Powiadom też załogę o rezygnacji ze świadczeń urlopowych.

[srodtytul]Rozlicz się z odpisu[/srodtytul]

Podstawę naliczania odpisu na zfśs stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym w firmie liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej ich przeciętnej liczby. Aby obliczyć przeciętną liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych z poszczególnych miesięcy, a uzyskany wynik podzielić zawsze przez 12, nawet jeśli firma działałaby niecały rok.

Choć przepisy nie objaśniają, jak liczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, wolno skorzystać z trzech metod, w zależności od natężenia ruchu w zatrudnieniu:

- średniej arytmetycznej,

- średniej chronologicznej,

- uproszczonej.

Kwotę rocznego odpisu ustalamy na początku roku według planowanej liczby zatrudnionych. Są to więc tylko szacunkowe wyliczenia. Trudno bowiem przewidzieć, jaki rzeczywiście będzie stan zatrudnienia, a tym samym jaka będzie końcowa wysokość odpisu. Odpis można rozłożyć na dwie raty. Pierwszą, 75 proc., należało wpłacić na odrębny rachunek funduszu do 31 maja 2008 r. Drugą ratę, czyli pozostałe 25 proc., do końca września. Jeśli wówczas przeciętna planowana liczba zatrudnionych odbiegała od faktycznego stanu załogi, można było ją skorygować przy okazji przesyłania drugiej raty środków, przeliczając jeszcze raz całoroczny odpis z uwzględnieniem zmian w liczbie pracowników. Ale najpóźniej można to zrobić do 31 grudnia 2008 r. Taki termin wyznacza [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017]ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm., dalej ustawa o zfśs)[/link].

W praktyce jednak może się okazać, że dopiero 31 grudnia szef będzie znał ostateczną liczbę pracowników. Wówczas korekty odpisu dokona nawet w pierwszych dniach stycznia 2009 r. W ostatecznym rozrachunku będziemy winni funduszowi, wtedy jego konto trzeba uzupełnić o niedopłatę z tytułu odpisu. Z kolei nadwyżkę wolno wycofać z rachunku.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

W styczniu 2008 r. pracodawca ustalił, że przeciętna planowana liczba osób zatrudnionych w firmie wynosi:

- 18,67 pełnego etatu zajmują pracownicy zatrudnieni w warunkach normalnych,

- 3 pełne etaty – zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych,

- 0,5 etatu – osoby niepełnosprawne,

- 1 etat – młodociani w pierwszym roku nauki.

Odpis podstawowy wynosi 21 429,26 zł.

Na koniec roku okazało się, że załoga powiększyła się jeszcze o dwa pełne etaty w normalnych warunkach, natomiast jedna osoba niepełnosprawna (ćwierć etatu) zwolniła się. Przeliczamy więc odpisy ponownie, uwzględniając te ruchy:

- 20,67 etatu x 906,61 zł = 18 739,63 zł

- 3 pełne etaty x 1208,82 zł = 3626,46 zł

- (0,25 etatu x 906,61 zł) + (1 osoba x 151,10 zł) = 377,75 zł

- 1 osoba młodociana x 120,88 zł = 120,88 zł

Razem odpisy podstawowe 22 864,72 zł.

Pracodawca musi więc wpłacić dodatkowo na rachunek bankowy funduszu powstałą różnicę w wysokości 1435,46 zł (22 864,72 – 21 429,26 zł).[/ramka]

[srodtytul]Ustal stan załogi[/srodtytul]

Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych, szef zlicza tylko pracowników w rozumieniu kodeksu pracy. Jest to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma tu natomiast znaczenia, czy umowę zawarto z nią na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy, czy na jego część. Niepełnoetatowców trzeba bowiem przeliczyć na pełny wymiar.

W stanie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, bo stosunek pracy z tymi osobami trwa, oraz chałupników i agentów wykonujących pracę co najmniej 30 dni. Pomija się natomiast osoby przyjęte do firmy na podstawie umów cywilnoprawnych, jak np. zlecenie, 0 dzieło, ponieważ nie są one pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Na 1 stycznia 2009 r. firma zatrudnia następujące osoby:

- na umowy o pracę 24 osoby, w tym: 19 osób pełnoetatowych (jedna na urlopie wychowawczym), trzy osoby na pół etatu i dwie na 1/4 etatu,

- trzech pracowników młodocianych,

- dwóch zleceniobiorców,

- jednego chałupnika,

- jednego wykonawcę dzieła.

