Możesz np. zorganizować dla nich po preferencyjnych cenach wczasy we własnym ośrodku turystycznym. Albo też pokryć im większość wydatków na wypoczynek, jaki zaplanowali na własną rękę, tzw. wczasy pod gruszą. Wszystkie te koszty wolno zakładowi sfinansować ze środków funduszu socjalnego. Wynika to z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.; dalej ustawa).
Fundusz socjalny tworzą pracodawcy:
- o statusie jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych bez względu na liczebność personelu,
- inni, zatrudniający 1 stycznia przynajmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty.
Pozostali przedsiębiorcy, czyli dysponujący 1 stycznia najwyżej 20 pełnymi etatami, wybierają między prowadzeniem funduszu socjalnego a świadczeniami urlopowymi. Gdy zdecydują się na te ostatnie, wypłacają je każdemu pracownikowi wybierającemu się na urlop obejmujący 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku.
Czy każdy pracodawca musi posiadać środki socjalne, z których będzie pomagał podwładnym wyjeżdżającym na wakacje?
Nie.
To fakt, że wszyscy pracodawcy podlegają zasadniczo ustawie i na wszystkich nakłada ona pewne obowiązki socjalne wobec załogi. Nie każdy jednak pracodawca spoza sfery budżetowej musi mieć przez cały czas fundusz socjalny, a mniejszy -wypłacać świadczenia urlopowe. Mogą oni bowiem w ogóle zrezygnować z tworzenia funduszu lub uiszczania świadczeń, oczywiście po dochowaniu pewnych formalności. Pozwala na to art. 4 ustawy. Przedsiębiorcy odstępują od funduszu, zmieniając odpowiednio przepisy wewnętrzne: układu zbiorowego, a w razie jego braku - regulaminu wynagradzania. Takich decyzji nie podejmują jednak samodzielnie, lecz w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową lub z przedstawicielem załogi. Małe zakłady, nieobjęte układem i niezobowiązane do wydania regulaminu płacowego, informują o tym załogę do końca stycznia. Osoby zatrudnione w firmach, które podejmą taką decyzję, nie mają co liczyć na finansowe wsparcie wakacyjnych planów.
Wykupiłem w agencji turystycznej wczasy dla siebie i dzieci w wieku szkolnym. Gdzie mam się dowiedzieć o możliwość uzyskania ewentualnej dopłaty z funduszu socjalnego spółki, w której pracuję?
Firma prowadząca fundusz socjalny gospodaruje jego środkami na podstawie regulaminu funduszu socjalnego. W regulaminie tym ustala, w uzgodnieniu ze związkiem lub z przedstawicielem pracowników, zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności oraz warunki korzystania ze świadczeń. Uprawnieni do pomocy z funduszu powinni mieć dostęp do informacji o możliwościach i zasadach ubiegania się o nią, w tym o dopłaty do urlopu. Upowszechnienie regulaminu jest obowiązkiem pracodawcy. Powinien on to zrobić w sposób przyjęty wdanym zakładzie. Uzupełnieniem regulaminu jest zwykle tzw. informacja o działalności socjalnej na dany rok, zawierająca ustalenia co do podziału środków funduszu i wysokości świadczeń.
Zajmuję się rozliczaniem płac i funduszu socjalnego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Jakiego rodzaju wypoczynek zatrudnionych pracodawca może dofinansowywać ze środków socjalnych?
Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń. Mogą to być różne imprezy turystyczne oferowane przez wyspecjalizowane podmioty. Przypominam, że od 18 kwietnia 2007 r. (data ogłoszenia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r.; K 40/04) środki funduszu wolno przeznaczać na dopłaty do usług wypoczynkowych świadczonych poza granicami kraju. W praktyce o rodzajach i formach wypoczynku, wysokości i częstotliwości dofinansowań rozstrzygają postanowienia regulaminu socjalnego. Odzwierciedlają one z jednej strony preferencje zatrudnionych, a z drugiej - możliwości finansowe samego funduszu.
Pracodawca nie decyduje sam o zawartości regulaminu, ale uzgadnia go ze związkiem bądź - gdy go nie ma - z reprezentantem załogi.
Firmy pokrywają zwykle z funduszu kupno lub dopłacają do wypoczynku tzw. zorganizowanego, czyli złożonego z szeregu usług turystycznych, np. noclegowych, gastronomicznych, transportowych, sportowo-rekreacyjnych. Chodzi np. o wczasy rodzinne, wczasy w mieście, obozy, kolonie, półkolonie, rajdy, zielone szkoły, spływy kajakowe, biwaki itp. W wielu zakładach pracownicy wolą otrzymać wsparcie na wypoczynek zorganizowany we własnym zakresie, tzw. wczasy pod gruszą. Przyznanie go oraz wysokość są warunkowane przede wszystkim korzystaniem przez pracownika z wypoczynku urlopowego (np. trwającego przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych) oraz wykazaniem się określonym dochodem na osobę w rodzinie.
