[b]Firma opłaca pracownikom i ich rodzinom z funduszu socjalnego tzw. wczasy pod gruszą. Jeden z zatrudnionych dostał dofinansowanie na wynajęcie czteroosobowego domku letniego m.in. dla dwójki swoich małoletnich dzieci. Wiem jednak, że to nie on z żoną przebywali tam na wakacjach z potomstwem. Czy można żądać od niego wyjaśnienia, kto opiekował się w tym czasie dziećmi?[/b]
Zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz warunki korzystania z funduszu określamy w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku z przedstawicielem załogi. Dotyczy to również rodzajów i form wypoczynku, które wolno nam dofinansowywać z funduszu. W regulaminie powinniśmy też sprecyzować, jakich dowodów czy informacji mamy prawo żądać od osoby ubiegającej się o konkretne wsparcie. Należy w nim określić zarówno kryteria jego przyznawania, jak i dokumenty potrzebne do jego otrzymania i ewentualnie rozliczenia.
Działalność socjalna, na którą wydajemy środki funduszu socjalnego, to m.in. usługi świadczone przez nas na rzecz różnych form wypoczynku oraz udzielanie załodze finansowej i rzeczowej pomocy materialnej. Wynika tak z art. 2 pkt 1 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link]. Z funduszu nie dofinansowujemy zatem pracownikom samego korzystania z urlopu wypoczynkowego, lecz jedynie koszty zorganizowania sobie i bliskim wypoczynku.
Często regulaminy socjalne firm wymagają od zainteresowanego uprawdopodobnienia sposobu wypoczywania lub poniesionych na ten cel kosztów. Mamy wtedy podstawę do żądania od pracownika wypełnienia takiego obowiązku, czyli przedstawienia dokumentu potwierdzającego wykupienie kolonii, obozu, rajdu itp. Dowody te mają potwierdzać m.in. miejsce i formę wypoczynku, np. kolonie, obóz wędrowny, taneczny, językowy. Podwładny bez problemu uzyska je od agencji czy biura, gdzie zakupił daną usługę.
Nieco trudniej sprawa wygląda z wypoczynkiem indywidualnym. Wydaje się, że w takiej sytuacji jedynym dokumentem potwierdzającym sposób wypoczynku jest oświadczenie pracownika, w którym potwierdza on własnoręcznym podpisem prawdziwość zawartych w nim danych. Za pomocą innego dokumentu, jak rachunek czy faktura na wynajem domku kempingowego lub pokoju w hotelu (motelu), może on ewentualnie potwierdzić poniesiony w związku z tym koszt. Niezależnie jednak od formy wypoczynku nie powinniśmy żądać od pracownika ujawnienia informacji, kto sprawował opiekę nad jego dziećmi w trakcie wypoczynku. Personalia opiekunów pozostają bowiem bez wpływu na okoliczność skorzystania z pomocy z funduszu. Ponadto ich imiona i nazwiska stanowią dane osobowe, do których gromadzenia nie jesteśmy uprawnieni.
[b]Reasumując: w regulaminie socjalnym możemy postanowić, że dofinansowanie wypoczynku należy się wyłącznie na dzieci.[/b] Gdy tak jest, wówczas wysokość przyznanych środków ograniczamy do kwoty przewidzianej na wypoczynek dwojga małoletnich członków rodziny pracownika, mimo przedłożenia faktury za wynajem czteroosobowego domku. [b]Nie mamy jednak podstaw do ustalania, z kim dzieci wypoczywały.[/b]
