Wyłączenia z podstawy wymiaru składek
1. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: (...)
19) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
20) świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) (...).
Komentarz
Świadczenia socjalne wypłacone wszystkim pracownikom firmy w równej wartości nie stanowią świadczeń z zfśs w rozumieniu prawnym, lecz są dodatkowymi profitami sfinansowanymi przez pracodawcę. Kontrolerzy mają prawo badać, czy kryteria przyznawania świadczeń socjalnych zostały prawidłowo ustalone w regulaminie socjalnym i podważać wymienione bonusy, żądając w konsekwencji od nich składek (wyroki: SN z 29 września 2009 r., I UK 121/2009; OSNP 2011/9-10/133; z 6 lutego 2008 r., II PK 156/2007; OSNP 2009/7-8/96; wyrok SA w Łodzi z 29 marca 2011 r., III AUa 541/2010; OSA 2012/3/5).
Przykład
W grudniu 2011 r. pracodawca wypłacił wszystkim pracownikom świadczenia z zfśs w jednakowej wysokości po 300 zł brutto. W sierpniu 2012 r. kontrola ZUS zakwestionowała te świadczenia jako niepochodzące z zfśs i nakazała zapłatę składek od nich.
Świadczenia z zfśs są w całości zwolnione ze składek (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego), a z podatku dochodowego – świadczenia rzeczowe (świadczeniem rzeczowym nie są bony) i pieniężne z zfśś do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika. Firma nie odwołała się. Postanowiła opłacić od tych świadczeń składki i podatek dochodowy. Jeden z pracowników, pan Filip, zgodził się na potrącanie składek i zaliczki opłaconej przez zakład z jego bieżących wynagrodzeń. Jak zakład powinien rozliczyć i skorygować całą sytuację?
Pracodawca koryguje raport ZUS RCA za pana Filipa i zbiorczą deklarację rozliczeniową złożone za grudzień 2011 r.
Korekta polega na tym, że ujęte w pierwszorazowym imiennym raporcie ZUS RCA podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (nieprawidłowe) zwiększa się o kwotę podważonego świadczenia (300 zł) i od wyższych podstaw wymiaru nalicza ponownie wszystkie składki.
W korygującej zbiorczej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za grudzień 2011 r. pracodawca uwzględnia dane ze skorygowanego raportu ZUS RCA za pana Filipa oraz z innych poprawnych raportów ZUS RCA. W skorygowanym ZUS RCA pracodawca dodaje składki:
- emerytalne: 300 zł x 9,76 proc. = 29,28 zł finansowane przez pracownika i 29,28 zł finansowane przez pracodawcę,
- rentowe: 300 zł x 1,5 proc. = 4,5 zł finansowane przez pracownika i 300 zł x 4,5 proc. = 13,50 zł finansowane przez pracodawcę,
- chorobową: 300 zł x 2,45 proc. = 7,35 zł finansowaną przez pracownika,
- wypadkową: 300 zł x np. 2 proc. = 6 zł finansowaną przez pracodawcę,
- zdrowotną: (300 zł – 41,13 zł) x 9 proc. = 23,30 zł finansowane przez pracownika, w tym 20,06 zł składka zdrowotna odliczana z zaliczki na podatek (300 zł – 41,13 zł) x 7,75 proc..
- na FP: 300 zł x 2,45 proc. = 7,35 zł,
- na FGŚP: 300 zł x 0,10 proc. = 0,30 zł.
Łącznie składki z tytułu podważonego świadczenia socjalnego finansowane przez pracodawcę wynoszą 56,43 zł, a przez pracownika 41,13 zł (społeczne).
Skorygowane dokumenty ubezpieczeniowe pracodawca składa w ZUS w ciągu 30 dni od daty otrzymania protokołu kontroli, a jeśli się odwołuje – w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji ZUS. Decyzja, od której zainteresowany się nie odwołał, staje się prawomocna po miesiącu od daty doręczenia mu jej odpisu (art. 83 ust. 2 ustawy systemowej w zw. z art. 4779 k.p.c.).
