Najpierw jednak trzeba prawidłowo wyliczyć składki ubezpieczeniowe, zaliczkę na podatek i ostateczną kwotę do wypłaty.

Przykład:

Wynagrodzenie brutto: 4000 zł

Składki emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowane z wynagrodzenia pracownika 548,40 zł

– Ubezpieczenie emerytalne: 9,76 proc. z 4000 zł = 390,40 zł

– Ubezpieczenie rentowe: 1,5 proc. z 4000 zł = 60 zł

– Ubezpieczenie chorobowe: 2,45 proc. z 4000 zł = 98 zł

Podstawa do wyliczenia składki zdrowotnej i podatku: 4000 zł – 548,40 zł = 3451,60 zł

Koszt uzyskania przychodu: 111,25 zł

Kwota stanowiąca podstawę do wyliczenia zaliczki na podatek: 3451,60 – 111,25 zł = 3340 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

Podatek: 18 proc. z 3340 zł = 601,20 zł

Kwota zmniejszająca: 46,33 zł

Zaliczka na podatek: 601,20 zł – 46,33 zł = 554,87 zł

Ubezpieczenie zdrowotne (w całości): 9 proc. z 3451, 60 zł = 310,64 zł

Ubezpieczenie zdrowotne (w części odliczanej od podatku): 7.75 proc. z 3451,60 zł = 267.50 zł

Podatek dochodowy do urzędu skarbowego: 554,87 zł – 267,50 = 287,37 zł =287 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

Do wypłaty: 2853,96 zł

Składki za pracownika finansowane ze środków pracodawcy razem: 829,60 zł

Ubezpieczenie emerytalne: 9,76 proc. z 4000 zł = 390,40

Ubezpieczenie rentowe: 6,5 proc. z 4000 zł = 260 zł

Ubezpieczenie wypadkowe: 1,93 proc. z 4000 zł = 77,20 zł

Fundusz Pracy: 2,45 proc. z 4000 zł = 98 zł

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10 proc. z 4000 zł = 4 zł

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika to kwota 4829,60 zł.

Jeśli pracodawca wypłaci wynagrodzenia za grudzień w styczniu następnego roku, w księgach rachunkowych grudnia 2012 r. powinien ująć:

1) Zobowiązania wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń – 4000,- Dt konto 404 „Wynagrodzenia" i Ct konto 230–1 „Rozrachunki z pracownikami tytułu wynagrodzeń"

2) Składki obciążające pracownika (z tytułu ubezpieczeń społecznych 548,40 i składka zdrowotna w całości 310,64 = 859,04) – 859,04 – Dt konto 230–1 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń" i Ct, konto 220–6 „Rozrachunki z ZUS"

3) Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych – 287,- Dt konto 230–1 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń" i Ct 220–4 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu PIT"

4) składki obciążające pracodawcę –829,60 Dt konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i Ct konto 220–6 „Rozrachunki z ZUS"

Saldo końcowe konta 230-1 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń" wynosi 2853,96 i oznacza kwotę wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika (jest to kwota brutto 4000 zł pomniejszona o składki emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane z wynagrodzenia pracownika 548,40 oraz o kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne w całości 310,64 i kwotę zaliczki na podatek dochodowy podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego czyli 287 zł).