- rodzaje i formy udzielania bezzwrotnej pomocy materialnej na cele mieszkaniowe (zapomogi).
Spółka zamierza dotować z funduszu socjalnego różne formy wypoczynku załogi. W regulaminie precyzujemy:
- czy zakład dopłaca wyłącznie do usług wypoczynkowych realizowanych, np. wczasy rodzinne w obiektach wczasowych, kolonie dla dzieci pracowników, dostępne na rynku usług turystycznych jako tzw. wypoczynek zorganizowany na podstawie tzw. skierowania,
- czy dopuszcza alternatywną pomoc finansową z funduszu, uzależnioną od skorzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, tzw. wczasy pod gruszą.
Od 18 kwietnia 2007 r. zniesiono ustawowe ograniczenie w przeznaczaniu przez fundusz dopłaty do wypoczynku zagranicznego. Oczywiście jeśli ich regulaminy socjalne przewidują taką formę wsparcia. Tego właśnie dnia wszedł w życie wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (K 40/04), który podważył zasadę dopłacania z funduszu tylko do wypoczynku spędzanego w kraju. Takie obostrzenia, wynikające z art. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy, Trybunał uznał za sprzeczne z zasadami równości i sprawiedliwości społecznej z konstytucji.
Od 4 czerwca 2008 r. obowiązuje ustawa z 28 marca 2008 r. o zmianie ustawy o zfśs (DzU 86, poz. 522). Formalnie dostosowuje ona ustawę o zfśs do wyroku TK. Pracodawcy mogą więc zweryfikować swoje regulaminy socjalne i umożliwić ubieganie się zainteresowanym pracownikom o dopłatę także do wypoczynku zagranicznego.
2) plan przychodów i wydatków funduszu w danym roku, czyli tzw. roczny preliminarz;
Określamy w nim kwotowo lub procentowo przeznaczenie środków socjalnych na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej. Zastrzegamy przy tym, że w razie konieczności ustalony na początku roku podział tych środków możemy korygować za zgodą związków zawodowych lub przedstawiciela załogi.
3) wyodrębnienie grup dochodowych wśród załogi;O przynależności do tych grup powinna decydować m.in. sytuacja dochodowa. Ona też ma głównie determinować wysokość świadczeń socjalnych. Uprawnionych o najwyższych dochodach w firmie (np. menedżerowie) można przy tym pozbawić prawa do pomocy.
4) definicję rodziny pracownika i byłego pracownika – emeryta, na potrzeby działalności socjalnej;
Najczęściej spotyka się regulacje przejmowane z kodeksu rodzinnego lub przepisów o świadczeniach rodzinnych. Według nich rodzina to współmałżonkowie i dzieci będące na ich utrzymaniu, bez względu na formę prawną łączących ich stosunków (dzieci własne, przysposobione, przyjęte na wychowanie, adoptowane).
5) granice wieku dzieci uprawnionych do korzystania ze świadczeń;Najczęściej decyduje moment osiągnięcia przez nie samodzielności finansowej lub ukończenia studiów.
6) osoby nieuprawnione z ustawy, którym zakład dobrowolnie przyznał prawo do korzystania z funduszu, np. byli pracownicy pobierający zasiłki lub świadczenia przedemerytalne do czasu uzyskania statusu emeryta; konkubenci prowadzący z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe, członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i emerytach, podopieczni z domów dziecka;
7) zasady i sposób pozyskiwania przez pracodawcę informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób ubiegających się o pomoc;
W praktyce firmy żądają najczęściej od zainteresowanych oświadczeń o przeciętnym dochodzie na osobę w rodzinie (w gospodarstwie domowym) z ostatniego okresu, np. z ostatnich trzech miesięcy przed terminem złożenia wniosku o świadczenie. Od pracowników można wymagać także innych dokumentów niż oświadczenie. Potwierdzanie dane do różnych celów przewiduje art. 22
1
§ 2 pkt 1 kodeksu pracy. Przy działalności socjalnej podstawą prawną żądania ewentualnego udokumentowania sytuacji socjalnej pracownika jest art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy o zfśs. Regulamin powinien przy tym wskazywać: rodzaje i składniki wynagrodzenia, inne dochody wpływające na ustalenie faktycznej sytuacji dochodowej oraz okres, którego te dane dotyczą. Przepisy nie wykluczają także innych sposobów dokumentowania sytuacji materialnej uprawnionych. Ustawa pozostawia tę kwestię do ustaleń stron regulaminu funduszu.
