Widać to na przykład przy analizie sytuacji dwóch pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne, ale tylko jeden z nich był ostatnio nieobecny w pracy.

Taki stan rzeczy spowoduje, że zatrudniony, który wypracował wszystkie dni robocze, w istocie otrzyma niższą odprawę, bowiem jej podstawa nie będzie uzupełniona. Na uzupełnienie może natomiast liczyć pracownik z odnotowaną absencją w pracy.

Uzupełniać czy nie

Identyczną dysproporcję widać, gdy porówna się sytuację dwóch pracowników otrzymujących periodycznie zmienne premie regulaminowe, a jeden z nich będzie nieobecny przez jakiś czas z przyczyn nieusprawiedliwionych. Część ekspertów sugeruje, by w takich okolicznościach zastosować funkcjonalną wykładnię regulacji traktującej o dopełnianiu podstawy ekwiwalentowej.

Tym samym zaleca, by nie uzupełniać podstawy w niektórych sytuacjach, tak by zapewnić równe traktowanie w zatrudnieniu. Jednak wykładnia językowa przepisów rozporządzenia urlopowego nie pozwala na modyfikację metody uzupełniania podstawy ekwiwalentowej. Z tego względu optuję za nieodstępowaniem od dopełniania składników płacowych. Jest to dla pracodawcy najbezpieczniejsze rozwiązanie, które nie da argumentu do zarzucenia mu działania niezgodnego z przepisami.

Długotrwała nieobecność podwładnego w pracy, obejmująca pełne miesiące, rodzi często wątpliwości, z jakiego okresu skalkulować ekwiwalentową podstawę. Może się przecież zdarzyć, że pracownik chorował nawet przez kilkanaście miesięcy, a przez to od dawna nie otrzymał żadnego składnika wynagrodzenia za pracę.

Całomiesięczne absencje

Ustawodawca odsyła wówczas do § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego. Mówi on, że jeśli podwładnemu nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne przez okres, z którego ma zostać ustalona podstawa ekwiwalentowa – cały lub krótszy, ale obejmujący pełen bądź pełne miesiące kalendarzowe – to należy sięgnąć do najbliższych miesięcy, za które te składniki przysługiwały.

Nierzadko dzieje się też tak, że przed uzyskaniem prawa do świadczenia naliczanego jak ekwiwalent podwładny otrzymywał wynagrodzenie o charakterze zmiennym przez krócej niż trzy miesiące – np. wtedy, gdy był zatrudniony od dwóch miesięcy. Wymusza to „budowanie” podstawy wyliczeń tych świadczeń z okresu faktycznie przepracowanego.

Przykład

Pan Witold zatrudniony od 1 maja 2012 r. już w lipcu br. utraci pracę, bo jego pracodawca likwiduje działalność. W takiej sytuacji kwotę należnej mu odprawy należy obliczyć, uwzględniając tylko zarobki, które otrzymał w maju i czerwcu br. Tym samym wyznaczając przeciętne miesięczne wynagrodzenie, podstawę odprawy trzeba podzielić przez dwa (a nie przez trzy).

Pracujący w tym samym dziale kolega pana Witolda zostanie zwolniony w tym samym terminie i z tej samej przyczyny.

Zważywszy jednak na fakt, iż od 12 grudnia 2011 r. nieprzerwanie przebywa on na zwolnieniu lekarskim, ustalenie jego odprawy wymaga cofnięcia się do okresu sprzed choroby i uwzględnienia najbliższych trzech miesięcy, w których przepracował choćby jeden dzień. Te trzy miesiące to październik, listopad oraz grudzień 2011 r.

Przeliczenia po zmianie płacy

Niejednokrotnie elementy płacy pracowników są modyfikowane w okresie poprzedzającym uzyskanie prawa do świadczenia. Trzeba mieć to na uwadze, gdy wśród nich są składniki uwzględniane w podstawie ekwiwalentu urlopowego lub świadczeń liczonych na tych zasadach. Chodzi przy tym o zmiany nie tylko w wysokości tych składników, ale również o likwidację starego lub przyznanie nowego elementu płacy.

Modyfikacje dokonane w okresie, z którego ustalana jest podstawa obliczeń, wprowadzone przed nabyciem prawa do świadczeń kalkulowanych jak ekwiwalent lub w miesiącu zyskania tego uprawnienia, skutkują koniecznością przeprowadzenia stosowanych przeliczeń. Trzeba bowiem uwzględnić poczynione zmiany.

Takie przeliczenie może się czasem okazać korzystne dla zwalnianego, np. przy podwyżce pensji. Nierzadko jednak może być wręcz przeciwnie – np. gdy dany składnik został zlikwidowany lub uległ obniżeniu.

Przykład

31 lipca 2012 r. pan Robert i pan Michał, zatrudnieni na pełny etat na umowę bezterminową, otrzymają odszkodowanie za skrócenie o jeden miesiąc okresu wypowiedzenia. Z początkiem czerwca panu Robertowi odebrano dodatek funkcyjny.

Z tego powodu przysługujące mu odszkodowanie zostanie naliczone z pominięciem tego składnika. Z kolei pan Michał do końca maja 2012 r. otrzymywał stałą pensję, zaś od 1 czerwca wynagradzany jest stawką godzinową (30 zł/godz.). Oprócz niej, zgodnie ze zmienionym regulaminem wynagradzania, otrzymuje prowizję, która za czerwiec 2012 r. wyniosła 550 zł. Biorąc pod uwagę to, że od kwietnia do czerwca br. przepracował on wszystkie dni robocze (61 dni), ustalenie podstawy należnego mu odszkodowania powinno wyglądać tak:

- przeliczenie płacy według stawki godzinowej: 30 zł x (61 dni x 8 godz.) = 14 640 zł

- wynagrodzenie za jeden miesiąc: (14 640 zł + 550 zł prowizji) : 3 = 5063,33 zł.