Pracodawca opłaca za pana Filipa zaległe składki na ubezpieczenia społeczne (41,13 zł), pełną składkę zdrowotną (23,30 zł) i zaliczkę na podatek (27 zł) należne od zakwestionowanego świadczenia (razem 91,43 zł).
Wszystkie wskazane składki zakład odprowadza z własnych środków w terminie złożenia korygujących dokumentów ubezpieczeniowych. Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy:
- podstawa opodatkowania (300 zł – 41,13 zł) = 258,87 zł, po zaokrągleniu 259 zł,
- pełna zaliczka 259 zł x 18 proc. = 46,62 zł,
- zaliczka do urzędu skarbowego: 46,62 zł – 20,06 zł = 26,56 zł, po zaokrągleniu 27 zł.
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, pełną składkę zdrowotną oraz zaliczkę do US pracodawca potrąca z bieżącego wynagrodzenia netto pracownika.
Mamy tu do czynienia z dobrowolnymi potrąceniami na rzecz pracodawcy, a więc ten ostatni musi uzyskać pisemną zgodę pana Filipa na dokonanie potrącenia oraz uwzględnić kwotę wolną wynoszącą 100 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, bez względu na to, w jakim wymiarze czasu pracy pan Filip jest zatrudniony.
Pracownik, który zgodził się na potrącenie składki zdrowotnej z własnych środków, ma prawo do odliczenia jej części w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru od podatku w rocznym zeznaniu podatkowym.
Zakład ma obowiązek wykazać tę kwotę składki w informacji PIT-11 za rok, w którym pobrał składkę zdrowotną z bieżącej pensji pracownika (tu – za 2012 r.). Podobnie w tym PIT-11 ma ująć składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z bieżącej pensji pracownika.
Pracodawca opłaca z własnych środków odsetki od opóźnionych składek i zaliczki na podatek. Odsetki nie stanowią ani przychodu składkowego ani podatkowego zatrudnionego.
Przykład
Pan Sylwester, inny pracownik firmy opisanej w poprzednim przykładzie, nie zgodził się na potrącenie z jego bieżącego wynagrodzenia zaległych składek i podatku z racji zakwestionowanego świadczenia z zfśs. Rozliczenie z pracownikiem z tego tytułu powinno wyglądać tak:
Pracodawca koryguje raport ZUS RCA za pana Sylwestra i deklarację rozliczeniową ZUS złożone za grudzień 2011 r.
Korektę dokumentów składa w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontrolnego bądź najpóźniej siódmego dnia od uprawomocnienia się decyzji ZUS.
Pracodawca z własnych środków opłaca zaległe składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy (54 zł).
zaliczka na podatek: 300 zł x 18 proc. = 54 zł
Dochodu do opodatkowania pracodawca nie może pomniejszyć o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, ponieważ nie pobrał tych składek z jego pensji. Dlatego dochód wynosi 300 zł, a zaliczka na podatek dochodowy 54 zł.
› Opłacone za pracownika składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (41,13 zł), pełną składkę zdrowotną (23,30 zł) i zaliczkę na podatek dochodowy (razem 118,43 zł), pracodawca dolicza do przychodów pracownika w miesiącu, kiedy zapłacił te kwoty z własnych środków (w sierpniu 2012 r.).
Wątpliwości budzi kwestia, czy w takiej sytuacji trzeba korygować PIT-11 i zeznania roczne za 2011 r. Obecnie, wobec uchwały NSA w pełnym składzie Izby Finansowej z 24 października 2011 r. (II FPS 7/10) przesądzającej opodatkowanie abonamentów medycznych opłacanych ryczałtowo, przeważa pogląd, że trzeba.
Zwolnienia podatkowe
1. Wolne od podatku dochodowego są:
(...)
67) wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi;
67a) świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach lub klubach dziecięcych,
78) dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
b) z innych źródeł – do wysokości nie przekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.
(...)
Komentarz
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia pieniężne i rzeczowe sfinansowane z zfśs do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika. Świadczeniami rzeczowymi nie są jednak bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi; te podlegają opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Powstał problem, jak kwalifikować abonamenty do klubów fitness, siłowni czy na basen przekazane podwładnemu z zasobów zfśs: do świadczeń rzeczowych czy talonów. W świetle interpretacji podatkowych:
- należą one do świadczeń rzeczowych, którymi zgodnie z art. 45 kodeksu cywilnego są tylko przedmioty materialne,
- nie są bonami, gdyż karnety pełnią jedynie funkcję identyfikacyjną członka klubu, siłowni itd., a nie uprawniają do ich wymiany na towary lub usługi (indywidualna interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 8 stycznia 2010 r., ITPB2/415-824/09/MK).
Dla rodziny pracownika
O świadczenia socjalne mogą się starać najbliżsi pracownika, ponieważ ustawa o zfśs wprost ich do tego uprawnia. Jedyne ograniczenie może wynikać z regulaminu socjalnego, w którym wprowadzone zostały np. limity ilościowe wskazanych dotacji przypadających na rodzinę. Jeśli więc dofinansowanie np. do wczasów pod gruszą zostanie przyznane ze środków zfśs żonie zatrudnionego, jest to przychód tego ostatniego ze stosunku pracy, a nie jego małżonki z innych źródeł.
Wartość wczasów pod gruszą udzielonych współmałżonkowi podwładnego konsumuje ulgę podatkową przypisaną pracownikowi, czyli zwolnienie do 380 zł rocznie. Ta ulga przysługuje na jednego pracownika i obejmuje wszystkie świadczenia pieniężne i rzeczowe pokryte z zfśs, które otrzymał on i członkowie jego rodziny w ciągu roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi, które podlegają opodatkowaniu (np. indywidualne interpretacje dyrektora IS w Katowicach z 13 września 2010 r., IBPBII/1/415-590/10/HK i z 3 grudnia 2008 r., IBPB2/415-1525/08/MK).
Wycieczki
Firmy często organizują dla załogi wycieczki, opłacając je z zasobów zfśs. Nie muszą przy tym stosować kryterium socjalnego. Aranżują dostęp do wyjazdu na zasadzie równego dostępu wszystkich zatrudnionych czy innych uprawnionych osób. Dzieje się tak, bowiem wycieczki są zbiorową formą zaspokajania socjalnych potrzeb personelu (wyrok SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08; OSNP 2010/7-8/88; patrz komentarz do art. 8 ustawy o zfśs tytuł „Imprezy masowe").
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
zwalnia z podatku świadczenia rzeczowe i pieniężne sfinansowane z zfśs dla pracowników. Minister finansów zakwalifikował wycieczki do świadczeń pieniężnych, włączając je w krąg świadczeń objętych ulgą (stanowisko MF z 7 maja 2010 r.)
Limit zwolnienia
Roczny limit zwolnienia podatkowego z racji świadczeń socjalnych obejmuje jednego pracownika i przekazane mu w roku kalendarzowym świadczenia rzeczowe i pieniężne sfinansowane ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych. Nie ma znaczenia, ilu pracodawców miał on w ciągu roku, ani to, z którego z tych funduszy pochodzi świadczenie.
Za prawidłowe odprowadzenie podatku odpowiada pracodawca, czyli płatnik. Czy zatem musi on uzyskiwać od obdarowanego podwładnego oświadczenie, czy w danym roku dostał już świadczenia socjalne o wartości przekraczającej 380 zł?
Wedle organów podatkowych – nie. Każdy szef wypłacający jednemu pracownikowi stosuje ulgę 380 zł, a kontrola ulgi podatkowej to zadanie beneficjenta, który nadwyżkę dodaje w zeznaniu rocznym do przychodów (indywidualne interpretacje dyrektora IS w Bydgoszczy z 15 maja 2012 r., ITPB2/415-152/12/RS i dyrektora IS w Warszawie z 20 kwietnia 2011 r., IPPB4/415-122/11-2/MP).
