Bony żywieniowe dla pracowników – kiedy z PIT, kiedy z ZUS

- Chcemy wprowadzić karty żywieniowe dla pracowników. Otrzymają je wszyscy, nie tylko ci, którzy mają prawo do profilaktycznych posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej pracy. Czy jeśli będą one uprawniać do zakupu posiłków w miesiącu do wysokości 190 zł, to musimy pobrać od nich zaliczkę na podatek i składki ZUS?

– pyta czytelnik.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) stanowi jedynie, że z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są przychody stanowiące wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wartości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł. Co prawda sam przepis jest dość enigmatyczny i nie przesądza o tym, w jaki sposób pracodawca udostępnia zatrudnionym posiłki oraz czy ważne jest miejsce ich realizacji. W sukurs pracodawcom w tym zakresie przychodzi orzecznictwo.

Istotne miejsce wykupu posiłków

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 13 kwietnia 2010 r. (III Aua  3012/09) omawiany przepis nie precyzuje formy udostępniania pracownikom posiłków. Tym samym nie ogranicza jej wyłącznie do posiłkowania się w placówkach gastronomicznych. Zatem finansowanie przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu może polegać na dostarczaniu im bonów żywieniowych. Jednak i tu są pewne ograniczenia.

Miejsce ich realizacji może przesądzać o uprawnieniu do ich bezskładkowego charakteru lub o konieczności zapłacenia od nich danin ubezpieczeniowych na ogólnych zasadach.

Ministerstwo pracy już w piśmie z 2004 r. (znak: DUS-400-169-WB/04)

interpretując rozporządzenie składkowe w tym zakresie, stwierdziło, że o oskładkowaniu przesądza to, gdzie są realizowane przekazywane pracownikom kupony żywieniowe przeznaczone na zakup gotowych posiłków. Pracodawcy zawierają umowy z emitentami kuponów, które mogą być realizowane nie tylko w punktach gastronomicznych i restauracjach, ale także w punktach handlowych oferujących m.in. artykuły spożywcze i napoje.

Według Ministerstwa Pracy „posiłki, o których mowa w tym przepisie, obejmują nie tylko gotowe posiłki, ale też przekazane pracownikom bony żywieniowe, o ile są one realizowane w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych i stołówkach. Nie podlegają natomiast zwolnieniu ze składek, na mocy powołanego przepisu, bony żywieniowe, które mogą być realizowane w sieciach handlowych”.

Resort pisze co prawda o bonach, można jednak odnieść to stanowisko również do kart. To by oznaczało, że od składek wolne są tylko karty, które uprawniają do gotowych posiłków, a nie do zakupu artykułów spożywczych w sklepach do samodzielnego przyrządzenia posiłku. Oczywiście wolne od składek do ZUS pozostają karty sfinansowane z zfśs (pod warunkiem ich przyznania zgodnie z kryteriami socjalnymi).

Kiedy posiłki bez ZUS...

Ten punkt widzenia potwierdza również decyzja ZUS nr 115 z 3 czerwca 2011 r. (znak: Dl/100000/451/313/2011/KG). Organ rentowy wyjaśnia, że przychody pracownika stanowiące wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

- następuje udostępnienie posiłków pracownikom przez pracodawcę – oznacza to, że zwolnienie składkowe nie dotyczy sytuacji, gdy pracownicy sami przygotowują sobie posiłki z produktów zakupionych i potwierdzonych rachunkiem lub fakturą wystawioną na nazwisko zatrudnionego,

- udostępnienia posiłków nie zastąpiła wypłata ekwiwalentu za te świadczenia; w przypadku więc, gdy przepisy prawa pracy obowiązujące w danej firmie przewidują wypłatę ekwiwalentu lub nawet dopuszczają alternatywę w postaci udostępnienia posiłków albo wypłaty ekwiwalentu, to zarówno wartość posiłków, jak i ekwiwalentów trzeba włączyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

- wartość świadczeń polegających na udostępnieniu posiłków nie przekroczyła w stosunku miesięcznym 190 zł,

- jeśli udostępnienie przez pracodawcę posiłków swym pracownikom odbywa się poprzez przekazanie im bonów, talonów czy kuponów żywieniowych, konieczne jest, aby dowody te uprawniały do otrzymania jedynie posiłku w postaci gotowej, przetworzonej, a nie do poszczególnych artykułów spożywczych,

- wymiana bonów, talonów, kuponów żywieniowych powinna być dokonana wyłącznie w tych lokalach gastronomicznych, restauracjach, barach czy stołówkach, które umożliwiają zakup posiłku w gotowej postaci,

- nie jest dopuszczalna sytuacja, w której dany bon, talon czy kupon umożliwia zakup także innych produktów (oprócz gotowych posiłków).

...a kiedy bez PIT

Jeśli chodzi o podatek, to zaoszczędzi na nim tylko ten pracownik, który ma prawo do posiłków profilaktycznych, jakie zapewniają mu przepisy BHP z tytułu pracy w warunkach szczególnie uciążliwych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 361) ze zwolnienia z PIT korzysta wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w sytuacji gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Zasady, na jakich osoby pracujące w uciążliwych warunkach mają prawo do nieodpłatnych posiłków i napojów profilaktycznych, precyzuje rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279).

Zgodnie z jego § 2 ust. 2, jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy:

- korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,

- przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.