Ma to pomóc w wykazaniu wielkości dochodu, jaki osiąga on i jego rodzina. Takie stanowisko zajmuje generalny inspektor ochrony danych osobowych Michał Serzycki. Wykorzystywanie danych osobowych jest możliwe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów. Wynika tak z art. 23 ust. 1 pkt 2 lub art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Pracodawca może więc żądać od podwładnego formularzy PIT o wysokości dochodów osiągniętych przez pracownika i jego rodzinę. Ale pod pewnymi warunkami.
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu socjalnego zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinien określać regulamin (art. 8 ust. 2).
Przepisy nie określają jednak, w jaki sposób zainteresowany ma udokumentować spełnienie tych wymogów. Uprawnienie firmy do żądania, aby pracownik przedstawił jej stosowne informacje oraz dostarczył odpowiednie dokumenty, które uzasadniałyby przyznanie świadczenia z funduszu, musi znajdować uzasadnienie w przyjętym przez tego pracodawcę regulaminie. To regulamin powinien także wskazywać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy ubiegający się spełnia kryteria socjalne. Najczęściej firmom wystarcza pisemne oświadczenie pracownika o wysokości osiąganego dochodu, ale niektóre domagają się również formularza PIT. Regulamin powinien też precyzować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie.
GIODO powołuje się m.in. na wyrok Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01). Sędziowie interpretowali w tym wyroku art. 8 ust. 2 ustawy. Sąd uznał, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym (czyli uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu). – Dlatego nie jest obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem, gdzie ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe – czytamy w stanowisku GIODO.