Zorganizowany wypoczynek dzieci
Przyznane ze środków zfśs dofinansowanie np. kolonii dziecka pracownika, na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi przychód podwładnego z pracy. I to nawet, jeśli kwoty dotacji zostały wypłacone dziecku lub na rachunek organizatora (indywidualne interpretacje dyrektora IS w Katowicach z 13 września 2010 r., IBPBII/1/415-590/10/HK i z 3 grudnia 2008 r., IBPB2/415-1525/08/MK).
Pieniądze dla byłych nauczycieli
Władze miasta wskazały szkołę mającą wypłacać świadczenia z zfśs byłym nauczycielom będącym emerytami lub rencistami ze zlikwidowanej innej szkoły.
Świadczenia uiszczane tym emerytom albo rencistom z zasady podlegają opodatkowaniu 10-proc. podatkiem dochodowym po przekroczeniu limitu zwolnień podatkowych z art. 21 ust. 1 pkt 26 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tak samo opodatkowane są świadczenia przekazywane z zfśs byłym nauczycielom – emerytom i rencistom wskazanej szkoły (interpretacja dyrektora IS w Warszawie z 21 czerwca 2011 r., IPPB2/415-465/11-4/AS).
Pedagogiczne zdrowie
Pomoc zdrowotna przyznana nauczycielowi w formie finansowej, zgodnie z art. 72 ust. 1 Karty Nauczyciela, podlega opodatkowaniu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pieniądze zostały wypłacone w związku z długotrwałą chorobą – wtedy mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego jako zapomoga.
Natomiast pomoc zdrowotna przekazana w formie refundacji za okulary podlega opodatkowaniu (interpretacja dyrektora IS z 16 czerwca 2010 r., IBPBII/1/415-594/10/HK).
§ 2 rozporządzenia składkowego Wyłączenia z podstawy wymiaru składek
1. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:
(...)
21) świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy powołanej w pkt 20 – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (...).
Komentarz
Świadczenia urlopowe przysługują wszystkim nauczycielom proporcjonalnie do wymiaru zajęć i czasu przepracowanego w roku szkolnym. Szkoły wypłacają je raz w roku do końca sierpnia ze środków zfśs. Mają one charakter powszechnie obowiązujący. Choć świadczenia urlopowe nauczycieli są finansowane z zfśs, nie obejmuje ich zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ nie są przyznawane według kryteriów socjalnych (interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 10 września 2009 r., ITPB2/415-593/10/MM).
Trzy terminy rozliczeń w trakcie roku
Po dokonaniu majowego i wrześniowego przelewu, pozostaje jeszcze sprawdzenie na koniec roku, czy rachunki były prawidłowe
Do końca maja firma prowadząca zfśs musi przekazać na konto funduszu 75 proc. obowiązkowych odpisów. Cztery miesiące ma na przelanie pozostałej ich części i dobrowolnych zwiększeń. Na koniec roku musi jednak sprawdzić, czy planowane zatrudnienie i deklarowane wpłaty były prawidłowe.
Przykład
Naliczenie I i II raty odpisów
Na początku maja 2012 r. spółka zobowiązana do prowadzenia zfśs, ustaliła na podstawie planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku, że będzie angażować średnio:
– na 20,34 pełnego etatu zatrudnionych w normalnych warunkach,
– na 2,56 pełnego etatu wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
– 2 młodocianych w I roku nauki i
– 3 młodocianych w II roku nauki.
Oprócz tego spółka planuje zwiększyć:
- odpisy o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdego pracownika niepełnosprawnego w stopniu znacznym lub umiarkowanym, którzy zajmują w sumie 1,78 pełnego etatu,
- środki zfśs o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia za każdego emeryta lub rencistę objętego opieką socjalną (11 osób).
