwiększeniami również wynika z przepisów podatkowych. Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika.
Wyjątkowo odpisy i zwiększenia w rozumieniu przepisów o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, pod warunkiem, że środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
Oznacza to, że jeżeli pracodawca tylko naliczył odpisy, a nie poniósł wydatku i nie zasilił konta funduszu, nie ma prawa zwiększyć o nie kosztów uzyskania przychodów. Może natomiast uznać za koszty podatkowe odpisy wpłacone po terminie, a także odpisy w wysokości wyższej niż ustawowa, gdy tak przewiduje np. układ zbiorowy pracy i pod warunkiem, że środki znalazły się na rachunku funduszu.
Metody szacowania liczby pracowników
Metoda średniej arytmetycznej polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu wyniku przez liczbę dni w miesiącu; ma zastosowanie tam, gdzie występuje spory ruch w kadrach
Metoda uproszczona – tu przeciętne miesięczne zatrudnienie ustala się dzieląc sumę pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; sprawdza się to w firmach o stabilnym stanie zatrudnienia
Przy metodzie średniej chronologicznej sumujemy połowę zatrudnionych pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i wszystkich zatrudnionych 15. dnia miesiąca, a wynik dzielimy przez 2; mogą ją wykorzystywać również firmy, gdzie obserwuje się małą rotację wśród załogi.
