Po zwrot zaliczki szef musi iść do sądu

- Pracownik na początku pracy dostał zaliczkę. Teraz ma zostać zwolniony i prawdopodobnie nie będzie miał wypłaconego wynagrodzenia za cały miesiąc (grozi mu dyscyplinarka). Wypłacona zaliczka przekroczy kwotę wynagrodzenia. Jak mam teraz odzyskać od tego pracownika pieniądze? Czy ma mi podpisać zobowiązane do zwrotu tej zaliczki?

– pyta czytelniczka.

Jak wynika z opisanej sytuacji, wynagrodzenie pracownika prawdopodobnie będzie za niskie na potrącenie w całości pobranej przez niego zaliczki, ponieważ nie otrzyma wynagrodzenia za pełny miesiąc.

Jeżeli ten zatrudniony nie ureguluje dobrowolnie należności (np. przez wpłatę na konto firmy), szef może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Wcześniej powinien jednak wystosować do pracownika pisemne wezwanie do zapłaty nierozliczonej zaliczki w określonym terminie.

Gdy podwładny nie spełni tego żądania, będzie podstawa do wszczęcia postępowania sądowego.

W zakresie potrącania zaliczek udzielonych pracownikowi na poczet delegacji lub innych wydatków służbowych mają zastosowanie:

- art. 87 § 1 pkt 3 kodeksu pracy – dotyczący potrącania z wynagrodzenia wypłaconej zaliczki pieniężnej,

- art. 124 k.p. – określający odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

Jeżeli wartość wydatków jest niższa od otrzymanej przez pracownika zaliczki, musi on rozliczyć się z niewykorzystanych środków. A gdy tego nie zrobi, pracodawcy przysługuje prawo do ich potrącenia z wynagrodzenia podwładnego bez jego zgody.

Art. 87 – 87

1

k.p. określają rodzaje potrąceń obowiązkowych z wynagrodzenia pracownika (realizowane bez zgody podwładnego), ich kolejność i kwoty wolne, czyli takie, które zatrudniony musi otrzymać, mimo dokonywania potrącenia (w przypadku zaliczek 75 proc. minimalnej płacy netto).

To ostatnie ograniczenie powoduje, że nie zawsze będzie możliwe potrącenie pełnej kwoty, którą podwładny powinien zwrócić pracodawcy.

I jeszcze jedno. Otóż z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek pracodawca może pracownikowi potrącić „nierozliczoną zaliczkę na wydatki służbowe” do wysokości połowy wynagrodzenia.

Ponieważ czytelniczka nie doprecyzowała, jakiego rodzaju zaliczkę pracownik otrzymał, należałoby również wziąć pod uwagę zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia, która staje się przychodem pracownika ze stosunku pracy z chwilą jej otrzymania lub postawienia do dyspozycji.

Zatem pracodawca zobowiązany jest naliczyć od przekazanej pracownikowi zaliczki składki ZUS i podatek w miesiącu, w którym zatrudniony ją dostał.

Taka zaliczka nie jest zaliczką w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 k.p., co potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 24 lipca 2001 (I PKN 552/00). Jeśli pracownik ją otrzymuje, nie ma obowiązku zwrotu. Jej rozliczenie następuje bowiem na ogół przez pomniejszenie wynagrodzenia za dany miesiąc o wcześniej wypłaconą jego część.

W tym wypadku również możemy mieć do czynienia z sytuacją, w której wypłacona zaliczka będzie przewyższała wynagrodzenie należne za dany miesiąc, np. gdy pracodawca wypłaci pracownikowi na początku miesiąca zaliczkę w wysokości połowy jego miesięcznego wynagrodzenia, a za kilka dni pracownik zostanie zwolniony bez wypowiedzenia.

W tej sytuacji jeśli pracownik dobrowolnie nie dokona zwrotu wynagrodzenia, pracodawca również może dochodzić swoich roszczeń o zwrot części wynagrodzenia na drodze sądowej.

Nierozliczona część zaliczki udzielonej na wydatki służbowe, do której stosuje się art. 87 k.p., nie będzie nienależnym świadczeniem. Nie mamy bowiem do czynienia z błędnym wyliczeniem wynagrodzenia (nadpłatą) lub z omyłkowo wypłaconą pracownikowi kwotą wynagrodzenia, do której nie było podstaw.

Dlatego pracodawca nie może zastosować przepisów kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. To samo dotyczy zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia.

Autorka jest specjalistką ds. kadr i płac w KR Audyt sp. z o.o. sp. kom.