Wielu pracowników - powołując się na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca br. - domaga się pieniędzy z funduszu socjalnego na dofinansowanie wczasów za granicą. Czy jest to już dopuszczalne?
Tak.
Przez ponad cztery lata (od 1 stycznia 2003 r.) firmy mogły dopłacać do różnych form wypoczynku, ale organizowanego wyłącznie w Polsce. Ograniczenie to podważył
Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 28 marca 2007 r. Wszedł on w życie w dniu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, czyli 18 kwietnia 2007 r.
(
). Tego właśnie dnia utraciły moc zakwestionowane przepisy ustawy.
Znaczy to, że pracodawcy tworzący fundusz socjalny mogą od 18 kwietnia 2007 r. dofinansowywać zagraniczny wypoczynek. Nie jest jednak tak, że zatrudnionym przysługuje bezwzględne prawo do dopłat z funduszu socjalnego do urlopu spędzanego poza krajem. Taką możliwość musi najpierw przewidywać obowiązujący w danym zakładzie regulamin funduszu. Regulamin socjalny spółki przewiduje dopłaty do wypoczynku, jaki pracownik chce spędzić w Polsce. Niedawno kadrowa zwróciła się o dofinansowanie z funduszu jej wypoczynku w Egipcie. Prezes odmówił. Argumentował, że wprawdzie wyrok Trybunału Konstytucyjnego już obowiązuje, ale nie została jeszcze zmieniona ustawa. Nie ma więc podstawy prawnej dla dopłat do urlopów zagranicznych. Czy ma rację?
Nie.
Orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego z chwilą wejścia w życie stają się powszechnie obowiązujące i ostateczne. Tak mówi sama konstytucja. Wyrok Trybunału został ogłoszony w Dzienniku Ustaw 18 kwietnia 2007 r. Znaczy to, że od tego dnia zakwestionowane przepisy przestają obowiązywać, nawet jeśli ustawodawca nie zdąży ich jeszcze zmienić. Prezes nie może się wobec tego zasłaniać ustawą. Jeśli w zakładzie jest zapotrzebowanie na wypoczynek organizowany zagranicą, to należałoby zmienić odpowiednio regulamin, który jest podstawą prawną dla osoby uprawnionej do ubiegania się o różne świadczenia socjalne. Wówczas, gdy zatrudniony spełnia kryteria socjalne przydziału pomocy, może otrzymać dopłatę do wypoczynku zagranicznego. Wydaje się przy tym zasadne wprowadzenie do regulaminu zastrzeżenia, że przy spełnieniu określonych warunków dochodowych dopłata do wypoczynku zagranicznego nie może być wyższa niż do krajowego.
Kto może się starać o dopłaty do wypoczynku z funduszu socjalnego?
Do osób ustawowo uprawnionych do ubiegania się oświadczenia socjalne, w tym od opłaty do wypoczynku, zaliczamy: pracowników i ich rodziny, byłych pracowników - emerytów i rencistów - i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie takie prawo. Korzystając z takiej możliwości, przedsiębiorcy często obejmują opieką socjalną także osoby na świadczeniach przedemerytalnych, dzieci z domów dziecka czy pensjonariuszy domów dla seniorów. Jak często zainteresowany może się o nie ubiegać?
Ustawa tego nie rozstrzyga, jest to więc materia regulaminowa. Częstotliwość korzystania z dopłat do wypoczynku (raz w roku do jednej formy wypoczynku, kilka razy w roku do różnych form wypoczynku lub raz na kilka lat) określa zatem regulamin socjalny. Częstotliwość ta zależy zwykle od stanu środków funduszu przeznaczonych na dofinansowanie wakacji załogi, określonych w tzw. rocznych planach wydatków. Także od liczby potencjalnych osób uprawnionych do dopłat. W jednej firmie zainteresowany może je zatem otrzymać kilka razy w roku, a w innej (posiadającej mniej środków na ten cel) raz na dwa lata. Niektórzy pracodawcy oferują - oprócz dopłat do urlopu dorosłych - dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników w wieku szkolnym, a więc do kolonii, obozów itd. Dopłaty ze środków funduszu socjalnego do takich form wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 są premiowane nielimitowanym zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych. Czy przepisy wskazują minimalną liczbę dni urlopu wypoczynkowego warunkującą przyznanie dopłaty do wypoczynku?
