Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych, która na koniec roku musi być skorygowana do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie.

Na początku każdego roku, ustalając wysokość odpisu, trudno pracodawcy jednoznacznie ustalić przeciętną planowaną liczbę osób zatrudnionych, dlatego [b]pracodawcy, najpóźniej do 31 grudnia, powinni dokonać korekty odpisu na fundusz do rzeczywistej, przeciętnej liczby pracujących w zakładzie za dany rok kalendarzowy.[/b]

[srodtytul]Przeciętna liczba[/srodtytul]

Istniej kilka metod ustalania przeciętej liczby zatrudnionych. I są to:

[b]Metoda średniej arytmetycznej[/b] – polega na dodawaniu do siebie, na każdy dzień miesiąca, liczby zatrudnionych osób (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej sumy przez ilość dni kalendarzowych w danym miesiącu.

[b]Metoda uproszczona [/b]– polega na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz podzieleniu na dwa.

[b]Metoda średniej chronologicznej[/b] – polega na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i podzieleniu na dwa, a następnie dodaniu do otrzymanego wyniku stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie podzieleniu na dwa.

Wybór metody należy do decyzji samego pracodawcy, jednak w praktyce przyjmuje się, że metodę średniej arytmetycznej należy stosować przy dużej płynności kadr, natomiast dwie pozostałe przy stabilnej sytuacji kadrowej.

Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych pracodawca powinien uwzględnić następujące osoby:

- pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, określony, próbny, na czas wykonywania określonej pracy, na zastępstwo, jak też powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy,

- pracowników przebywających na urlopach wychowawczych,

- osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,

- osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej 30 dni,

- osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych,

- osoby zatrudnione w systemie robót publicznych,

- pracowników sezonowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,

- pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunkach pracy),

- pracowników zatrudnionych w Polsce, a oddelegowanych do pracy za granicą.

Powyższy katalog jest wyczerpujący i oznacza, że inne osoby poza wymienionymi powyżej nie powinny być uwzględniane w przeciętnej liczbie. Dotyczy to np. zleceniobiorców

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma zatrudnia na dzień 1 stycznia 2008 r. 40 osób na pełny etat.Dokonany na początku roku odpis przez firmę uwzględniał następujące założenia:

1. Zwolnienie z końcem lipca pięciu pracowników (zakończenie projektu).

2. Odejście jednego pracownik na emeryturę z końcem listopada.

3. Przyjęcie nowego pracownika do działu marketingu na początku listopada.

Firma nie sprawuje opieki socjalnej nad emerytami i rencistami, i w związku z tym nie dokonuje odpisu z tego tytułu. [/ramka]

Na podstawie przedstawionych założeń firma naliczyła na początku roku odpis podstawowy w wysokości 34 451,18 zł

Przeciętna planowana liczba zatrudnionych wyniosła 38 osób x 906,61 zł

(I – 40; II – 40;III – 40; IV – 40; V – 40; VI – 40; VII – 40; VIII – 35; IX – 35; X – 35; XI – 36; XII – 35 = 456:12 miesięcy = 38 osób)

W trakcie 2008 r. wystąpiły zdarzenia:

1. Firma podpisała kolejny kontrakt, dlatego nie zwolniono pięciu pracowników.

2. Dodatkowo firma zatrudniła dwóch pracowników na pół etatu od początku sierpnia.

3. Na początku listopada do działu marketingu zatrudniono pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

4. Jeden pracownik złożył wniosek o udzielnie urlopu bezpłatnego na okres od 2 czerwca do 20 sierpnia.

5. Pracownik odszedł na emeryturę 5 grudnia.

Ze względu na małą rotację pracowników firma zastosowała metodę uproszczoną przy ustalaniu rzeczywistej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Sumę średniego rocznego zatrudnienia, czyli 484,5 etatu, należy podzielić przez 12 miesięcy, co daje nam 40,38 etatu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku.

Następnie należy według tego stanu ponownie przeliczyć odpis z uwzględnieniem pracownika zatrudnionego z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności:

40,38 etatu – 1 etat pracownik zatrudniony z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności = 39,38 etatu

39,38 etatu x 906,61 zł= 35 702,30 zł.

Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności (odpis na tego pracownika to 37,5% + 6,25%) 1 pracownik X 1057,71 zł = 1057,71zł W sumie odpis podstawowy naliczony w końcu roku wynosi 36 760,01 zł

(35702,30 zł +1057,71 zł)

Przeciętna liczba zatrudnionych (40,38 etatu) okazała się wyższa niż planowana (38 etatów) i tym samym odpis na fundusz dokonano w zaniżonej kwocie

36760,01 zł – 34451,18 zł= 2 308,83 zł

Kwotę niedopłaty 2308,83 zł firma powinna przelać na konto funduszu do 31 grudnia 2008 r.

[i]Autorka jest głównym kontrolerem w dziale usług kadrowo-płacowych w firmie Mazars[/i]

[ramka][b]Ważne[/b]

Pracodawca, który nie dokonuje corocznej korekty odpisów podlega karze grzywny. W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.[/ramka]