- Pracownicy i zleceniobiorcy otrzymują od firmy raz na kwartał po dużym opakowaniu herbaty, dwie puszki kawy i 1 kg cukru. Ci, którzy pracują w szczególnie uciążliwych warunkach, dostają więcej paczek herbaty i kawy, bo w ten sposób zakład zapewnia im profilaktyczne napoje. Inny oddział tej firmy zorganizował natomiast u siebie kącik, gdzie członkowie załogi mogą sobie do woli przyrządzać kawę lub herbatę oraz wziąć butelkę wody mineralnej. Od wartości wskazanych artykułów spożywczych firma nie nalicza składek i podatku dochodowego od osób fizycznych, traktując je jako świadczenia wynikające wprost z przepisów bhp. Czy postępuje prawidłowo?
– pyta czytelnik.
Nie.
Składki i zaliczki od dochodów osobistych należy odprowadzać z tytułu produktów przydzielonych indywidualnie pracownikowi w naturze, czyli paczki herbaty, puszek kawy i cukru.
Wolne od jakichkolwiek danin są tylko profity podwładnego polegające na korzystaniu z kącika zbiorowego poczęstunku, gdzie każdy może przyrządzić napój z dostępnych artykułów spożywczych.
Woda dla wszystkich
Mamy obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Nakaz taki wynika z § 13 i 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).
Często uwalniamy się od jego wykonania, przekazując podwładnym określoną ilość pudełek herbaty, kawy, cukru, śmietanki itd. albo też pieniędzy na zakup bezpośrednio napojów czy też produktów do ich przyrządzenia (właśnie kawy, herbaty itp.).
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i zamienne ekwiwalenty przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub ich aktów wykonawczych. Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).
Organy podatkowe uważają, że właśnie te odrębne ustawy i akty wykonawcze polecają nam zapewnić zatrudnionym wodę pitną bądź inne napoje w naturze. Nie dopuszczają żadnych ekwiwalentów, zwłaszcza finansowych. Przydzielenie indywidualnie pracownikowi określonej ilości paczek kawy i/lub herbaty kwalifikują natomiast za dostarczenie artykułów spożywczych a nie napojów.
Dlatego świadczenia z tego tytułu przysparzają obdarowanemu przychodu podlegającego opodatkowaniu. Wartość tych produktów (w cenie brutto, z VAT) doliczamy do innych wynagrodzeń i należności, jakie podwładny dostał w miesiącu przekazania mu kawy i herbaty, a od zsumowanych pobieramy zaliczkę na podatek dochodowy. Wynika tak m.in. z indywidualnych interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 marca 2010 (IBPII/1/415-953/09/AŻ) i z 16 grudnia 2009 (IBPBII/1/415-734/09/BD). Dotyczy to również zleceniobiorców.
Zwolnienie ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obejmuje świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów bhp oraz zamienne ekwiwalenty wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub ministra.
Stanowi o tym § 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe).
W takim razie – podobnie jak przy uldze podatkowej – udostępniane zatrudnionym paczki herbaty i kawy nie są świadczeniem rzeczowym bhp ani ekwiwalentem wypłacanym w świetle regulacji wydanych przez RM bądź ministra. Dlatego trzeba od ich wartości odprowadzić składki, co odnosimy również odpowiednio do zleceniobiorców (§ 2 ust. 1 pkt 6 w związku z § 5 ust. 2 rozporządzenia składkowego).
Dla niektórych dodatkowe napoje
Zatrudnionym stale bądź okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewniamy, oprócz wody, jeszcze inne napoje – o ilości, rodzaju i temperaturze dostosowanej do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych zainteresowanego (art. 232 kodeksu pracy, § 112 rozporządzenia o ogólnych przepisach bhp, rozporządzenie RM z 28 maja 1996 w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów; DzU nr 60, poz. 279).
Te tzw. profilaktyczne napoje udostępniamy bez ograniczeń, w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, a ich rodzaj i temperaturę dopasowujemy do warunków świadczenia pracy (zimne przy wysokiej temperaturze i gorące przy niskiej).
Wykaz stanowisk uprawniających do profilaktycznych napojów oraz dokładne zasady ich wydawania ustalamy sami w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – po zasięgnięciu opinii reprezentantów personelu. Kierujemy się przy tym wytycznymi z rozporządzenia o ogólnych przepisach bhp.
Profilaktyczne napoje udostępniamy przez całą dniówkę roboczą, kiedy zatrudniony pracuje w warunkach szczególnie uciążliwych. Musimy też zadbać o odpowiednie warunki higienicznosanitarne ich spożywania. Nie ma mowy o pieniężnym równoważniku z tego tytułu.
Organy podatkowe uważają, że profilaktyczne napoje wydane podwładnemu/zleceniobiorcy w formie paczek herbaty i/lub kawy nie spełniają przesłanek z rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach, a więc nie są profilaktycznymi napojami.
To rozporządzenie wymaga bowiem zapewnienia takim osobom napojów, a nie artykułów spożywczych. Wobec tego wartość takich świadczeń w naturze trzeba dodać do pozostałych przychodów pracownika/wykonawcy w miesiącu ich wręczenia i razem opodatkować. Potwierdzają to indywidualne interpretacje dyrektora IS w Katowicach z 9 czerwca 2009 (IBPB2/415-478/08/Asz) i z 15 marca 2010 (IBPBII/1/415-953/09/AŻ).
To samo należy odnieść do kwestii ubezpieczeniowych. Przekazane we wskazanej w pytaniu formie świadczenia nie wynikają z przepisów wydanych przez RM czy ministra i dlatego potrącamy od nich również składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, ewentualnie FP i FGŚP.
W najlepszej sytuacji są pracownicy oddziału firmy wskazanej w pytaniu, dla których szef zorganizował kącik zbiorowego zaopatrzenia w wodę bądź inne napoje. W tym wypadku od skonsumowanych napojów nie oddadzą oni ani grosza ZUS i skarbówce, bowiem nie da się ustalić wartości świadczenia przypadającego na konkretnego podwładnego. Wynika tak z indywidualnej interpretacji dyrektora IS w Katowicach z 17 września 2008 (IBPB2/415-1104/08/ASz).
Przykład
Załóżmy, że firma wskazana w pytaniu na początku czerwca przekazała pracownikom i zleceniobiorcom przydział kawy i herbaty na III kwartał 2011 o wartości 52 zł na jedną osobę.
Pan Jan, pracownik, otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 2000 zł brutto, złożył PIT-2, przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów (111,25 zł), a w czerwcu nie opuści żadnego dnia pracy. Pani Magda, zleceniobiorca, też zarabia 2000 zł brutto miesięcznie.
Korzysta z kosztów uzyskania przychodu na poziomie 20 proc., nie składała wniosku o stosowanie do wyższej stawki podatkowej 32 proc. ani nie zgłosiła się dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego.
Przychód
Pracownik: 2000 zł pensji + 52 zł świadczenia = 2052 zł
Zleceniobiorca: 2000 zł pensji + 52 zł świadczenia = 2052 zł
Środki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez ubezpieczonego
- podstawa wymiaru 2052 zł
- składka emerytalna 2052 zł x 9,76 proc. = 200,28 zł
- składki rentowe 2052 zł x 1,5 proc. = 30,78 zł
- składka chorobowa
2052 zł x 2,45 proc. = 50,27 zł
- razem 281,33 zł
- podstawa wymiaru 2052 zł
- składka emerytalna 2052 zł x 9,76 proc. = 200,28 zł
- składki rentowe 2052 zł x 1,5 proc. = 30,78 zł
- razem 231,06 zł
Składki na ubezpiecznie zdrowotne
- podstawa wymiaru 2052 zł – 281,33 zł = 1770,67 zł
- pełna składka 1770,67 zł x 9 proc. = 159,36 zł
- składka do odliczenia od podatku
1770,67 zł x 7,75 proc. = 137,23 zł
- podstawa wymiaru 2052 zł – 231,06 zł = 1820,94 zł
- pełna składka 1820,94 zł x 9 proc. = 163,88 zł
- składka do odliczenia od podatku 1820,94 zł x 7,75 proc. = 141,12 zł
Koszt uzyskania przychodu
111,25
(2052 zł – 231,06 zł) x 20 proc.= 364,19 zł
Zaliczka na podatek dochodowy
- podstawa opodatkowania 2052 zł – (281,33 zł + 111,25 zł) = 1659,42 zł, po zaokrągleniu 1659 zł
- podatek (1659 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 252,29 zł
- zaliczka do US
252,29 zł – 137,23 zł = 115,06 zł, po zaokrągleniu 115 zł zł
- podstawa opodatkowania 2052 zł – (231,06 zł + 364,19 zł) = 1456,75 zł, po zaokrągleniu 1457 zł
- podatek 1457 zł x 18 proc. = 262,26 zł
- zaliczka do US 262,26 zł – 141,12 zł = 121,14 zł,
po zaokrągleniu 121 zł
Kwota do wypłaty
2052 zł – (281,33 zł + 159,36 zł + 115 zł) = 1496,31 zł
2052 zł – (231,06 zł + 163,88 zł + 121 zł) = 1536,06 zł
Trochę teorii, trochę praktyki
Pracodawca ma obowiązek dostarczać profilaktyczne napoje zatrudnionym:
- w warunkach gorącego mikroklimatu charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 250C (tu napoje należy dodatkowo wzbogacić o sole mineralne i witaminy),
- w warunkach mikroklimatu zimnego charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
- przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej –100C lub powyżej 250C,
- przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
- na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 280C.
Czytaj też:
Zobacz więcej:
» Podatki i księgi » Podatek dochodowy » Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Świadczenia dla pracowników » Posiłki i napoje
» ZUS » Składki ZUS » Świadczenia dla pracowników
» Kadry i płace » Świadczenia dla pracowników
Zobacz poradnik:
» Poradniki kadrowo-płacowe » Wynagrodzenia » Płacę, więc liczę
