Pracownik księgowości otrzymał polecenie wyjazdu w podróż służbową samochodem firmowym i przewiezienia dwóch innych zatrudnionych.
Wyjechali we wtorek o 5.30, na miejsce dotarli o 9. Od 10 do 14.30 byli na spotkaniu handlowym, od 15.30 do 20 wracali. Samochodem kierowała przez cały czas ta sama osoba (w zakresie czynności nie ma prowadzenia samochodów służbowych).
Pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w godz. 8 – 16. W jaki sposób rozliczyć w tym dniu czas pracy poszczególnych osób biorących udział w delegacji?
– pyta czytelnik.
W delegacji uczestniczyły osoby, które nie wykonywały jakiejkolwiek pracy w trakcie samego przejazdu oprócz samego uczestnictwa w spotkaniu handlowym, oraz pracownik zobowiązany do ich przewiezienia. Dla niego czas przejazdu będzie zaliczany do czasu pracy.
Wpłynie to na wysokość kosztów delegacji obejmujących łącznie zarówno świadczenia delegacyjne, jak i wynagrodzenie za przepracowany czas.
Co do zasady czas przejazdu przypadający poza zwykłymi godzinami pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy, jeżeli nie wykonywał w tym okresie konkretnych czynności na rzecz pracodawcy.
Do czasu pracy wliczamy bowiem:
- w całości czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z jego rozkładu czasu pracy; skoro wskazane w pytaniu osoby pracują od poniedziałku do piątku w godz. 8 – 16, wyjazd służbowy w tych godzinach w całości wliczany jest do ich czasu pracy,
- czas poświęcony na rzeczywiste wykonywanie pracy podczas podróży służbowej niezależnie od tego czy przypada na godziny pracy pracownika wynikające z jego rozkładu czasu pracy czy ma miejsce poza tymi godzinami.
Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 4 lipca 1978 r. (I PR 45/78), podczas podróży służbowej pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje do dyspozycji zakładu pracy w rozumieniu art. 128 kodeksu pracy, chyba że faktycznie wykonuje służbowe zadania.
SN konsekwentnie przyjmuje taki sposób podejścia do rozliczania czasu pracy podczas podróży służbowej.
W wyroku z 27 października 1981 r. (I PR 85/81) SN
orzekł, że odbywanie podróży służbowej poza „czasem pracy” nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje.
Wskazane w pytaniu osoby można podzielić w zakresie rozliczania czasu pracy na dwie grupy:
- osoby przewożone,
- pracownika przewożącego na polecenie pracodawcy innych pracowników.
Pierwsza grupa to ci, których praca podczas wyjazdu polegała na uczestnictwie w spotkaniu handlowym. Jego czas w pełni przypadał na zwykłe godziny pracy.
Wynika z tego, że w tym dniu przepracowali osiem godzin, mimo że spotkanie było krótsze. Nie można nie wliczać pozostałych godzin w przedziale 8 – 16 do czasu pracy, bo musieliby odpracować czas delegacji.
Zupełnie inaczej będzie wyglądać rozliczenie czasu pracy pracownika kierującego samochodem. On, oprócz uczestnictwa w spotkaniu, był zobowiązany do wykonania konkretnych czynności na rzecz pracodawcy. Nie można przyjąć, że czas przejazdu dla niego był okresem nieświadczenia pracy. W podobny sposób wypowiedział się SN w wyroku z 4 kwietnia 1979 r. (I PRN 30/79).
Stwierdził, że w czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie.
Jeżeli jednak jedynym celem podróży jest przewóz zatrudnionych i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy.
Zatem pracownik, który wykonuje polecenie kierowania pojazdem i przewozu innych osób, świadczy pracę. Czas prowadzenia samochodu trzeba wliczyć do jego czasu pracy nawet wówczas, gdy przypadał poza jego zwykłymi godzinami pracy.
Tak samo należy postąpić z godzinami spotkania handlowego, w którym ta osoba brała udział, i pozostałym czasem, wskazanym w regulaminie pracy jako zwykłe godziny pracy. Cały czas wyjazdu (14,5 godziny) będzie więc czasem pracy tego pracownika. Wliczymy bowiem następujące okresy:
- 5.30 – 9, tj. czas przejazdu – prowadzenie pojazdu,
- 9 – 10, tj. czas niepoświęcony na pracę, ale przypadający na godziny pracy,
- 10 – 14.30, tj. czas spotkania handlowego,
- 14.30 – 15.30, tj. czas niepoświęcony na pracę, ale mieszczący się w godzinach pracy,
- 15.30 – 20, tj. czas powrotu – prowadzenie pojazdu.
