W regulaminie tym określamy przede wszystkim zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z jego środków. Tak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Przygotowanie regulaminu socjalnego wymaga od pracodawcy zdobycia wielu informacji. Dzięki temu jednak praca nad tym dokumentem będzie przebiegała sprawniej i będzie on odzwierciedlał potrzeby załogi.

Podpowiadamy pracodawcom – krok po kroku – co mają zrobić, aby uniknąć błędów przy tworzeniu tych wewnętrznych przepisów.

Od tego, ilu masz pracowników, w jakim wieku i z jakimi potrzebami, zależy, czy będziesz tworzył rozbudowaną infrastrukturę socjalną, czy ograniczysz się do wypłaty świadczeń urlopowych

Treść regulaminu, w tym każdą jego zmianę, trzeba uzgodnić z zakładową organizacją związkową. Tam, gdzie działa kilka zakładowych organizacji, wszystkie lub choćby reprezentatywne przedstawiają w ciągu 30 dni wspólne stanowisko. Jeśli nie zrobią tego, pracodawca sam może wprowadzić regulamin. Tam, gdzie pracownicy nie są zrzeszeni w związki zawodowe, regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę w sposób u niego przyjęty do reprezentowania jej interesów.

Odpowiedzialność za stosowanie ustawy, w tym za zgodną z nią treść regulaminu socjalnego ponosi pracodawca. Reprezentacja załogi (zakładowa organizacja związkowa lub jej przedstawiciel) powinna jednak, żądając wprowadzenia do regulaminu wątpliwych postanowień prawnych, zważać na ograniczone przepisami możliwości wydatkowania funduszu.

Regulamin funduszu socjalnego to wyraz pogodzenia możliwości finansowych pracodawcy z potrzebami socjalnymi personelu. Aby dobrze spełniał swoje zadanie i służył załodze, pracodawca i związki powinni dysponować przynajmniej podstawowymi, aktualnymi informacjami o sytuacji socjalnej pracowników, byłych pracowników (emerytów i rencistów), o ich potrzebach i preferencjach socjalnych. Dopiero wówczas należy próbować dostosować jego postanowienia do możliwości finansowych funduszu i najpilniejszych potrzeb zatrudnionych. Fundusz jest bowiem instytucją, która u pracodawcy ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także innych uprawnionych.

Orzecznictwo sądowe podkreśla, że tworzenie tego funduszu jest wyrazem społecznej funkcji zakładu pracy, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Jest bowiem mało prawdopodobne, aby wszyscy zatrudnieni legitymowali się identyczną sytuacją socjalną, a tylko wtedy przyznanie świadczeń jednakowej wysokości można uznać za uzasadnione (patrz wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00). Zatrudniający kilkaset czy kilka tysięcy osób ma więc inny regulamin niż ten, u którego pracuje kilkudziesięciu młodych, samotnych pracowników o relatywnie wysokich dochodach. Pierwszy pracodawca ma zwykle rozbudowaną infrastrukturę socjalną i często jest w stanie dodatkowo zwiększać środki funduszu odpisem z zysku netto. Drugi, jeśli działa poza sferą budżetową i zatrudnia poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, powinien raczej zrezygnować z funduszu na rzecz wypłaty świadczeń urlopowych. Aby sprawdzić sytuację socjalną pracowników, można np. przeprowadzić anonimową ankietę na temat średnich dochodów przypadających na członka ich rodziny.

Praktyka pokazuje, że firmy dopuszczają się licznych nieprawidłowości przy sporządzaniu regulaminów socjalnych. Wiele robi to nieświadomie. Działania niektórych wskazują jednak na to, że, posługując się pozasocjalnymi kryteriami, chcą nadać świadczeniom charakter wynagrodzeniowy.

Przedstawiamy najczęstsze omyłki:

1) określanie w dokumencie spraw wykraczających poza ustawowy zakres, np.:

- zasad tworzenia funduszu i ustalania wysokości odpisu;

Tymczasem kwestie te reguluje sama ustawa. Przewiduje ona również, że układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania mogą dowolnie ukształtować wysokość odpisu na fundusz, aż do rezygnacji z jego tworzenia włącznie. Z tym jednak zastrzeżeniem, że nie mogą ingerować ani modyfikować ustawowego mechanizmu naliczania odpisu jako iloczynu odpowiedniego wskaźnika procentowego przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej i średniorocznego zatrudnienia w firmie w etatach.

