- Posiadamy fundusz socjalny. 1 stycznia 2012 r. zatrudnialiśmy 26 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy w normalnych warunkach. Ustaliliśmy odpis całoroczny, wpłacając kolejne raty w maju i we wrześniu. Zmiany w stanie zatrudnienia są u nas dość rzadkie, mamy stabilną sytuację kadrową. Jedynie w drugiej połowie kwietnia br. jeden pracownik (3/4 etatu) odszedł na emeryturę za porozumieniem stron, a od początku lipca ze względów ekonomicznych zwolniliśmy dwie osoby (łącznie pracujące na 1,25 etatu).

Uwzględniliśmy te zmiany przeliczając odpis i na koniec września przelaliśmy wpłatę według nowego stanu kadrowego. Jednak w listopadzie i grudniu znowu zaszły pewne zmiany. Kolejny pracownik pełnoetatowy się zwolnił (by wyjechać za granicę) z 30 listopada, a od 19 grudnia zatrudniamy nową osobę na pół etatu. Czy musimy przeliczyć odpis i jak postąpić z ewentualną różnicą? Czy w razie dopłaty odpis będzie kosztem dopiero po wpłacie na rachunek?

– pyta czytelniczka.

Tak, trzeba wyliczyć ostateczny całoroczny odpis i odpowiednio skorygować wpłaty według rzeczywistej średniej liczby zatrudnionych. Jeżeli na koniec roku wyjdzie niedopłata, to trzeba uzupełnić środki na koncie funduszu, a jeśli okaże się, że pracodawca przelał za dużo, może wycofać różnicę albo pozostawić ją i zwiększyć budżet na działalność socjalną. Odpis jest kosztem podatkowym dopiero w momencie wpłaty środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Głowy na etaty

Jak co roku firmy posiadające zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) muszą pod koniec grudnia rozliczyć odpisy podstawowe do faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku. Na początku roku ustalają bowiem odpis w oparciu o założoną liczbę pracowników, a w ciągu roku ten stan może się zmienić. W ślad za tym trzeba korygować kwotę odpisu.

Fundusz socjalny muszą utworzyć pracodawcy, którzy zatrudniają 1 stycznia co najmniej 20 pracowników. Nie chodzi jednak o liczbę osób, ale o 20 pełnych etatów. Trzeba więc w pierwszej kolejności ustalić, ile etatów zajmują pracownicy, a nie ile osób figuruje w ewidencji personalnej.

Dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, to 1 stycznia. I choć zdarza się, że pracodawca zatrudnia nową osobę od 2 stycznia (pierwszy dzień roboczy w roku), to osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia wskazującego na obowiązek utworzenia zfśs. Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1382) wyraźnie bowiem wskazuje na pierwszy dzień roku i nie ma od tej reguły żadnych odstępstw, nawet ze względu na święto. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia w ciągu roku, nie mają wpływu na obowiązek tworzenia funduszu. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go mają.

Jedynie w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych powyższe zasady nie mają znaczenia. Tworzą one fundusz socjalny bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Suma pracujących

Podstawę naliczania odpisu na zfśs stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznego przeciętnego stanu. Tak wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349).

W rachunkach uwzględnia się zarówno pracowników zatrudnionych w pełnym, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na całe etaty). Pomija się natomiast osoby związane z firmą relacją innej natury (zleceniobiorców, chałupników). Aby obliczyć przeciętną liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować stany z poszczególnych miesięcy, a uzyskany wynik podzielić przez 12 – nawet jeśli pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok kalendarzowy.

Choć przepisy nie zawierają objaśnienia, jak liczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, przyjęły się trzy metody używane w statystyce >patrz ramka. Wybór tej, którą warto się posłużyć, zależy od stopnia zmienności stanu kadrowego. Są to metody:

- średniej arytmetycznej,

- uproszczona,

- średniej chronologicznej.

Ostatnia metoda jest użyteczna w firmach, które utrzymują stan zatrudnienia na dość stałym poziomie, gdy nie ma dużej rotacji wśród zespołu. W firmie czytelnika taka metoda sprawdzi się na pewno, skoro w trakcie roku tylko cztery razy odnotowano przepływ w kadrach.

Odpis w liczbach

Na 1 stycznia br. firma czytelniczki miała 26 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wszyscy są zatrudnieni w normalnych warunkach. W momencie ustalania wysokości odpisów na zfśs za 2012 r. wiadomo było, że w połowie kwietnia pracownik zatrudniony na 3/4 etatu rozwiązał umowę i odszedł na emeryturę. W związku z tym ustalony całoroczny odpis wyniósł 28 299,97 zł. Liczbę tę kadrowa powinna oszacować sumując w pierwszej kolejności przeciętny miesięczny planowany stan zatrudnienia.

Stany te wynikają z obliczeń metodą średniej chronologicznej. Sumę połowy zatrudnionych pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz wszystkich zatrudnionych 15. dnia miesiąca, trzeba podzielić przez 2. Dla kwietnia wyglądało to następująco:

- stan na 1 kwietnia: 26 : 2 = 13

- stan na 30 kwietnia: (26 – 0,75) : 2 = 12,63

- stan na 15 kwietnia: 26

(13 + 12,63 + 26) : 2 = 25,82

Łącznie plan zatrudnienia na 2012 r.:

(3 m-ce x 26 etatów) + (9 m-cy x 25,82 etatów) = 310,38 etatów

Przeciętny stan zatrudnienia:

310,38 etatów : 12 miesięcy = 25,87 etatów

Planowana przeciętna liczba zatrudnionych w tej firmie w 2012 r. wynosi 25,87 etatów.

Całoroczny odpis:

25,87 etatów x 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia (odpis za pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach):

25,87 x 1093,93 zł = 28 299,97 zł

75 proc. tej kwoty, tj. 21 224,98 zł, zakład musiał przelać na odrębne konto socjalne do 31 maja. Drugą ratę, tj. pozostałe 25 proc. (7074,99 zł) powinien wpłacić najpóźniej 1 października (30 września był dniem ustawowo wolnym od pracy).

Ponieważ jednak latem firma zwolniła dwie osoby zajmujące 1,25 etatu, faktyczny przeciętny stan zatrudnienia odbiegł od oszacowanego na początku roku. Dlatego przed przelaniem drugiej raty odpisów firma przeliczyła liczbę pracowników z uwzględnieniem zmian.

Liczba zatrudnionych od lipca:

- stan na 1 lipca: 25,82 – 1,25 = 24,57; 24,57 : 2 = 12,29

- stan na 31 lipca: 25,82 – 1,25 = 24,57; 24,57 : 2 = 12,29

- stan na 15 lipca: 24,57

(12,29 + 12,29 + 24,57) = 49,15 : 2 = 24,58

Łącznie: (3 m-ce x 26 etatów) + (3 m-ce x 25,82 etatów) + (6 m-cy x 24,58 etatów) = 302,94 etatów

Uzyskany wynik dzielimy przez 12:

302,94 etatów : 12 miesięcy = 25,25 etatów

Planowana przeciętna liczba zatrudnionych w 2012 r. wynosi 25,25 etatów.

Naliczenie całorocznego odpisu:

25,25 etatów x 1093,93 zł = 27 621,73 zł

Z tej kwoty przelano już 21 224,98 zł, więc 1 października poszło do banku 6396,75 zł. Kolejne zmiany miały miejsce pod koniec roku, a dokładnie w grudniu, gdyż jeszcze do końca listopada pracownik pełnoetatowy wykonywał pracę. To oznacza, że ostateczny całoroczny odpis na zfśs w 2012 r. też się zmienił i trzeba go skorygować.

Faktyczna liczba zatrudnionych w grudniu:

- stan na 1 stycznia: 24,58 – 1 = 23,58; 23,58 : 2 = 11,79

- stan na 31.12.: 23,58 + 0,5 = 24,08; 24,08 : 2 = 12,04

- stan na 15.12.: 23,58

Razem (11,79 + 12,04 + 23,58) : 2 = 23,71

Całoroczne przeciętne zatrudnienie:

(3 m-ce x 26 etatów) + (3 m-ce x 25,82 etatów) + (5 m-cy x 24,58 etatów) + (1 m-c x 23,71 etatów) = 302,07 etatów

Uzyskany wynik dzielimy przez 12:

302,07 etatów : 12 miesięcy = 25,17 etatów

Przeciętna liczba zatrudnionych w 2012 r. wynosi 25,17 etatów.

Ostateczny całoroczny odpis:

25,17 etatów x 1093,93 zł = 27 534,22 zł. Łącznie w 2012 r. firma wpłaciła na rachunek funduszu 27 621,73 zł. Różnica jest subtelna jak na taką sumę, bo wynosi 87,51 zł. O tyle za dużo przekazano na konto zfśs za ten rok z tytułu odpisu. Nie jest to znacząca kwota dla firmy, więc można ją pozostawić i przeznaczyć tak jak pozostałe środki, na świadczenia socjalne. Gdyby przelano mniej pieniędzy niż trzeba, wymagałoby to stosownej dopłaty.

Liczą się wpłaty

Środki funduszu trzeba zbierać i przechowywać na odrębnym rachunku bankowym. Zarządza i dysponuje nimi pracodawca. Środki finansowe funduszu nie podlegają egzekucji, chyba że jest ona prowadzona w związku ze zobowiązaniami zfśs. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki przechodzą na rok następny.

Odpisy i zwiększenia stanowią koszt uzyskania przychodu dla zakładu pracy, o czym wprost stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o zfśs. Możliwość obciążenia kosztów działalności obowiązkowymi odpisami i dobrowolnymi zwiększeniami również wynika z przepisów podatkowych. Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika.

Wyjątkowo odpisy i zwiększenia w rozumieniu przepisów o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, pod warunkiem, że środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).

Oznacza to, że jeżeli pracodawca tylko naliczył odpisy, a nie poniósł wydatku i nie zasilił konta funduszu, nie ma prawa zwiększyć o nie kosztów uzyskania przychodów. Może natomiast uznać za koszty podatkowe odpisy wpłacone po terminie, a także odpisy w wysokości wyższej niż ustawowa, gdy tak przewiduje np. układ zbiorowy pracy i pod warunkiem, że środki znalazły się na rachunku funduszu.

Metody szacowania liczby pracowników

Metoda średniej arytmetycznej polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu wyniku przez liczbę dni w miesiącu; ma zastosowanie tam, gdzie występuje spory ruch w kadrach

Metoda uproszczona – tu przeciętne miesięczne zatrudnienie ustala się dzieląc sumę pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; sprawdza się to w firmach o stabilnym stanie zatrudnienia

Przy metodzie średniej chronologicznej sumujemy połowę zatrudnionych pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i wszystkich zatrudnionych 15. dnia miesiąca, a wynik dzielimy przez 2; mogą ją wykorzystywać również firmy, gdzie obserwuje się małą rotację wśród załogi.