Z rachunkami nie muszą się spieszyć pracodawcy, którzy całość środków socjalnych przekazali w pierwszej turze, tj. do końca maja. Jeżeli natomiast na konto funduszu wpłacili tylko większą część pieniędzy, to do końca września muszą pokryć różnicę.

Wartość odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wolno przekazać w dwóch ratach:

- do 31 maja – obejmującą minimum 75 proc. łącznej wartości odpisów za zatrudnionych w normalnych warunkach, w warunkach szczególnie uciążliwych i za młodocianych,

- do 30 września – pozostałą część środków. Chodzi głównie o odpisy na chałupników, agentów, zwiększenia o 6,25 proc. standardowych odpisów za niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym oraz inne zwiększenia funduszu, np. za emerytów i rencistów objętych naszą opieką socjalną. Wynika tak z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU nr 70, poz. 335 ze zm.)

Naruszenie tych terminów może się zakończyć grzywną, ale mimo to pracodawca nie musi uiszczać odsetek od kwot zapłaconych z opóźnieniem. Tak uznał z kolei Sąd Najwyższy w wyroku z 17 lutego 2000 r. (I PKN 538/99).

Przypominamy, że obowiązek odprowadzania pieniędzy na zfśs dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, posiadających fundusz socjalny. Pozostali, którzy utworzyli fundusz mimo że nie są do tego zobowiązani, mogą przekazywać odpisy dobrowolnie, nie zważając na wymienione terminy. Natomiast pracodawcy zaczynający działać podczas roku kalendarzowego przekażą odpisy dopiero w następnym roku. Odroczenie nie przysługuje m.in. zatrudniającym, którzy przejęli zakład pracy wraz z pracownikami objętymi układem zbiorowym przewidującym fundusz, zaczęli działać podczas roku, np. w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu.

Dodatkowe obowiązki czekają jeszcze na pracodawców pod koniec grudnia. Będą oni musieli bowiem porównać rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie z planowanym. Jeśli to pierwsze okaże się wyższe, konto funduszu trzeba uzupełnić. Gdy będzie niższe, możemy wycofać nadmiar pieniędzy. Chcąc porównać obydwie wartości, najpierw szacujemy rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie, a dopiero potem na jego podstawie naliczamy odpisy. Następny etap to skorygowanie środków socjalnych na plus lub na minus. Porównujemy tutaj wysokość odpisów ustalonych według rzeczywistego średniego zatrudnienia z tymi przekazanymi na konto funduszu, liczonymi według zatrudnienia planowanego. Jeśli te pierwsze okażą się wyższe, niedobór trzeba uzupełnić. Gdy wyjdą niższe, nadwyżkę możemy cofnąć na konto firmy.

Więcej na ten temat pisaliśmy w DF 27 sierpnia br., „Przepisy o funduszu socjalnym z praktycznym komentarzem”.