- wprowadzanie pożyczek na cele niezwiązane z mieszkaniowymi potrzebami pracowników i innych osób uprawnionych (np. na leczenie, zakup sprzętów domowych);

2) wyłączanie niektórych osób z grona uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych, m.in. małżonków, emerytów, pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, pracowników podczas biegnącego wypowiedzenia warunków pracy;

3) ustalanie rodzajów i form wydatków niepodlegających finansowaniu z funduszu, np. inwestycji socjalnych (zakup ośrodków wczasowych, działek rekreacyjnych), zbiorowego dostępu do płatnych usług medycznych w formie abonamentowej oferowanych przez niepubliczną służbę zdrowia, finansowanie systemu ulg w przejazdach koleją i w dojazdach do pracy, kosztów utrzymania zakładowej służby zdrowia, zbiorowego żywienia, szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych, badań i szczepień, obchodów jubileuszy zakładowych i branżowych, tzw. firmowych imprez integracyjnych (spotkań noworocznych, wigilii zakładowych itp.), wydatków związanych z pożegnaniem pracowników przechodzących na emeryturę, upominków i prezentów z okazji świąt;

4) posługiwanie się pozasocjalnymi kryteriami udzielania świadczeń socjalnych, jak: staż zakładowy, wymiar czasu pracy, przynależność do określonej grupy zawodowej, nakładanie obowiązku składania deklaracji o miejscu korzystania ze świadczeń przez pracowników zatrudnionych u kilku pracodawców.

Opracowując regulamin, należy:

1) poznać w miarę dokładnie sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych do korzystania z funduszu; Powinniśmy przy tym brać pod uwagę ich sytuację dochodową, analizując dochód na osobę w rodzinie (a nie wysokość otrzymywanego wynagrodzenia w danej firmie). Znajomość tych danych pozwoli także wybrać rodzaj i formę świadczeń socjalnych najwłaściwszych ze względu na potrzeby i możliwości dochodowe załogi.

2) stosować kryteria udzielania pomocy wyłącznie o charakterze socjalnym; Nie są nimi np. przynależność do określonej grupy zawodowej, ogólny lub zakładowy staż pracy, wymiar czasu pracy, jednoczesne zatrudnienie u innego pracodawcy, zatrudnienie współmałżonka. Kryteria te nie powinny decydować o przyznaniu lub odmowie przyznania świadczenia ani też o jego wysokości, co potwierdził Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05).

3) przestrzegać ustawowej definicji działalności socjalnej, wybierając rodzaj świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu i ich formę;

4) opracować jasne i w miarę precyzyjne reguły ubiegania się o socjalne wsparcie;

5) współpracować z zakładowymi partnerami społecznymi (organizacjami związkowymi lub z przedstawicielem załogi) w trakcie uzgadniania treści regulaminu, a następnie przy rozpatrywaniu wniosków uprawnionych.

W regulaminie funduszu należy ustalić w szczególności:

1) rodzaje i formy świadczeń socjalnych zaliczanych do działalności socjalnej, zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy, i najwłaściwszych ze względu na potrzeby załogi, byłych pracowników oraz ich rodzin;

Ustawowa definicja działalności socjalnej zawiera wykaz dopuszczalnych wydatków z funduszu. Nie wszystkie jednak rodzaje trzeba wprowadzać do regulaminu zakładu. Wystarczy uwzględnić tylko te, na które jest szczególne zapotrzebowanie załogi ze względu na jej potrzeby życiowe, rodzinne, materialne.

Firma chce udzielać z funduszu socjalnego zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe. W związku z tym w tej części regulaminu określamy:

- przeznaczenie tej pomocy (cele mieszkaniowe),

- wysokość ewentualnego oprocentowania (pożyczki nie muszą być nieoprocentowane, gdyż są formą pomocy socjalnej),

- sposób zabezpieczenia i spłaty pożyczki,

- warunki zawieszania spłaty pożyczki i ewentualnego jej umorzenia,

- rodzaje i formy udzielania bezzwrotnej pomocy materialnej na cele mieszkaniowe (zapomogi).

