Tylko w ten sposób wywiążemy się z obowiązku finalnego bilansu środków figurujących na koncie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wynika on z § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=304867]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)[/link]. Przedstawiamy krok po kroku, jak dokonać rocznej korekty odpisów.

[srodtytul]Wyliczenia dwukrotnie[/srodtytul]

W trakcie roku dokonujemy odpisów na zfśś na podstawie średniorocznego planowanego stanu zatrudnienia. Robimy to, dodając przeciętne liczby pracowników w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego i dzieląc wynik przez 12. W ten sam sposób postępujemy w końcówce roku, tyle że na podstawie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych.

Przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach szacujemy według jednej z trzech metod statystycznych:

- średniej arytmetycznej – dodajemy pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, w poszczególnych dniach miesiąca;

bierzemy pod uwagę nie tylko dni robocze, lecz także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia roboczego, przyjmując dla nich stan etatów z dnia poprzedniego;

sumę dzielimy przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca;

metoda polecana w firmach o dużej rotacji personelu, np. angażujących pracowników sezonowych, agencjach pracy tymczasowej, a także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca,

- uproszczonej – zsumowaną liczbę pracowników z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca (przeliczoną na pełne etaty) dzielimy przez dwa; ta metoda służy do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu,

- średniej chronologicznej – dodajemy połowę stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz pełny stan zatrudnienia z 15 dnia miesiąca, a wynik dzielimy przez dwa; metoda polecana małym firmom alternatywna do metody uproszczonej.

[srodtytul]Teraz porównanie[/srodtytul]

Mając przeciętną planowaną i rzeczywistą liczbę zatrudnionych w roku kalendarzowym, czas na ich porównanie. Od wyniku zależy, co będziemy zmuszeni wykonać dalej. I tak, jeśli:

- odpisy rzeczywiste są większe od planowanych – na koncie zfśs mamy niedobór, który musimy uzupełnić do końca roku; wyrównanie stanowi integralną część zfśs i dysponujemy nim tak samo, jak pozostałymi środkami,

- odpisy rzeczywiste są niższe od planowanych – w ciągu roku na rachunek zfśs wpłaciliśmy zbyt wiele pieniędzy i ewentualną nadwyżkę wolno nam ściągnąć z powrotem, pod warunkiem że jest tam jeszcze jakaś rezerwa;

jeśli zfśs rozdysponowaliśmy już w całości, nie mamy szans na zwrot nadpłaty; w szczególności nie możemy nic uszczknąć z odpisów naliczanych w ciężar następnego roku kalendarzowego.

[ramka][b]Jak mają przebiegać działania

Sposób przeprowadzenia korekty odpisów socjalnych pokażemy na przykładzie spółki.[/b]

[b]ETAP 1.[/b]

[b]Ustalamy przeciętną rzeczywistą liczbę zatrudnionych[/b]Księgowa spółki oszacowała, że ostatecznie pracodawca miał do dyspozycji średniorocznie:

- 26,3 etatu dla zatrudnionych w normalnych warunkach (o 1 etat więcej niż planowane średnie zatrudnienie),

- 4,57 etatu dla zatrudnionych w warunkach szczególnych (o 0,7 etatu mniej niż planowane średnie zatrudnienie).

Od września do grudnia spółka zatrudniała też czterech młodocianych w I roku nauki.

[b]ETAP 2. [/b]

[b]Naliczamy odpisy na podstawie rzeczywistej średniorocznej liczby zatrudnionych [/b]

[b][link=http://www.rp.pl/galeria/6,1,409718.html]patrz tabele[/link][/b].

[b]ETAP 3.[/b]

[b]Wyrównujemy lub odbieramy[/b]

W tym celu porównujemy kwoty uzyskane w kolumnach „razem” obu tabel. Wyższe są odpisy naliczone na podstawie faktycznego przeciętnego stanu zatrudnienia, co oznacza niedobór na koncie zfśs do wyrównania.

Aby uzyskać kwotę uzupełnienia, odejmujemy wartość mniejszą od większej.

32 927,77 zł – 32 861,07 zł = 66,70 zł (kwota wyrównania środków zfśs w ramach rocznej korekty)

Gdyby wyższe okazały się odpisy oszacowane według planowanej średniorocznej liczby pracowników, nadwyżkę spółka mogłaby odebrać z rachunku zfśs. Oczywiście pod warunkiem że na koncie zfśs byłyby jeszcze pieniądze. [/ramka]