Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obowiązek tworzenia ZFŚS ciąży na pracodawcy, który na 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przepisy umożliwiają pracodawcom zobligowanym do tworzenia funduszu świadczeń socjalnych rezygnację z jego tworzenia pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez związki zawodowe działające w zakładzie lub przedstawiciela załogi wybranego do reprezentowania ich interesów. Informacja o rezygnacji z tworzenia ZFŚS musi zostać zamieszczona w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca, decydując się na utworzenie ZFŚS, pozyskuje środki na fundusz z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnego zatrudnienia pracowników. Wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej >patrz ramka. Pracodawca zobowiązany jest do przekazania na rachunek ZFŚS kwoty odpisu w dwóch częściach:
- do 31 maja danego roku w wysokości co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego oraz
- do 30 września pozostałą część odpisu.
Gdy nie ma przelewu
Pracodawca tworzący ZFŚS zobowiązany jest nie tylko do naliczania i przekazywania na rachunek funduszu kwot odpisu. Musi też przestrzegać przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz dbać o przekazywanie należnych środków w określonym w przepisach terminie.
Pracodawca lub osoba odpowiedzialna w imieniu pracodawcy, która nie stosuje lub działa niezgodnie z przepisami ustawy oraz nie przestrzega ustalonych terminów, naraża się na odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia i podlega karze grzywny. W związku z tym, że ustawa o zakładowym funduszu świadczeń nie określa wysokości grzywien, w takiej sytuacji znajduje zastosowanie art. 24 § 1 kodeksu wykroczeń, według którego grzywnę wymierza się w wysokości od 20 zł do 5000 zł. Organem kontrolującym w tym zakresie jest Państwowa Inspekcja Pracy.
Uwaga! W wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534) Sąd Najwyższy stwierdził, że nie ma obowiązku uiszczania odsetek od nieterminowej wpłaty na fundusz socjalny.
Ważne nie tylko korzyści
Terminowe przekazywanie odpisu na rachunek ZFŚS pozwala zaliczyć przekazaną kwotę do kosztów uzyskania przychodu. Samo dokonanie odpisu nie daje takiej możliwości. Istotne jest bowiem faktyczne przekazanie kwoty na rachunek funduszu. Dopiero w momencie przekazania środków na wyodrębniony rachunek pracodawca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, obniżając w ten sposób koszty działalności.
Decydując się na tworzenie ZFŚS, pracodawca powinien zdawać sobie sprawę nie tylko z wynikających z tego korzyści. Powinien też zadbać o to, by działalność socjalna prowadzona była zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wysokość odpisu
W 2015 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r., które wynosiło 2917,14 zł. Odpisy na ZFŚS w 2015 r. wynoszą więc:
1) odpis podstawowy 37,50 proc. – 1093,93 zł,
2) odpis na jednego pracownika młodocianego:
– w pierwszym roku nauki 5 proc. – 145,86 zł,
– w drugim roku nauki 6 proc. – 175,03 zł,
– w trzecim roku nauki 7 proc. – 204,20 zł,
3) odpis podwyższony 50 proc. – 1458,57 zł,
4) zwiększenie 6,25 proc. – 182,32 zł
5) zwiększenie 7,5 proc. – 218,79 zł.
Magdalena Ciałkowska, ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO
