[i]Odpowiada Anna Martuszewicz, specjalistka z Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy[/i]
Przepisy nie określają ściśle terminu, w którym należy skorygować stan zatrudnienia w firmie. Mówią jedynie o tym, że przeciętna liczba zatrudnionych (na podstawie której co roku nalicza się odpis na ZFŚS) musi zostać skorygowana w końcu roku. Ponieważ chodzi o faktyczną liczbę zatrudnionych w ciągu całego roku kalendarzowego, to należy przyjąć, że musi to nastąpić już po 31 grudnia. Wówczas bowiem można będzie ustalić pełną liczbę pracowników we wszystkich miesiącach – także w grudniu. Prawidłowej korekty odpisów na fundusz należy dokonać, opierając się ściśle na rozporządzeniu dotyczącym sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na fundusz. Najpierw należy więc ustalić przeciętną liczbę osób zatrudnionych w każdym miesiącu i dodać wyniki do siebie. Następnie otrzymaną sumę trzeba podzielić przez 12. Wynik będzie informował o faktycznej liczbie pracujących na etatach.
[b]A jeśli będzie ona mniejsza niż ta założona na początku roku, w oparciu o którą dokonano odpisów?[/b]
W takiej sytuacji pracodawca może nadpłacone na fundusz pieniądze zaliczyć na poczet odpisów na następny rok. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli liczba zatrudnionych jest wyższa niż założona, wówczas trzeba dokonać dopłaty do funduszu. Przepisy nie określają, kiedy należy to zrobić. Wskazane jednak byłoby, aby pracodawca dokonał wpłaty niezwłocznie po dokonaniu korekty.
[b]Czy obliczając liczbę zatrudnionych, należy w niej uwzględniać także pracowników oddelegowanych do pracy za granicą czy przebywających na urlopach bezpłatnych?[/b]
Przepisy mówią o tym, że trzeba uwzględniać wszystkich pracowników – zarówno tych zatrudnionych na czas określony, jak i bezterminowo, na podstawie wszystkich istniejących form zatrudnienia, czyli umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy umowy spółdzielczej. Dotyczy to też osób przebywających na urlopach wychowawczych. W funduszu uwzględnia się także pracujących poza granicami kraju. Do tej grupy osób, na które nalicza się ZFŚS, nie wlicza się jednak pracowników tymczasowych. Do tworzenia funduszu na tych pracowników zobligowana jest agencja pracy tymczasowej jako ich pracodawca. Inną grupą są pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych. Przepisy nie wskazują wprost, czy na nich pracodawca również ma naliczać odpisy. Wśród komentatorów powszechny jest pogląd, że odpis na nich nie jest naliczany i nie mają oni prawa do korzystania z funduszu. Oczywiście pracodawca może przyjąć zasady korzystniejsze.
[b]Co się stanie, jeżeli pracodawca nie dokona korekty odpisów lub zrobi to w nowym roku, a nie do końca poprzedniego?[/b]
Rzeczywista możliwość dokonania korekty jest tak naprawdę dopiero w nowym roku, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę stan zatrudnienia na 31 grudnia. Odpowiedzialność pracodawcy za spóźnienie lub niedokonanie korekty jest uzależniona od tego, jakie będzie to miało następstwa. Żadnych nie będzie na pewno w sytuacji, gdy pracodawca nie dokonał korekty, a nadpłacił na fundusz. Jeśli natomiast na skutek zaniechania nastąpiła niedopłata, to wówczas pracodawca obniżył odpis i popełnił wykroczenie. I na podstawie art. 12a ustawy o funduszu może podlegać karze grzywny.
