Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej funduszu) został nałożony na pracodawcę, który według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ci z mniejszą załogą mają prawo utworzyć fundusz albo zamiast tego wypłacać świadczenia urlopowe.
Stan zatrudnienia nie ma jednak znaczenia w jednostkach budżetowych. One muszą tworzyć fundusz bez względu na liczbę pracowników.
Zbliża się termin, kiedy pracodawcy muszą przekazać pierwszą transzę na fundusz w wysokości 75 proc. odpisów podstawowych. Mają na to czas do końca maja, chyba że na 2012 r. zablokowali swoją działalność socjalną.
Co do zasady z tworzenia funduszu może zrezygnować każdy pracodawca (z wyjątkiem budżetowego), który znajdzie się w przejściowych trudnościach finansowych. Ale wymogi formalne oraz termin, w którym muszą dokonać rezygnacji, zależą od liczby zatrudnionych pracowników oraz od rodzaju funkcjonujących w firmie aktów wewnątrzzakładowych.
Mniej niż 20 etatów
U pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty sposób dokonania rezygnacji zależy od tego, czy funkcjonuje u niego układ zbiorowy pracy bądź regulamin wynagradzania, czy też nie ma on obowiązku utworzenia tych aktów prawa wewnętrznego i ich nie posiada. Tworzenie regulaminu wynagradzania istnieje bowiem tylko w sytuacji zatrudniania co najmniej 20 pracowników (bez względu na wymiar etatu).
Firma, która jest objęta układem zbiorowym pracy lub posiada regulamin wynagradzania, wprowadza postanowienie o rezygnacji z tworzenia funduszu do tych aktów prawa zakładowego. Swój zamiar musi jednak uprzednio uzgodnić z zakładową organizacją związkową lub – w razie jej braku – z przedstawicielem załogi. Przy czym taki pracodawca może zrezygnować z tworzenia funduszu w każdym czasie, a nie tylko na początku roku kalendarzowego.
Inaczej wygląda sytuacja u pracodawców, u których nie funkcjonuje żaden ze wskazanych aktów wewnątrzzakładowych. Są oni ograniczeni terminem, w jakim mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu. Aby się uwolnić od tego obowiązku w danym roku, muszą poinformować o tej decyzji pracowników do końca stycznia tego roku, w sposób przyjęty w firmie. Wskazane jest, by każdy zatrudniony otrzymał taką informację na piśmie i poświadczył podpisem zapoznanie się z jej treścią. Taka informacja dotyczy tylko jednak konkretnego roku kalendarzowego.
Większy stan załogi
Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a chce zrezygnować z odprowadzania odpisu na fundusz, a tym samym z tworzenia funduszu, może to uczynić w każdym czasie. Jednak musi zachować odpowiednią procedurę i nie może tego uczynić jednostronnie.
Gdy firma jest objęta układem zbiorowym pracy, konieczna jest zgoda działających związków zawodowych i umieszczenie odpowiedniego zapisu w tym zakresie w układzie zbiorowym pracy. Rezygnacja w tym trybie podlega rejestracji w odpowiednim rejestrze układów.
Pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym, ale posiada regulamin wynagradzania, ma obowiązek uzgodnić rezygnację z tworzenia funduszu z przedstawicielem pracowników wybranym do reprezentowania ich interesów. Następnie musi ogłosić zmiany w sposób zwyczajowo przyjęty. Taka zmiana wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania jej do informacji załogi.
W obydwu tych przypadkach pracodawca, który nie uzyska wymaganej zgody (związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników) nie może podjąć samodzielnej decyzji o rezygnacji z tworzenia funduszu. W takiej sytuacji pozostaje mu jeszcze możliwość ustalenia, by obniżyć stawki odpisu podstawowego.
Niższy odpis bez samowolki
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma możliwość obniżenia wysokości odpisów podstawowych na fundusz. Można go obciąć poniżej ustawowej wysokości, nawet do bardzo niewielkiej kwoty. Ustawa nie przewiduje bowiem dolnego progu zmniejszonego odpisu.
Prawo to nie jest ograniczone w czasie i pracodawca może z niego skorzystać w każdym momencie. O obniżce firmowych obciążeń nie zdecyduje jednak samodzielnie. Podobnie jak do decyzji o rezygnacji z funduszu, tu również musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej lub – w przypadku jej braku – przedstawiciela załogi wybranego w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy.
I także tutaj brak tej aprobaty uniemożliwia zmiany. Jeśli pracodawca uzyska taką zgodę, musi odpowiednio zmienić obowiązujące u niego przepisy wewnątrzzakładowe, tj. układ zbiorowy pracy/regulamin wynagradzania w zakresie postanowień o wysokości odpisu zgodnie z procedurą stosowaną przy rezygnacji z tworzenia funduszu.
Jeśli na nietworzenie funduszu uzyska akceptację, powinien mieć na uwadze, że środki zgromadzone do tego czasu na rachunku funduszu muszą być wykorzystane wyłącznie na działalność socjalną. Nie można ich przenieść na inny rachunek firmy.
Niekonieczne wymówienie
Zgodnie z art. 241
13
§ 2
postanowienia układu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę. Art. 77
2
§ 5 k.p. określa, że przepisy art. 241
13
k.p. stosuje się odpowiednio do regulaminu wynagradzania. Zgodnie jednak z przeważającą opinią ekspertów postanowienia funduszu nie stają się częścią indywidualnych stosunków pracy.
Nie można powiedzieć, że stanowią wynagrodzenie i pracownikowi w związku z tym przysługuje roszczenie o jego wypłatę. Postanowienia w zakresie wysokości odpisu nie stanowią warunków zatrudnienia, a w związku z tym ich niekorzystna zmiana nie świadczy o pogorszeniu tych warunków. Tym samym zmiana układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania w zakresie rezygnacji nie skutkuje obowiązkiem wręczania pracownikom oświadczeń o wypowiedzeniu zmieniającym warunki pracy.
Sądy niezgodne z Inspekcją Pracy
Pracodawca, który narusza przepisy w zakresie tworzenia funduszu, terminowego odprowadzania odpisu, informowania pracowników czy też procedury konsultacyjnej z przedstawicielami załogi naraża się na karę grzywny. Ponadto związkom zawodowym przysługuje prawo zwrócenia się do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie odpisu na fundusz.
Jak uznał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06), za przekroczenie terminu na poinformowanie pracowników o odstąpieniu od tworzenia funduszu grozi grzywna. W takim przypadku pracodawca nie ma jednak obowiązku naliczenia odpisów za ten rok (z wyjątkiem firmy zatrudniającej mniej niż 20 pracowników, która przyjęła na siebie zobowiązania w tym zakresie).
Inaczej uznał Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07). Stwierdził, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny. Jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń i nie grozi grzywną. Dlatego informację o rezygnacji z tworzenia funduszu pracodawca może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.
Inne zdanie ma jednak Państwowa Inspekcja Pracy. Uważa, że jeśli pracodawca nie poinformuje pracowników do końca stycznia danego roku o odstąpieniu od tworzenia funduszu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub powołać fundusz. W przeciwnym przypadku, w razie kontroli, naraża się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem grodzkim.
Autorka jest radcą prawnym w kancelarii Schoenherr
