Nadpłata pensji dokłada obowiązków

- Przy wypłacie za listopad w grudniu 2010 r. nadpłacono pracownikowi wynagrodzenie. Kwotę nadpłaty wpłacił on do kasy firmowej w styczniu tego roku. Czy oprócz korekty deklaracji rozliczeniowych do ZUS pracodawca lub podwładny mogą ponieść jeszcze jakieś konsekwencje?

– pyta czytelniczka.

Rozliczenie dokonanego przez pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia następuje zwykle w kilku etapach (piszemy o nich dalej).

Prostszym sposobem byłoby pomniejszenie przychodu zatrudnionego w  kolejnym miesiącu o powstałą nadpłatę w kwocie brutto, za jego pisemną zgodą. Ale to byłoby możliwe, gdyby pracownik sam nie uregulował nadpłaconego wynagrodzenia na konto pracodawcy.

Zwrot nienależnie wypłaconego świadczenia nie powoduje konieczności korygowania informacji PIT-11 (zawiera przychody wraz z nadpłaconym świadczeniem) i deklaracji PIT-4R, bo odzwierciedlają one stan faktyczny, wynikający z wypłaconych w danym roku podatkowym wynagrodzeń.

Ponieważ pracownik dokonał zwrotu nienależnego świadczenia w styczniu następnego roku, rozliczenie powstałej nadpłaty nastąpi w roku podatkowym, w którym pracownik ją oddał. Uwaga! Pracownik zwraca kwotę netto powiększoną o zaliczkę na podatek, a nie kwotę brutto nadpłaconego świadczenia.

Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). Tak stanowi art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej ustawa o PIT).

Zatem pracodawca, naliczając wynagrodzenie pracownika za styczeń, powinien był pomniejszyć dochód pracownika o kwotę dokonanego zwrotu. Jeżeli nie było możliwe odliczenie pełnego zwrotu, np. z powodu niskich dochodów zatrudnionego, wówczas płatnik może rozliczyć nadwyżkę wynagrodzenia w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Taki sposób rozliczenia nadpłaty (za pośrednictwem płatnika) jest możliwy, gdy w momencie zwrotu nienależnego świadczenia pracownik nadal pozostaje w stosunku pracy i uzyskuje przychody z tego tytułu.

W przeciwnym razie podatnik (pracownik) musiałby dokonać pomniejszenia dochodu samodzielnie w swoim zeznaniu rocznym, na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT.

Przepis ten pozwala odliczyć od dochodu dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Rozliczenia w tym trybie dokonuje podatnik na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę na rzecz pracodawcy nadpłaconego wynagrodzenia wraz z zaliczką. Jeżeli kwota zwrotu przekraczałaby uzyskany przez pracownika w roku podatkowym dochód, art. 26 ust. 7h ustawy o PIT daje możliwość odliczenia zwrotu od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych.

Zwrot nienależnie wypłaconego świadczenia powoduje konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych ZUS, w których płatnik składek wykaże prawidłową podstawę składek. Korektę deklaracji należy sporządzić za miesiąc, w którym wypłacono pracownikowi nienależne świadczenie, czyli w tym wypadku za grudzień.

W związku z tym na koncie płatnika powstanie nadpłata składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi kwotę składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowej przez pracownika oraz nadpłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Nadpłacone składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy w miesiącu ich otrzymania, dlatego pracodawca powinien doliczyć ich wartość do wynagrodzenia zatrudnionego i naliczyć od tego zaliczkę na podatek.

Natomiast sposób rozliczenia zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne został określony w art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem kwotę zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym wystąpiły te okoliczności, podatnik jest obowiązany doliczyć odpowiednio do dochodu lub podatku.

Gdy pracodawca sporządza dla pracownika PIT-40, zwrot składki na ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości 7,75 proc.) powinien rozliczyć w tej deklaracji.

Autorka jest specjalistką ds. kadr i płac w K.R. Audyt

Czytaj też

Zobacz: