Pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego, pracodawca wypłaca tzw. wynagrodzenie urlopowe, w tym samym terminie, w którym wypłaca normalną pensję. I to, zasadniczo, w takiej wysokości, w jakiej otrzymałby, gdyby w tym czasie normalnie pracował (art. 172 k.p.).

Obliczając ją, musi stosować [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74468]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.[/link], zwane dalej rozporządzeniem urlopowym).

[srodtytul]Co w podstawie[/srodtytul]

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się wszystkie składniki wynagrodzenia ze stosunku pracy i inne świadczenia z nim związane, z wyłączeniem tych szczegółowo wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Pomijamy zatem:

- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

- gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

- dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- nagrody z zakładowego funduszu nagród,

- należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

- dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastki),

- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

- wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Nie wliczamy zatem do podstawy wynagrodzenia urlopowego składników jednorazowych lub nieperiodycznych, ponieważ nie spełniają warunku przysługiwania za czas urlopu takiego wynagrodzenia, jakie podwładny by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. W taki sam sposób traktujemy te, które nie mają związku z efektywnym wykonywaniem pracy, np. wynagrodzenie za przestój. Oznacza to, że uwzględniamy inne części składowe pensji, takie jak:

- dodatki do wynagrodzenia (np. stażowy, funkcyjny, za warunki pracy, znajomość języków obcych),

- premie regulaminowe,

- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,

- dodatki za pracę w nocy,

- wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu,

- wynagrodzenie za czas dyżuru,

- wynagrodzenie za przerwy w pracy w przerywanym systemie czasu pracy.

[srodtytul]Nie każda premia [/srodtytul]

O tym, jak postępować przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia urlopowego z premiami, rozstrzygnął Sąd Najwyższy. Uznał on, że premie regulaminowe, w tym premie wypłacane co pewien czas i za okresy zróżnicowane co do ich długości, podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, ponieważ są to świadczenia periodyczne ([b]wyrok SN z 22 września 2000 r., I PKN 33/00[/b]). Nakazał natomiast pomijać premie uznaniowe, ponieważ ich przyznanie jest uzależnione od spełnienia określonych zadań lub za określone osiągnięcie, nie mają one charakteru roszczeniowego i w konsekwencji nie stanowią składnika wynagrodzenia za pracę ([b]wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00[/b]).

[ramka][b]Przykład[/b]

Pani Janina jest zatrudniona w sklepie odzieżowym, a jej wynagrodzenie składa się z: wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 1000 zł, premii uznaniowej oraz prowizji uzależnionej od wysokości obrotów sklepu. W czerwcu 2009 r. wykorzysta 10 dni urlopu wypoczynkowego. Podstawę wymiaru należnego jej wynagrodzenia urlopowego stanowić będą następujące składniki wynagrodzenia:

- pensja zasadnicza w wysokości 1000 zł,

- prowizja uzależniona od obrotu – a dokładnie łączna wysokość prowizji otrzymanych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, tj. z miesięcy: marca, kwietnia i maja 2009 r.

Natomiast w podstawie nie będzie uwzględniana premia uznaniowa.[/ramka]

[srodtytul]Ważny jest rodzaj składnika[/srodtytul]

Zanim przystąpimy do obliczania wynagrodzenia za czas korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, najpierw zastanówmy się, czy działania matematyczne będą konieczne. Bo to zależy od rodzaju składników wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik wybierający się na wypoczynek. Przepisy rozporządzenia urlopowego wyróżniają składniki:

- stałe – czyli określone w stałej stawce miesięcznej,

- zmienne – przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc,

- zmienne – należne za okresy dłuższe niż miesiąc.

[b]Stałe składniki wynagrodzenia (składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości) uwzględniamy w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu[/b] (§ 7 rozporządzenia urlopowego). W praktyce dotyczy to najczęściej wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków lub premii wypłacanych co miesiąc w tej samej wysokości. Gdy wyłącznie one składają się na pobory pracownika, nie musimy dokonywać żadnych przeliczeń ze względu na urlop. Wypłacamy je po prostu w zwykłym terminie w stałej wysokości.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględniamy w podstawie wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). W taki sposób postępujemy m.in. z wynagrodzeniem: określonym stawką godzinową, za godziny nadliczbowe, akordowym i prowizyjnym, a także z dodatkami za pracę w porze nocnej, premią miesięczną, której wysokość zależy od wykonanych zadań lub od osiąganych dochodów. Jeśli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, możemy je wliczyć w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Problem jednak w tym, że przepisy nie wyjaśniają pojęcia „znacznego wahania”. W związku z tym należy przyjąć, że decyzja co do okresu, z jakiego będzie sumował wypłaty należy, do pracodawcy.

Składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc nie wliczamy do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Wypłacamy je (tak samo jak składniki stałe w stałej miesięcznej wysokości) w zwykłych terminach wypłaty, nawet jeśli przypadają one w trakcie urlopu wypoczynkowego. Okres korzystania przez pracownika z wypoczynku jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Klasycznym przykładem takiego składnika wynagrodzenia będzie np. premia kwartalna, w odniesieniu do której opisana wcześniej regulacja powoduje, że pracownik zachowuje prawo do tego świadczenia pomimo korzystania z urlopu. Przyjęte rozwiązanie prawne w tym zakresie stanowi realizację zasady, że pracownikowi za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie takie, jakie osiągnąłby, gdyby w tym czasie pracował.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Karol pracuje w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym i otrzymuje wynagrodzenie określone stałą stawką miesięczną w wysokości 3000 zł.

W czerwcu 2009 r. korzysta z urlopu wypoczynkowego. Ponieważ w poprzednich miesiącach pracownik ten świadczył pracę w godzinach nadliczbowych, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu należy wziąć pod uwagę:

- dziesięć godzin nadliczbowych przepracowanych w marcu 2009 r., z których pięć godzin stanowiły nadgodziny dobowe,

- 15 godzin nadliczbowych przepracowanych w kwietniu 2009 r., z których dziesięć godzin stanowiły nadgodziny dobowe,

- pięć godzin nadliczbowych średniotygodnowych przepracowanych w maju 2009 r.

Zatem na wynagrodzenie urlopowe pracownika złoży się:

- 3000 zł pensji zasadniczej – uwzględnione w stałej stawce miesięcznej,

- wynagrodzenie otrzymane za pracę w godzinach nadliczbowych z przekroczenia dobowej normy czasu pracy (tj. pięć nadgodzin z marca, dziesięć nadgodzin z kwietnia).

Natomiast wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych powstałych z przekroczenia normy średniotygodniowej – jako składnik wynagrodzenia przysługujący za okresy dłuższe niż miesiąc – powinno być wypłacone niezależnie od wynagrodzenia za urlop, w normalnych terminach płatności wynagrodzenia, po zakończeniu okresu rozliczeniowego, tj. za pięć nadgodzin przepracowanych w marcu i za dziesięć nadgodzin przepracowanych w sumie w kwietniu i maju. Jeśli zostaną rozliczone tak, by wynagrodzenie za nie mogło być wypłacone wraz z pensją za czerwiec, to w tym terminie powinno trafić do rąk pana Karola, jeśli nie – to w terminie ustalonym w firmie dla wypłaty takich składników.[/ramka]

[srodtytul]Sposób wyliczania[/srodtytul]

Mając ustaloną podstawę wynagrodzenia urlopowego, możemy przystąpić do jego obliczania. W tym celu wykonujemy - zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia urlopowego - dwa działania:

- najpierw obliczamy stawkę za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego poprzez podzielenie podstawy przez liczbę godzin, w ciągu których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (czyli z trzech lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu); pamiętajmy, by uwzględnić godziny faktycznie przepracowane, czyli również godziny nadliczbowe,

- następnie ustalamy pełne wynagrodzenie urlopowe, mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pani Anna, zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy, otrzymuje wynagrodzenie określone stawką prowizyjną, wypłacaną w ostatnim dniu miesiąca. W okresie od 1 do 5 czerwca 2009 r. korzystała z urlopu wypoczynkowego (pięć dni x osiem godz. = 40 godz.), a w maju chorowała przez tydzień (40 godzin). W ciągu trzech wcześniejszych miesięcy zarobiła: w maju 1300 zł, w kwietniu 1600 zł, a w marcu 1800 zł. W celu obliczenia wynagrodzenia urlopowego należy ustalić:

1) podstawę, czyli zsumować wynagrodzenie za marzec, kwiecień i maj 2009 r.: 1800 zł + 1600 zł + 1300 zł = 4700 zł

2) liczbę przepracowanych godzin w okresie marzec–maj: 176 godzin (wymiar w marcu 2009 r.) + 168 godzin (wymiar w kwietniu) + 120 godzin (wymiar w maju 160 godz. – 40 godz. choroby) = 464 godziny

3) stawkę godzinową: 4700 zł : 464 godz. = 10,13 zł

4) kwotę wynagrodzenia za urlop: 40 godz. x 10,13 zł = 405,20 zł[/ramka]

[srodtytul]Przy podwyżkach i nie tylko[/srodtytul]

W razie zmiany wysokości któregoś ze stałych lub zmiennych składników wynagrodzenia w okresie, z którego ustala się podstawę wynagrodzenia urlopowego (czyli przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego wykorzystywania), musimy tę podstawę ustalić ponownie, z uwzględnieniem tych zmian (§10 rozporządzenia urlopowego). Dotyczy to sytuacji, gdzie pracodawca podwyższa bądź obniża wynagrodzenie określone stawką zasadniczą czy godzinową lub rezygnuje z wypłaty określonych składników wynagrodzenia (np. premii regulaminowych). W takim przypadku należy dokonać przeliczenia zgodnie z zasadą, że za czas urlopu należy się takie wynagrodzenie, jakie by pracownik otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

[srodtytul]Gdy nie było wypłat[/srodtytul]

W sytuacji, gdy przez cały okres przyjęty do ustalania podstawy wymiaru poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wówczas przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które wynagrodzenie takie przysługiwało (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Zatem jeśli pracownik był chory lub przebywał na urlopie bezpłatnym, przez co nie otrzymał w danym miesiącu określonych składników (np. premii regulaminowej ustalonej procentowo od obrotu), podstawę wymiaru ustalamy z najbliższych miesięcy, w których te składniki pracownikowi się należały.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy zatrudniony przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzyma wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Wtedy podstawę wymiaru stanowić będzie wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

[ramka][b]Przykład[/b]

Wynagrodzenie pana Darka, zatrudnionego na stanowisku przedstawiciela handlowego, składa się z następujących składników: wynagrodzenia godzinowego w wysokości 10 zł/godz., prowizji od sprzedaży, ryczałtu za godziny nadliczbowe w wysokości 200 zł, premii kwartalnej, płatnej dziesiątego dnia po każdym zakończonym kwartale.

W okresie od 16 do 30 czerwca 2009 r. (11 dni urlopu x osiem godz. = 88 godzin) pan Darek będzie na urlopie wypoczynkowym. Do podstawy wymiaru jego wynagrodzenia za urlop nie wliczymy premii kwartalnej, ponieważ jest to zmienny składnik wynagrodzenia przysługujący za okres dłuższy niż miesiąc i zostanie ona wypłacona w terminie jej płatności, tj. 10 lipca. W okresie trzech miesięcy poprzedzających termin jego urlopu pan Darek otrzymał wynagrodzenia w następującej wysokości: w marcu – 2000 zł, w kwietniu – 2200 zł i w maju – 2300 zł. W kwietniu przez pół miesiąca chorował, a więc opuścił 84 godziny pracy (wymiar w kwietniu = 168 godz.).

Wyliczenie wynagrodzenia za urlop powinno wyglądać następująco:

1) podstawa wymiaru: 2000 zł + 2200 zł + 2300 zł = 6500 zł

2) liczba przepracowanych godzin: 176 godz. (wymiar w marcu) + 84 godz. (168 godz. – 84 godz. z tytułu choroby) + 160 godz. (wymiar w maju) = 420 godz.

3) stawka godzinowa: 6500 zł : 420 godz. = 15,48 zł

4) wynagrodzenie za urlop: 88 godz. x 15,48 zł = 1362,24 zł[/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

W przypadku przyjęcia w firmie dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych do składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc zaliczać się będzie również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych. Należna pracownikowi wysokość tego świadczenia jest bowiem ustalana i wypłacana dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. W związku z tym wynagrodzenia za nadgodziny powstałe z przekroczenia normy średniotygodnowej nie wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, ale wypłaca się je w zwykłym terminie wypłaty, obok wynagrodzenia urlopowego.[/ramka]

[ramka] [b]Gdzie się to jeszcze przyda[/b]

Warto znać zasady wyliczania wynagrodzenia przysługującego za czas urlopu wypoczynkowego również po to, aby prawidłowo naliczać świadczenia, które są obliczane według tych samych zasad. Chodzi o:

- wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy z winy pracodawcy, tzw. przestoju,

- wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,

- wynagrodzenie za czas dyżuru,

- wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie prawa do wynagrodzenia,

- dodatki wyrównawcze dla:

- pracownic w ciąży i karmiących piersią,

- pracowników z chorobą zawodową,

- pracowników niezdolnych do wykonywania dotychczasowej pracy na skutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej.[/ramka]