Doba pracownicza tego pracownika trwa od godz. 8 do 8 następnego dnia. Czas przypadający na godz. 5.30 – 8 stanowi zatem pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy w dobie poniedziałkowej.
Dopiero pozostała część delegacji jest przypisana do wtorkowego czasu pracy. Może mieć to znaczenie, zwłaszcza gdy poniedziałek jest ostatnim dniem okresu rozliczeniowego czasu pracy. Pracodawca nie będzie mógł w takim wypadku narzucić pracownikowi rekompensaty poniedziałkowych nadgodzin czasem wolnym.
Jedynym świadczeniem „delegacyjnym” przysługującym pracownikom będzie w tym wypadku dieta. Środek transportu mają zapewniony. Jadąc na miejsce samochodem służbowym, nie ponoszą kosztów przejazdów lokalnych. Nie wchodzi w grę także koszt noclegu.
Dietę naliczamy za czas od wyjazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do powrotu do miejscowości zakończenia podróży. W tym wypadku delegacja trwała 14,5 godziny. Każdy z pracowników powinien otrzymać pełną dietę, czyli 23 zł.
Tak wynika z § 4
w zw. z art. 77
5
§4 k.p.
Pracownik prowadzący auto w delegacji pracował w nadgodzinach. W zamian należy mu się czas wolny lub rekompensata finansowa. Na tę drugą składa się wynagrodzenie i dodatek.
Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania, to 60 proc. wynagrodzenia.
Dodatkowe składniki do wynagrodzenia liczy się tylko przy ustalaniu wynagrodzenia za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Natomiast określając wartość dodatków za nadgodziny, bierzemy pod uwagę tylko wynagrodzenie zasadnicze.
Taką wykładnię potwierdza SN w uchwale z 3 kwietnia 2007 r. (II PZP 4/07). W jej uzasadnieniu czytamy m.in., że wynagrodzenie zasadnicze jest jedynym koniecznym i występującym w każdym wynagrodzeniu za pracę ekwiwalentem świadczonej przez pracownika pracy. Jest ono główną częścią wynagrodzenia, ale może być też jego składnikiem wyłącznym.
Wynagrodzenie zasadnicze najściślej łączy się z rodzajem wykonywanej pracy (tj. pracą określonego rodzaju lub na określonym stanowisku), stanowiąc bezpośrednią zapłatę za tę pracę i wymagane do jej wykonywania kwalifikacje. W odróżnieniu od wynagrodzenia zasadniczego inne (dodatkowe) składniki wynagrodzenia nie wynikają z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną.
Załóżmy, że jego pracodawca rozlicza nadgodziny finansowo. Pracownik kierujący pojazdem zarabia 3500 zł stałej miesięcznej pensji, otrzymuje dodatek funkcyjny (400 zł miesięcznie) i dodatek za wysługę lat (350 zł miesięcznie).
Przyjmijmy, że
- pora nocna została określona na godz. 21 – 5 (nie powstaje więc w tym wypadku prawo do dodatku za pracę w nocy),
- wyjazd miał miejsce w lutym br., kiedy jest do przepracowania 160 godzin,
- poza tym wyjazdem pracownik nie będzie pracował w lutym w godzinach nadliczbowych.
Ponieważ godziny nadliczbowe przypadły w normalnym dniu pracy pracownika, przysługuje mu za nie wynagrodzenie i 50-proc. dodatek. Obliczymy wynagrodzenie za przepracowane 6,5 godziny pracy nadliczbowej i dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę.
KROK 1. Wynagrodzenie za nadgodziny
KROK 2. Wartość dodatku
KROK 3. Kwota łączna
Łącznie pracownik powinien otrzymać, oprócz stałych składników wynagrodzenia i diety, 243,75 zł z racji pracy w nadgodzinach.
Trochę teorii, trochę praktyki
- Podróż służbowa nie jest okresem oderwanym od pojęcia czasu pracy. Musi być w pełni rozpisana w ewidencji czasu pracy, ze wskazaniem przepracowanego czasu, liczby godzin nadliczbowych itp.
- Pracodawca ma możliwość rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym lub dodatkiem do wynagrodzenia (50 lub 100 proc. w zależności od tego, kiedy nadgodziny miały miejsce). Czas wolny udzielany jest w wymiarze:
- 1 : 1, gdy pracownik złoży wniosek o takie rozliczenie,
- 1,5 godziny wolnej za godzinę nadliczbową, gdy taka rekompensata następuje z inicjatywy pracodawcy.
Czytaj też:
Więcej w serwisach:
Podróże służbowe i ryczałty samochodowe