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli:

- 3 x 0,5 etatu = 1,5 etatu

- 2 x 0,25 etatu = 0,5 etatu

Razem 2 etaty.

Po dodaniu 19 pełnych etatów otrzymujemy 21 etatów. Zatem firma ma obowiązek utworzyć zfśs w 2009 r.[/ramka]

[srodtytul]Socjalu możesz uniknąć[/srodtytul]

Zatrudniający 1 stycznia 20 lub więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą obniżyć odpisy, a nawet odstąpić od tworzenia funduszu. Oczywiście rezygnacja z niego musi odbyć się w zgodzie z określonymi procedurami. Da radę uniknąć obowiązków socjalnych, np. w razie kłopotów finansowych, uniemożliwiających dokonywanie odpisów w normalnej wysokości.

[b]Stąd pracodawcy angażujący przynajmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o tym, aby nie tworzyć funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zmienić wskaźnik odpisu na niższy. Do tego niezbędne są jednak zmiany w wewnątrzzakładowych przepisach: układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. [/b]

Pracodawca nie może tego zrobić samowolnie, szczególnie jeśli w firmie działają związki zawodowe. Wówczas musi uzyskać ich pisemną zgodę. Gdy nie ma związków, pracodawca mający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy zmniejszeniu odpisów będzie nieważna. Zmiany do wewnętrznego prawa trzeba wprowadzić do 31 grudnia 2008 r.

Mniejsi pracodawcy z co najmniej 20 pracownikami, ale nie w przeliczeniu na pełne etaty, u których funkcjonuje uzp czy regulamin wynagradzania, mogą odejść od tworzenia funduszu lub od wypłaty świadczeń urlopowych na takich zasadach poprzez zmianę postanowień w nich zawartych.

Natomiast firmy zatrudniające mniej niż 20 pracowników, gdzie nie ma regulaminu, mogą samodzielnie zdecydować o tym, aby nie tworzyć funduszu lub nie wypłacać świadczeń urlopowych. Nie muszą tego uzgadniać z personelem. Aby jednak decyzja ta była skuteczna, trzeba o niej powiadomić pracowników do końca stycznia w dowolny sposób przyjęty u pracodawcy, np. wywieszając informację na tablicy ogłoszeniowej, e-mailem lub tradycyjnie – wręczając każdemu pismo.

[srodtytul]PIP swoje, sądy swoje[/srodtytul]

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy jeśli pracodawca przekroczy ten termin, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub założyć fundusz. Jeśli tego nie zrobi, może narazić się na mandat lub grzywnę w razie kontroli inspektora.

Co innego natomiast wynika z orzecznictwa. [b]Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) orzekł, że za opóźnienie co najwyżej grozi grzywna, a pracodawca w tym wypadku nie musi wypłacać świadczeń czy naliczać odpisów za ten rok. Z kolei Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07), potwierdzając wyrok pierwszej instancji, uznał, że ten termin ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. [/b]Nie grozi też za to grzywna. Dlatego o rezygnacji ze świadczeń urlopowych i funduszu socjalnego firma może zawiadomić podwładnych nawet po 31 stycznia.

[ramka][b]Kto w 2009 roku musi tworzyć zfśs[/b]

O założeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych decyduje stan zatrudnienia na 1 stycznia roku kalendarzowego.

Muszą go utworzyć pracodawcy zatrudniający 1 stycznia 2009 r. co najmniej 20 pracowników, ale w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie ma znaczenia liczba osób według ewidencji personalnej, ale liczba zajmowanych pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że firma zatrudni pracownika od 2 stycznia, bo w Nowy Rok przypada dzień wolny. Osoba ta jednak nie zwiększy stanu zatrudnienia, obligującego do utworzenia zfśs. Ustawa wyraźnie wskazuje na 1 stycznia i nie ma od tej reguły żadnych odstępstw nawet ze względu na święto. Zmiany, jakie później, w ciągu roku, nastąpią w stanie zatrudnienia, nie wpływają już na obowiązek tworzenia funduszu. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go mają.

Liczebność załogi nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjnoprawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą fundusz utworzyć.

Pozostali pracodawcy, mający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć zfśs do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o zfśs lub wypłacać świadczenia urlopowe.[/ramka]