Nie.
Ustawa nie określa ani minimalnej, ani maksymalnej liczby dni urlopu wypoczynkowego, jakie musi wykorzystać zatrudniony, by uzyskać dopłatę z funduszu. Taką regulację powinien natomiast zawierać regulamin funduszu. I wiele firm tak właśnie robi, nawiązując wprost do art. 162 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem szef może, na wniosek zatrudnionego, podzielić przysługujący urlop, byle przynajmniej jedna część wypoczynku trwała minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych (zarówno roboczych, jak i wolnych).
Regulamin socjalny spółki obliguje pracowników starających się o dofinansowanie wypoczynku do złożenia informacji o sytuacji dochodowej rodziny, np. w formie oświadczeń czy innych dokumentów. Zatrudnionym nie podoba się to jednak, zasłaniają się przy tym ochroną danych osobowych. Co robić?
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Dotyczy to także dopłat do wypoczynku. Przepisy nie wskazują sposobu pozyskiwania informacji o sytuacji materialnej zainteresowanych. Powinien to określać regulamin funduszu. W praktyce regulaminy wymagają najczęściej w takich sytuacjach oświadczeń o dochodzie przypadającym na członka rodziny uprawnionego. Informacje podane przez pracownika w oświadczeniu służą ustaleniu wysokości dofinansowania z funduszu. Czynność prawną w formie oświadczenia regulują kodeks cywilny i kodeks postępowania cywilnego. Kodeks pracy nawiązuje do nich w art. 22. Niektóre firmy żądają także - obok oświadczeń - dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje podawane w oświadczeniu, np. zaświadczeń o wysokości dochodów z zakładów zatrudniających współmałżonków, wydawanych na ich prośbę w celu uzyskania świadczenia. Zasadność wprowadzania takich regulacji jest usprawiedliwiona tym, że pracodawcy mają często wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych w oświadczeniach. Chodzi oto, by stosowne wsparcie z funduszu trafiało do rodzin, które faktycznie legitymują się takim dochodem, jaki wykazują.
Zatrudnieni nie chcą jednak składać takich dokumentów. Odmowę argumentują również tym, że wystarczy wysokość zarobków w danej firmie.
Praktykowane czasami uzależnianie wysokości świadczeń socjalnych, w tym dofinansowania wypoczynku, od wysokości wynagrodzenia pracownika, nie jest prawidłowym rozwiązaniem. Płaca pracownika jest tylko jednym ze składników dochodów jego rodziny. Z jednym jednak wyjątkiem: kiedy pracownik jest samotny i z poborów utrzymuje wyłącznie siebie. Według wyjaśnień biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wtedy, gdy zezwalają na to przepisy. Zezwala na to właśnie m.in. art.8 ust.1, który uzależnia przyznanie i wysokość dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Pracodawcy mają zatem prawo żądać oświadczeń i dodatkowych dokumentów. Potwierdza to także orzecznictwo, np. wyrok Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01).
Czy wysokość dopłat do wypoczynku wolno uzależnić od stażu i wymiaru czasu pracy?
Na przyznanie i wysokość świadczeń socjalnych, w tym dofinansowania wypoczynku, może z jednej strony wpływać ocena sytuacji z życiowej, rodzinnej i materialnej, a z drugiej - stan środków socjalnych przeznaczonych na ten cel. Ani okres zatrudnienia, ani wymiar czasu pracy nie należą do kryteriów socjalnych. Wynika tak z orzeczenia Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05), w świetle którego wydatkowanie środków funduszu socjalnego z zastosowaniem stażu pracy, a bez uwzględniania kryterium socjalnego i sprzeczne z zakładowym regulaminem świadczeń socjalnych jest niezgodne z ustawą.
Kiedy trzeba wypłacić zatrudnionemu dofinansowanie wypoczynku: przed rozpoczęciem urlopu czy po jego zakończeniu?
Ustawa tego nie rozstrzyga. Powinien to zatem określać regulamin socjalny. Wydaje się jednak, że dopłatę do wypoczynku należy uiścić pracownikowi, zanim jeszcze zacznie urlop. Przemawia za tym cel przyznawanego świadczenia. Ma on stworzyć realne możliwości finansowe pozwalające pokryć przynajmniej część kosztów organizacji wypoczynku, a zwłaszcza wczasów pod gruszą. Niektórzy pracodawcy wolą jednak dokonywać wypłat po zakończonym urlopie. Zabezpieczają się w ten sposób przed marnotrawstwem środków socjalnych, na wypadek gdyby zatrudniony nie skorzystał z urlopu, a poszedł np. na zwolnienie lekarskie.
