W trakcie roku często występują niedające się przewidzieć okoliczności, których skutkiem jest zmiana liczebności załogi. Z tego powodu do końca grudnia każdego roku pracodawcy mają obowiązek skorygowania odpisu na zfśs. Korekta ta wymaga porównania planowanego stanu zatrudnienia z poziomem rzeczywistym. Zacznijmy jednak od początku.
To, ile pieniędzy trzeba wyłożyć na działalność o charakterze socjalnym, zależy od:
- przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, w zależności od tego, która wartość była wyższa,
- charakteru pracy podwładnych oraz
- przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych osób w danym roku kalendarzowym skorygowanej w końcówce roku do faktycznego średniego stanu zatrudnienia.
Zatem liczenie środków, które mają zasilić zfśs, trzeba rozpocząć od wyznaczenia zakładanego stanu zatrudnienia.
W tym celu konieczne jest:
KROK 1.
skalkulowanie przeciętnej liczby zatrudnionych (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) w poszczególnych miesiącach;
KROK 2.
dodanie stanów zatrudnienia ze wszystkich 12 miesięcy danego roku;
KROK 3.
podzielenie otrzymanej sumy przez 12 (wynik działań przyjmujemy z dwoma miejscami po przecinku).
Liczebność załogi
Z przepisów nie wynika, w jaki sposób określić miesięczną, średnią liczbę pracujących osób. W praktyce firmy najczęściej stosują jedną z metod statystycznych; wybór zależy od tego, czy w firmie jest stabilna sytuacja kadrowa >patrz tabelka.
W liczbie zatrudnionych
1) uwzględniamy:
- osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę pracujące w pełnym i niepełnym wymiarze godzin (niezależnie od tego, czy chodzi o umowę stałą czy terminową)
- osoby przebywające na urlopach wychowawczych, bezpłatnych i macierzyńskich
2) pomijamy:
- chałupników
- osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych (np. umowy o dzieło, umowy-zlecenia, agencyjnej lub umowy o podobnym charakterze)
Ponieważ odpisy trzeba kalkulować w odniesieniu do liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, to musimy wcześniej odpowiednio przeliczyć niepełnoetatowców. W tym celu dzielimy liczbę godzin pracy w tygodniu niepełnoetatowca przez liczbę godzin pracy zatrudnionego na cały etat.
Następnie mnożymy otrzymany współczynnik przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy (wynik zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku).
Kalkulowanie odpisu
Podstawę naliczania odpisu na fundusz socjalny stanowi kwota przeciętnej miesięcznej płacy w gospodarce narodowej, którą ogłasza prezes GUS do 20 lutego każdego roku. Sumę do przelania na wyodrębniony rachunek omawianego funduszu będziemy naliczać od kwoty 2917,14 zł, tj. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za II półrocze 2010 (obwieszczenie prezesa GUS z 18 lutego 2011 w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010, MP nr 15, poz. 156) >patrz tabelka obok.
Pierwszą część wpłaty rocznej w wysokości co najmniej 75 proc. obowiązkowych odpisów firmy mają obowiązek przelać na konto funduszu socjalnego do 31 maja. Dlatego na początku roku trzeba wstępnie osza-
cować planowany stan zatrudnienia według jednej ze wskazanych metod. Pozostała część środków (wraz z ewentualnymi odpisami dobrowolnymi) musi znaleźć się na koncie zfśs do 30 września danego roku (art. 6 ustawy z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).
W grudniu korekta
Ponieważ wszystkie obliczenia opierają się na założeniach, to konieczne jest rozliczenie roczne. Korekta środków przelanych na konto socjalne, którą firmy mają obowiązek przeprowadzić do 31 grudnia każdego roku, wymaga porównania planowanego stanu zatrudnienia z poziomem rzeczywistym. W jej wyniku możemy mieć do czynienia z jednym z dwóch scenariuszy.
W razie gdy faktyczna średnia liczba zatrudnionych okaże się niższa od tej planowanej, do końca roku trzeba wycofać nadwyżkę z konta zfśs na rachunek bieżący firmy lub pomniejszyć o nadpłatę przyszłoroczny odpis. W odwrotnej sytuacji – gdy zakładany poziom zatrudnienia jest niższy od rzeczywistego – pracodawca staje w obliczu zwiększonych wydatków. Musi bowiem odprowadzić na wyodrębniony rachunek zfśs dodatkowe środki, których kwota zależy od rozmiarów różnicy między stanami planowanymi a faktycznymi.
Oczywiście nie ma przeszkód, by wcześniej wstępnie skorygować wysokość odpisów na fundusz socjalny, jeśli firma ma pewność, że nie zmieni się liczebność załogi. Ale i tak do 31 grudnia musi ona dokonać finalnej korekty.
Bez niespodzianek od stycznia
W 2012 r. wysokość odpisów nie zmieni się w stosunku do mijającego roku. Tak wynika z uchwalonej przez Sejm ustawy okołobudżetowej. Oznacza to, że w nowym roku sumę do przelania na wyodrębniony rachunek omawianego funduszu trzeba będzie naliczać od kwoty 2917,14 zł, tj. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za II półrocze 2010 >patrz tabelka obok.
Nowy rok bez socjalu
Po spełnieniu określonych warunków i przeprowadzeniu odpowiedniej procedury zakład pracy może całkowicie zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego, co pozwoli np. ograniczyć koszty działalności. Procedura rezygnacji zależy od liczby zatrudnionych oraz od rodzajów funkcjonujących w firmie aktów wewnątrzzakładowych.
Przedsiębiorstwo, w którym 1 stycznia 2012 będzie pracować mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w którym nie wprowadzono układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagradzania, o rezygnacji z tworzenia funduszu musi poinformować swoich pracowników do końca stycznia danego roku, w sposób przyjęty w firmie (np. za pośrednictwem firmowego intranetu lub poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń).
W literaturze podkreśla się, że zakłady o wskazanym wyżej stanie zatrudnienia nie mogą skutecznie zrezygnować z tworzenia funduszu w innym terminie. Spóźnienie się oznacza więc, że odstąpienie od tworzenia funduszu będzie możliwe dopiero w kolejnym roku. Rezygnacja odnosi się przy tym tylko do konkretnego roku, co oznacza, że w kolejnych latach omawiana procedura musi zostać ponowiona, jeśli fundusz nie ma być tworzony.
Jeśli firma, która na 1 stycznia 2012 będzie zatrudniać co najmniej 20 pracowników (po przeliczeniu na pełne etaty), objęta jest układem zbiorowym pracy lub ma regulamin wynagradzania, to aby czasowo bądź bezterminowo zrezygnować z aktywności socjalnej, musi zmodyfikować akty prawa zakładowego. Wymaga to jednak uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają, z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Brak ich zgody oznacza brak możliwości rezygnacji z tworzenia zfśs.
Zmiany regulaminu wynagradzania można dokonać w drodze aneksu, który wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia go pracownikom przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty. Z kolei modyfikacje układu zbiorowego ustanawiane są w drodze protokołów dodatkowych, do których stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu. Protokół dodatkowy wymaga rejestracji przez okręgowego inspektora pracy i wchodzi w życie w terminie ustalonym w jego treści, jednak nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania.
Tak samo wygląda kwestia nietworzenia funduszu w firmach zatrudniających co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 20 po przeliczeniu na pełne etaty.
W razie rezygnacji z zfśs jego niewykorzystane zasoby finansowe (aż do ich wyczerpania) trzeba zagospodarować zgodnie z przeznaczeniem, tj. na działalność socjalną. Przy czym kierować tu się należy zasadami sprecyzowanymi w regulaminie gospodarowania środkami funduszu.
Jak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 (I PKN 579/00):
„Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”.
Zamiast rezygnacji z tworzenia zfśs pracodawca chcący obniżyć koszty działalności socjalnej może zmniejszyć wskaźniki procentowe odpisów. Obowiązuje tu taka sama procedura jak w sytuacji rezygnacji z tworzenia zfśs. -
