Zakładowy fundusz socjalny co do zasady tworzą te firmy, w których pracuje co najmniej 20 osób. Przy czym liczy się stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku. Tak też wynika z art. 3 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.[/link]; ustawa o ZFŚS).

Działalność socjalna, dla której powołuje się fundusz, obejmuje różne usługi świadczone przez pracodawców. Wydatkowane jest on na rzecz różnych form wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

[srodtytul]Reguły wewnętrzne...[/srodtytul]

Szczegółowe zasady udzielania pomocy i gospodarowania środkami zakładowego funduszu określa jego regulamin. Z niego też wynika, kto i kiedy na dofinansowanie może liczyć. Trzeba bowiem wiedzieć, że uprawnionymi nie muszą być jedynie pracownicy, ale także ich rodziny czy osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak dzieło, zlecenia czy umowa agencyjna.

[b]Środkami funduszu natomiast zawsze administruje pracodawca.[/b] Mówi o tym art. 10 ustawy o ZFŚS.

Czasem z postanowień regulaminu zakładowego funduszu socjalnego wynika, że pracownikom przysługuje możliwość skorzystania z dopłaty do wypoczynku ich dzieci. W takich sytuacjach osoba uprawniona, która chciałaby skorzystać z takiego wsparcia, musi złożyć odpowiedni wniosek. Pomocy nie dostanie bowiem z automatu. Pracodawca nie wypłaci pieniędzy z własnej inicjatywy.

Takie podanie powinno trafić do firmy po opłaceniu w całości lub uregulowaniu przedpłaty za pobyt dziecka na kolonii lub zimowisku. Oczywiście, szczegółowe zasady dotyczące udzielania pomocy i jej wysokości powinny być określone w regulaminie zakładowego funduszu socjalnego.

[srodtytul]... i ulga podatkowa...[/srodtytul]

[b]Pracownik, który przedstawi stosowne dokumenty stwierdzające pobyt niepełnoletniego potomka na wczasach, kolonii czy obozie zorganizowanym przez uprawnioną do tego firmę, może skorzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.[/b]

Będzie to możliwe na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.; ustawa o PIT).[/link]

Wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości.

[b]Aby pracownik skorzystał ze zwolnienia od podatku dopłaty do wypoczynku dzieci, musi posiadać dowód wpłaty.[/b] Taki dokument musi zawierać określone dane i informacje.

[b]Ma z niego wynikać, kto jest organizatorem wypoczynku, kto z niego korzystał (tj. imię i nazwisko córki lub syna), z jakiej formy wypoczynku korzystało dziecko (musi to być forma zorganizowana przez uprawniony podmiot) i w jakim okresie oraz jaka jest kwota poniesionego wydatku.[/b] Dowód wpłaty musi podpisać osoba, która wystawiła ten dokument.

Po przedstawieniu przez pracownika dokumentów potwierdzających dokonanie opłaty lub przedpłaty zorganizowanej formy wypoczynku takie dofinansowanie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych już w momencie dokonania dopłaty.

[b]Tu uwaga![/b] Zakład pracy nie zawsze musi zastosować zwolnienie od podatku. Robi to tylko wtedy, gdy pracownik rzeczywiście poniósł wydatek i odpowiednio go udokumentował. Wynika to z tego, że to podwładny musi wykazać swoje prawo do przysługującego mu zwolnienia i przedłożyć pracodawcy dowody. Przepisy nie określają wprost, jaki dowód powinien przedstawić zatrudniony, który poniósł wydatek związany z wypoczynkiem dziecka do lat 18.

W ewentualnym sporze z urzędem skarbowym obowiązuje zasada, że dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jest to zgodne z art. 180 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?n=1&id=176376&wid=328885]ordynacji podatkowej[/link]. Zwyczajowo przyjmuje się, że są to dowody wpłaty.

[ramka][b]Decyduje sytuacja życiowa[/b]

[b]Pracodawcy administrującemu środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie wolno ich wydatkować niezgodnie z regulaminem funduszu. [/b]

Postanowienia takiego aktu nie mogą natomiast być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Potwierdził to [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00).[/b] [/ramka]

[srodtytul]... oraz ubezpieczeniowa[/srodtytul]

Dofinansowanie wypoczynku dziecka ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest natomiast oskładkowane.

Brak obowiązku odprowadzania składek ubezpieczeniowych obowiązuje niezależnie od kwoty takiej dopłaty. Mówi o tym § 2 ust. 1 pkt 19 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).[/link]

[ramka][b]Uwaga [/b]

[b]Jeśli dziecko w ostatniej chwili nie pojedzie na zaplanowane kolonie, a rodzic otrzymał już zwrot poniesionej opłaty za wypoczynek, to wszystko, co otrzymał od pracodawcy, stanowi jego przychód ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.[/b][/ramka]