Spółka zamierza dotować z funduszu socjalnego różne formy wypoczynku załogi. W regulaminie precyzujemy:

- czy zakład dopłaca wyłącznie do usług wypoczynkowych realizowanych, np. wczasy rodzinne w obiektach wczasowych, kolonie dla dzieci pracowników, dostępne na rynku usług turystycznych jako tzw. wypoczynek zorganizowany na podstawie tzw. skierowania,

- czy dopuszcza alternatywną pomoc finansową z funduszu, uzależnioną od skorzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, tzw. wczasy pod gruszą.

Od 18 kwietnia 2007 r. zniesiono ustawowe ograniczenie w przeznaczaniu przez fundusz dopłaty do wypoczynku zagranicznego. Oczywiście jeśli ich regulaminy socjalne przewidują taką formę wsparcia. Tego właśnie dnia wszedł w życie wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (K 40/04), który podważył zasadę dopłacania z funduszu tylko do wypoczynku spędzanego w kraju. Takie obostrzenia, wynikające z art. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy, Trybunał uznał za sprzeczne z zasadami równości i sprawiedliwości społecznej z konstytucji.

Od 4 czerwca 2008 r. obowiązuje ustawa z 28 marca 2008 r. o zmianie ustawy o zfśs (DzU 86, poz. 522). Formalnie dostosowuje ona ustawę o zfśs do wyroku TK. Pracodawcy mogą więc zweryfikować swoje regulaminy socjalne i umożliwić ubieganie się zainteresowanym pracownikom o dopłatę także do wypoczynku zagranicznego.

2) plan przychodów i wydatków funduszu w danym roku, czyli tzw. roczny preliminarz;

Określamy w nim kwotowo lub procentowo przeznaczenie środków socjalnych na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności socjalnej. Zastrzegamy przy tym, że w razie konieczności ustalony na początku roku podział tych środków możemy korygować za zgodą związków zawodowych lub przedstawiciela załogi.

3) wyodrębnienie grup dochodowych wśród załogi;O przynależności do tych grup powinna decydować m.in. sytuacja dochodowa. Ona też ma głównie determinować wysokość świadczeń socjalnych. Uprawnionych o najwyższych dochodach w firmie (np. menedżerowie) można przy tym pozbawić prawa do pomocy.

4) definicję rodziny pracownika i byłego pracownika – emeryta, na potrzeby działalności socjalnej;

Najczęściej spotyka się regulacje przejmowane z kodeksu rodzinnego lub przepisów o świadczeniach rodzinnych. Według nich rodzina to współmałżonkowie i dzieci będące na ich utrzymaniu, bez względu na formę prawną łączących ich stosunków (dzieci własne, przysposobione, przyjęte na wychowanie, adoptowane).

5) granice wieku dzieci uprawnionych do korzystania ze świadczeń;Najczęściej decyduje moment osiągnięcia przez nie samodzielności finansowej lub ukończenia studiów.

6) osoby nieuprawnione z ustawy, którym zakład dobrowolnie przyznał prawo do korzystania z funduszu, np. byli pracownicy pobierający zasiłki lub świadczenia przedemerytalne do czasu uzyskania statusu emeryta; konkubenci prowadzący z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe, członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i emerytach, podopieczni z domów dziecka;

7) zasady i sposób pozyskiwania przez pracodawcę informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób ubiegających się o pomoc;

W praktyce firmy żądają najczęściej od zainteresowanych oświadczeń o przeciętnym dochodzie na osobę w rodzinie (w gospodarstwie domowym) z ostatniego okresu, np. z ostatnich trzech miesięcy przed terminem złożenia wniosku o świadczenie. Od pracowników można wymagać także innych dokumentów niż oświadczenie. Potwierdzanie dane do różnych celów przewiduje art. 22

1

§ 2 pkt 1 kodeksu pracy. Przy działalności socjalnej podstawą prawną żądania ewentualnego udokumentowania sytuacji socjalnej pracownika jest art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy o zfśs. Regulamin powinien przy tym wskazywać: rodzaje i składniki wynagrodzenia, inne dochody wpływające na ustalenie faktycznej sytuacji dochodowej oraz okres, którego te dane dotyczą. Przepisy nie wykluczają także innych sposobów dokumentowania sytuacji materialnej uprawnionych. Ustawa pozostawia tę kwestię do ustaleń stron regulaminu funduszu.