Przekazanie pierwszej raty odpisów na zfśs
W pierwszej turze, do 31 maja, spółka przelała na wyodrębnione konto zfśs tylko kwoty, jakie nakazuje ustawa o zfśs,
czyli 75 proc. odpisów podstawowych za zatrudnionych w normalnych warunkach, za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i za pracowników młodocianych. Rachunki wyglądały tak:
- całoroczny odpis za zatrudnionych w normalnych warunkach 20,34 pełnego etatu x 1093,93 zł = 22 250,54 zł
- całoroczny odpis za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze 2,56 pełnego etatu x 1458,57 zł = 3733,94 zł
- całoroczny odpis za pracowników młodocianych (2 osoby w I roku nauki x 145,86 zł) + (3 osoby w II roku nauki x 175,03 zł) = 291,72 zł + 525,09 zł = 816,81 zł
- razem całoroczny odpis podstawowy na zfśs 22 250,54 zł + 3733,94 zł + 816,81 zł = 26 801,29 zł
- pierwsza rata odpisu na zfśs 26 801,29 zł x 75 proc. = 20 100,97 zł
Przekazanie drugiej raty odpisów na zfśs
Do końca września 2012 r. spółka powinna przekazać na konto zfśs 25 proc. odpisów podstawowych i zwiększenia odpisów i środków na zfśs. Rachunki wyglądają tak:
- 25 proc. podstawowych odpisów 26 801,29 zł – 20 100,97 zł = 6700,32 zł
- zwiększenia odpisów za niepełnosprawnych
1,78 pełnego etatu x 182,32 zł = 324,53 zł
- zwiększenia zfśs za emerytów i rencistów objętych opieką socjalną
11 osób x 182,32 zł = 2005,52 zł
- druga rata odpisów na zfśs 6700,32 zł + 324,53 zł + 2005,52 zł = 9030,37 zł.
Końcowa korekta środków zfśs
Na koniec roku spółka dokonuje bilansu środków socjalnych według faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych. Załóżmy, że na 31 grudnia 2012 r. będzie ona angażowała:
- na 21,98 pełnych etatach zatrudnionych w normalnych warunkach,
- na 2,06 pełnego etatu wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- na 1,50 pełnego etatu pracowników niepełnosprawnego w stopniu znacznym lub umiarkowanym,
- 2 młodocianych w II roku nauki i 2 młodocianych w III roku nauki.
Ponadto na koniec 2012 r. nadal będzie obejmować opieką socjalną 11 emerytów i rencistów. Korekta środków zfśs wygląda tak:
- całoroczny odpis za zatrudnionych w normalnych warunkach na podstawie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych 21,98 pełnego etatu x 1093,93 zł = 24 044,58 zł
- całoroczny odpis za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na podstawie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych 2,06 pełnego etatu x 1458,57 zł = 3004,65 zł
- całoroczny odpis za pracowników młodocianych (2 osoby w II roku nauki x 175,03 zł) + (2 osoby w III roku nauki x 204,20 zł) = 350,06 zł + 408,40 zł = 758,46 zł
- zwiększenia odpisów na niepełnosprawnych na podstawie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych 1,50 pełnego etatu x 182,32 zł = 273,48 zł
- zwiększenie zfśs za emerytów i rencistów objętych opieką socjalną 11 osób x 182,32 zł = 2005,52 zł
- całoroczne środki ogółem naliczone na podstawie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych 24 044,58 zł + 3004,65 zł + 758,46 zł + 273,48 zł + 2005,52 zł = 30 086,69 zł
- całoroczne środki ogółem naliczone na podstawie planowanej średniorocznej liczby zatrudnionych 26 801,29 zł + 324,53 zł + 2005,52 zł = 29 131,34 zł
- suma do dopłaty na konto zfśs 30 086,69 zł – 29 131,34 zł = 955,35 zł.