Dopłaty do wypoczynku przysługują u nas temu, kto skorzysta z przynajmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Wnioski o nie składają często emeryci. Załatwiamy je jednak odmownie. Czy prawidłowo?
Nie.
Emeryt lub rencista będący byłym pracownikiem zakładu ma prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych. Ze względów oczywistych nie spełni on warunków co do długości urlopu, który przysługuje jedynie pracownikom. Nie znaczy to jednak, że emeryci czy renciści nie muszą ponieść wydatków związanych z zakupem usług wypoczynkowych (wczasowych, sanatoryjno-wypoczynkowych itp.). Poza tym dopłatę z funduszu przyznajemy nie do urlopu, ale do ewentualnych kosztów, które trzeba ponieść na wypoczynek. W podobnej sytuacji znajdują się pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych. To, że nie są na urlopie wypoczynkowym, nie oznacza, że nie muszą ponosić określonych wydatków na zakup usług wypoczynkowych dla siebie i rodziny.
Ile dopłaty do wypoczynku powinni dostać małżonkowie zatrudnieni u tego samego pracodawcy?
Ustawa nie reguluje tej kwestii. Powinien to zatem określać regulamin socjalny. Z literalnej wykładni art. 2 pkt 5 ustawy wynika, że każdy z małżonków ma prawo ubiegać się o świadczenie. O przyznaniu dopłaty do wypoczynku nie decyduje jednak sam fakt zatrudnienia, ale przede wszystkim sytuacja socjalna uprawnionego. Znaczy to, że co do zasady świadczenia socjalne nie są roszczeniem ze stosunku pracy. Chodzi przede wszystkim o zaspokojenie pewnych potrzeb socjalnych pracownika i jego rodziny (np. pomoc w opłaceniu wypoczynku dzieci), a nie o automatyczne zrealizowanie ustawowego uprawnienia, które czasami oznacza bezzasadnie podwójne świadczenie z tego samego tytułu.
Czy pracodawca tworzący fundusz socjalny może wypłacać świadczenia urlopowe?
Przepisów o świadczeniach urlopowych (art. 3 ust. 4 - 6 ustawy) w ogóle nie stosujemy do pracodawców prowadzących fundusz socjalny. Dotyczą one wyłącznie pracodawców spoza sfery budżetowej zatrudniających 1 stycznia danego roku mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty i niemających funduszu. Do takiego świadczenia mają prawo również nauczyciele na podstawie art. 53 Karty Nauczyciela. Świadczenie urlopowe nie jest tożsame z tzw. wczasami pod gruszą. Poza tym inne są zasady wypłaty obydwu rodzajów wsparcia. Świadczenie urlopowe dostaje pracownik spełniający ustawowe (a nie regulaminowe) warunki. Nie może ono przekraczać ustawowej wysokości odpisu podstawowego, czyli w 2007 r. - 804,60 zł brutto dla pełnoetatowca, a w przypadku niepełnoetatowca - proporcjonalnie do wymiaru etatu. Podstawowym warunkiem jego uzyskania jest skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej14 kolejnych dni kalendarzowych. Trzeba je wypłacić najpóźniej ostatniego dnia przed rozpoczęciem wypoczynku. Świadczenie wypłaca się raz w roku i, podobnie jak świadczenia finansowane z funduszu, nie stanowi ono podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wczasy pod gruszą są natomiast formą pomocy finansowej z funduszu do organizowania przez pracownika wypoczynku urlopowego we własnym zakresie. O tym, czy u danego pracodawcy w ogóle można ubiegać się o tego rodzaju świadczenie i według jakich zasad, decyduje regulamin socjalny. W odróżnieniu od świadczenia urlopowego wczasy pod gruszą mają charakter uznaniowy. O jego przyznaniu przesądza bowiem, oprócz wymagań urlopowych, sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego.
Czy świadczenie urlopowe wypłacamy wyłącznie wtedy, gdy zatrudniony korzysta z bieżącego urlopu wypoczynkowego?
Przepisy nie uzależniają uprawnienia do świadczenia urlopowego od "pochodzenia" wykorzystywanego urlopu. Stanowią, że pracodawca wypłaca świadczenie raz w roku pracownikowi wybierającemu się na co najmniej 14-dniowy wypoczynek. Znaczy to, że dla wypłaty tego świadczenia nie ma znaczenia, czy uprawniony bierze urlop wypoczynkowy z puli bieżącego roku, czy też poprzedniego. Nie wpływa to jednak na obowiązki pracodawcy w zakresie prawidłowych zasad udzielania pracownikom urlopu wypoczynkowego.