8) częstotliwość, z jaką można ubiegać się o świadczenia danego rodzaju (raz w roku, kilka razy w roku, co kilka lat);

9) zasady korzystania ze świadczeń socjalnych współmałżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy;

Nie ma bowiem racjonalnego uzasadnienia przyznawanie świadczeń tego samego rodzaju w podwójnej wysokości, tylko dlatego że małżonkowie są pracownikami tego samego zakładu. Dotyczy to zwłaszcza świadczeń na rzecz dzieci. Przykładowo nie powinno się pracownikowi przyznawać z tego powodu podwójnej dopłaty do kolonii dziecka. Wprawdzie uprawnienie do korzystania z pomocy socjalnej ma pracownik i jego rodzina, to jednak nie ma ono charakteru roszczenia ze stosunku pracy. Oznacza to, że samo uprawnienie do korzystania z funduszu nie gwarantuje otrzymania wsparcia. Gdy więc jeden z małżonków otrzymuje, zgodnie z regulaminem, świadczenie dla siebie i rodziny, to tym samym ta rodzina zrealizowała uprawnienie. Jednak ostatecznie o zasadach korzystania ze świadczeń socjalnych przez pracowników i ich współmałżonków powinny rozstrzygać postanowienia przyjęte w regulaminie.

10) tryb zgłaszania i wprowadzania zmian w regulaminie;

11) miejsce i terminy występowania z wnioskami o świadczenia socjalne przez osoby uprawnione;

12) tryb rozpatrywania i załatwiania wniosków o świadczenia z możliwością wprowadzenia wewnętrznej procedury odwoławczej w razie negatywnej decyzji o ich przyznaniu;

13) przyjęte u pracodawcy wzory dokumentów przydatnych w organizowaniu działalności socjalnej;

Zwykle są to wnioski o świadczenia, oświadczenia o sytuacji dochodowej, umowy o udzielenie zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe, karty ewidencyjne przyznawanych świadczeń poszczególnym pracownikom, emerytom i ich rodzinom, tabele dopłat z wyodrębnieniem grup dochodowych. Należy oznaczyć je jako kolejne załączniki do regulaminu, bo tylko wtedy dokumenty te mają status unormowań regulaminowych, do których stosujemy ustawę.

Aby uzgodniony i sporządzony regulamin socjalny wszedł w życie, musimy podać go do wiadomości zatrudnionych. Ogłaszamy go więc na tablicy ogłoszeń, przez firmowy radiowęzeł, udostępniamy w firmowym intranecie lub drukujemy i przekazujemy w miarę możliwości wszystkim pracownikom. Zacznie on obowiązywać po upływie dwóch tygodni od upublicznienia go w opisany sposób. Regulamin musi być ogólnie dostępny. Jest to wyraz dbałości pracodawcy o dobro pracowników (dostarczanie informacji ważnych przy realizacji uprawnień pracowniczych).

Pracownicy i inne osoby uprawnione, jako adresaci świadczeń socjalnych, powinni mieć zapewniony bieżący wgląd do regulacji zakładowych (np. w intranecie). Mają wiedzieć, o jaką pomoc i na jakich zasadach mogą ubiegać się w swoim zakładzie. Dobrym sposobem podawania wiadomości o bieżących ustaleniach w sprawie funduszu może być także corocznie wydawana w wielu zakładach informacja o działalności socjalnej na dany rok.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 6 grudnia 2001 r. (I PKN 355/00) regulamin socjalny jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 kodeksu pracy. Wynika z niego również, że sąd nie może stwierdzić nieważności prawa zakładowego, w tym regulaminu socjalnego.

Autorka jest głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej