Szczepionka na koszt pracodawcy a PIT i ZUS pracownika

Jako że jesień sprzyja wirusom i przeziębieniom, w tym okresie przedsiębiorcy często opłacają załodze szczepionki chroniące przed grypą. Nierzadko tego rodzaju bonus firmy oferują nie tylko pracownikom, ale też m.in. zleceniobiorcom. Przeznaczając określone środki na ochronne iniekcje, trzeba rozstrzygać, czy ich wartość powinna wchodzić do podstawy, od której nalicza się należności podatkowo-składkowe.

Zazwyczaj odpowiedź na takie pytanie brzmi twierdząco. Wynika to głównie z tego, że w polskim prawodawstwie przychody z tytułu zatrudnienia są rozumiane bardzo szeroko i uznaje się za nie zasadniczo wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, świadczenia pieniężne ponoszone za podwładnego, wartość nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze i ich ekwiwalenty (bez względu na źródło finansowania). Niemniej jednak w pewnych okolicznościach koszty w postaci PIT i ZUS od zastrzyków nie powstaną. Dotyczy to np. pracowników socjalnych.

Najczęściej to przychód

Szeroka definicja przychodów, wywodząca się z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, sprawia, iż szczepienia ochronne przeciw grypie stanowią przysporzenie majątkowe, od którego co do zasady trzeba odprowadzać zarówno składki zusowskie, jak i zaliczki podatkowe.

Powyższe potwierdza odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z 26 stycznia 2010 r. na interpelację nr 13264 w sprawie opodatkowania szczepień pracowników przeciwko grypie finansowanych przez pracodawców, w której czytamy: „(...) jak wynika z wyjaśnień przedstawionych przez resorty: pracy oraz zdrowia, szczepień przeciwko grypie nie ma w wykazie obowiązkowych szczepień pracowniczych. Na pracodawcy nie ciąży zatem obowiązek finansowania pracownikom szczepień przeciwko grypie, stąd też opłacenie tych szczepień należy traktować jako dobrowolny przejaw dbałości o zdrowie zatrudnianych osób. W konsekwencji pracownicy, którzy otrzymali od pracodawcy nieodpłatne świadczenie w postaci szczepienia przeciw grypie, uzyskują przychód ze stosunku pracy. Dochód z tego tytułu podlega opodatkowaniu na ogólnych zasadach (...)".

Iniekcje przeciwgrypowe są przychodem również dla zleceniobiorców. Powstały w ten sposób przyrost majątku ww. osób zaliczamy do przychodów z działalności wykonywanej osobiście.

Nie zawsze PIT i ZUS

Reasumując, przedmiotowe szczepienie ochronne, które nie są finansowane zatrudnionym osobom w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy, wchodzą do podstawy podatkowej i składkowej. Ich wartość dolicza się pracownikowi i zleceniobiorcy do pozostałych przychodów uzyskiwanych z tytułu umowy o pracę i umowy zlecenia w miesiącu otrzymania zastrzyku i od łącznej kwoty pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Konsekwencji podatkowo-składkowych nie powodują szczepienia przeciwgrypowe dla pracowników wykonujących pracę w warunkach narażenia na zakażenie grypą, których koszt – na podstawie odrębnych przepisów – ma obowiązek ponieść pracodawca. Tak stwierdzono w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów z 4 sierpnia 2015 r. (DD3.8222.2.190.2015.CRS), w której wyjaśniono, że: „(...) objęcie szczepieniem przeciw grypie pracowników ośrodka pomocy społecznej nie generuje po ich stronie przychodu (...), bowiem zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi »Koszty przeprowadzania szczepień, o których mowa w ust. 1, oraz zakupu szczepionek ponosi pracodawca« (...)".

Dopłata zeruje ZUS...

Jeśli szczepionka przeciw grypie jest przychodem dla podwładnego, pracodawcy mogą postarać się o wyłączenie takiego świadczenia z podstawy składek. Taką możliwość przewiduje § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenia składkowego). W myśl tej regulacji, aby określona korzyść materialna mogła podlegać zwolnieniu z ozusowania, musi:

- wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

- przybierać formę niepieniężną,

- być współfinansowana przez zatrudnionych.

Wszystkie wymienione warunki muszą zostać spełnione łącznie.

A zatem sfinansowane na podstawie obowiązujących w firmie przepisów płacowych szczepienia przeciw grypie, za które podwładny poniósł częściową (choćby symboliczną) odpłatność, nie podlegają oskładkowaniu. Na takim stanowisku stanął ZUS w interpretacji indywidualnej z 27 maja 2015 r. (WPI/200000/43/590/ 2015).

... ale nie podatek

Gdy w kosztach zastrzyku partycypuje pracownik lub zleceniobiorca, przychodem do celów podatkowych jest różnica między wartością tego świadczenia (wynikającą np. z faktury) a odpłatnością ponoszoną przez zatrudnionego.

Przykład

Prywatny pracodawca prowadzący dużą szwalnię, na początku września 2016 r. wprowadził do regulaminu wynagradzania zapis, zgodnie z którym każdego roku w okresie jesiennym pracownicy i zleceniobiorcy będą mogli być zaszczepieni przeciw grypie. Chętni z tego tytułu poniosą częściową odpłatność w wysokości 1 zł. Pierwsza akcja szczepień odbyła się od 3 do 7 października br. w siedzibie zakładu pracy. Jednostkowa wartość szczepionki wynikająca z faktury z placówki medycznej wyniosła 40 zł. W takiej sytuacji iniekcja przeciwgrypowa jest wolna od składek ZUS, ale powinna wchodzić do podstawy opodatkowania w kwocie 39 zł (40 zł – 1 zł).

Finansowanie z zfśs

Wydatków ponoszonych na ochronę zdrowia podwładnych nie odnajdziemy w definicji działalności socjalnej zawartej w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Fakt ten nie oznacza jednak, że z zasobów zgromadzonych na rachunku zfśs zakład pracy nie może finansować np. szczepień przeciw grypie. Takie działanie podmiotu zatrudniającego jest możliwe, ale tylko pod warunkiem, że istnieją odpowiednie zapisy regulaminu gospodarowania środkami socjalnymi, przewidujące opłacanie wspomnianych szczepionek z zfśs, a ich przyznawanie będzie następować w oparciu o kryterium socjalne, na które składa się sytuacja życiowa, rodzinna oraz materialna pracowników i innych uprawnionych osób.

Taki pogląd wyraził minister pracy i polityki społecznej 2 grudnia 2009 r. w odpowiedzi na interpelację poselską nr 12568 w sprawie umożliwienia finansowania szczepień przeciw grypie ze środków funduszu świadczeń socjalnych.

Świadczenia opłacone z zasobów pieniężnych przeznaczonych na cele socjalne (przyznane z uwzględnieniem kryterium socjalnego) w całości są wyłączone z podstawy wymiaru składek zusowskich (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego). Od podatku wolna jest natomiast wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Przykład

Firma zatrudniająca ponad 100 pracowników, przewidziała w obowiązującym u niej regulaminie gospodarowania zfśs możliwość pokrywania ze środków socjalnych szczepień ochronnych przeciw grypie. Uprawnionym osobom tego typu wsparcie przyznawane jest w oparciu o tzw. kryterium socjalne. Zapisy ww. regulaminu stanowią, że:

- pracownicy ze średnią przychodu na członka rodziny poniżej 800 zł otrzymują zastrzyk nieodpłatnie,

- podwładni ze średnią przychodu w rodzinie mieszczącą się w przedziale: 800 zł – 1600 zł płacą 3 zł tytułem częściowej odpłatności za szczepionkę,

- pracownicy ze średnią przychodu w rodzinie powyżej 1600 zł dopłacają do szczepienia 5 zł.

W październiku 2016 r. jeden z pracowników, z uwagi na poziom przychodów, został zaszczepiony nieodpłatnie. Koszt szczepionki pokryty z zfśs wyniósł 50 zł. W bieżącym roku wspomniany pracownik skorzystał ze świadczeń z zfśs o łącznej wartości 360 zł. Uwzględniając ten fakt, z tytułu iniekcji przeciwgrypowej trzeba mu przypisać przychód podlegający opodatkowaniu w wysokości 30 zł, co wynika z wyliczenia:

(360 zł + 50 zł) – 380 zł = 30 zł.

Iniekcja w pakiecie

Dość powszechną praktyką jest zapewnianie załodze przeciwgrypowych szczepionek w ramach wykupywanych przez firmy abonamentów medycznych w placówkach opieki zdrowotnej. W takiej sytuacji zakład pracy ponosi za jednego zatrudnionego określony koszt ryczałtowy za cały pakiet usług medycznych, a faktura za te usługi nie wyszczególnia już, jakie badania, konsultacje czy zabiegi były wykonywane i kto z nich skorzystał. W konsekwencji wartość iniekcji jest częścią opłacanego przez pracodawcę abonamentu i to jego kwota stanowi przychód zatrudnionej osoby.