8) częstotliwość, z jaką można ubiegać się o świadczenia danego rodzaju (raz w roku, kilka razy w roku, co kilka lat);
9) zasady korzystania ze świadczeń socjalnych współmałżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy;
Nie ma bowiem racjonalnego uzasadnienia przyznawanie świadczeń tego samego rodzaju w podwójnej wysokości, tylko dlatego że małżonkowie są pracownikami tego samego zakładu. Dotyczy to zwłaszcza świadczeń na rzecz dzieci. Przykładowo nie powinno się pracownikowi przyznawać z tego powodu podwójnej dopłaty do kolonii dziecka. Wprawdzie uprawnienie do korzystania z pomocy socjalnej ma pracownik i jego rodzina, to jednak nie ma ono charakteru roszczenia ze stosunku pracy. Oznacza to, że samo uprawnienie do korzystania z funduszu nie gwarantuje otrzymania wsparcia. Gdy więc jeden z małżonków otrzymuje, zgodnie z regulaminem, świadczenie dla siebie i rodziny, to tym samym ta rodzina zrealizowała uprawnienie. Jednak ostatecznie o zasadach korzystania ze świadczeń socjalnych przez pracowników i ich współmałżonków powinny rozstrzygać postanowienia przyjęte w regulaminie.
10) tryb zgłaszania i wprowadzania zmian w regulaminie;
11) miejsce i terminy występowania z wnioskami o świadczenia socjalne przez osoby uprawnione;
12) tryb rozpatrywania i załatwiania wniosków o świadczenia z możliwością wprowadzenia wewnętrznej procedury odwoławczej w razie negatywnej decyzji o ich przyznaniu;
13) przyjęte u pracodawcy wzory dokumentów przydatnych w organizowaniu działalności socjalnej;
Zwykle są to wnioski o świadczenia, oświadczenia o sytuacji dochodowej, umowy o udzielenie zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe, karty ewidencyjne przyznawanych świadczeń poszczególnym pracownikom, emerytom i ich rodzinom, tabele dopłat z wyodrębnieniem grup dochodowych. Należy oznaczyć je jako kolejne załączniki do regulaminu, bo tylko wtedy dokumenty te mają status unormowań regulaminowych, do których stosujemy ustawę.
Aby uzgodniony i sporządzony regulamin socjalny wszedł w życie, musimy podać go do wiadomości zatrudnionych. Ogłaszamy go więc na tablicy ogłoszeń, przez firmowy radiowęzeł, udostępniamy w firmowym intranecie lub drukujemy i przekazujemy w miarę możliwości wszystkim pracownikom. Zacznie on obowiązywać po upływie dwóch tygodni od upublicznienia go w opisany sposób. Regulamin musi być ogólnie dostępny. Jest to wyraz dbałości pracodawcy o dobro pracowników (dostarczanie informacji ważnych przy realizacji uprawnień pracowniczych).
Pracownicy i inne osoby uprawnione, jako adresaci świadczeń socjalnych, powinni mieć zapewniony bieżący wgląd do regulacji zakładowych (np. w intranecie). Mają wiedzieć, o jaką pomoc i na jakich zasadach mogą ubiegać się w swoim zakładzie. Dobrym sposobem podawania wiadomości o bieżących ustaleniach w sprawie funduszu może być także corocznie wydawana w wielu zakładach informacja o działalności socjalnej na dany rok.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2001 r. (I PKN 355/00) regulamin socjalny jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 kodeksu pracy. Wynika z niego również, że sąd nie może stwierdzić nieważności prawa zakładowego, w tym regulaminu socjalnego.
Autorka jest głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej
