Rz: Czy ostatni dzień stycznia na poinformowanie załogi, że pracodawca nie utworzy funduszu socjalnego i nie będzie wypłacał świadczeń urlopowych, to termin ostateczny czy jedynie instrukcyjny? Jakie są skutki jego niedochowania?

Danuta Rutkowska: Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest precyzyjna. Wprost stanowi, że pracodawca, który nie ma obowiązku tworzyć funduszu, może w każdym roku kalendarzowym (jeśli cały czas będzie zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) zrezygnować zarówno z działalności socjalnej, jak i wypłaty świadczeń urlopowych. Zrobi to zgodnie z prawem, pod warunkiem że dopełni wszystkich ustawowych wymogów. Chodzi o przekazanie stosownej informacji załodze w ustawowym terminie – do końca stycznia. To termin prawa materialnego. Wprawdzie jego niedotrzymanie nie skutkuje obowiązkiem prowadzenia funduszu czy wypłaty świadczeń urlopowych, ale niewątpliwie pracodawca popełnia wykroczenie. Do podobnych wniosków doszedł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06).

Skoro w tym roku 31 stycznia wypada w sobotę, to czy można uznać, że w firmach pracujących od poniedziałku do piątku termin ten przesuwa się automatycznie na następny pierwszy roboczy dzień, czyli na 2 lutego?

Absolutnie nie. Nie stosujemy tutaj reżimu administracyjnego. Obowiązuje on na linii urząd – petent, a nie między pracodawcą a pracownikiem. Przepis ustawy o zfśs nie wyznacza pracodawcy zatrudniającemu mniej niż 20 pracowników konkretnego dnia na przekazanie pracownikom informacji w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego. Wskazuje, że ma to być pierwszy miesiąc roku kalendarzowego, czyli styczeń. Skoro ustawodawca wskazał ten termin, to widocznie jego intencją było, aby obowiązywał taki, a nie inny termin. Nie widzę zatem podstaw, żeby ten obowiązek przesuwać na kolejny miesiąc. Tym bardziej, że do końca stycznia mamy jeszcze sporo czasu.

Czy inspektorzy nakładają kary na pracodawców, którzy nie wypłacają świadczeń urlopowych, mimo że nie złożyli stosownej informacji załodze? Jeśli tak, to z jakimi sankcjami powinni się liczyć zatrudniający?

Ten obowiązek wynika z art. 3, ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli pracodawca go nie dopełni, musi się liczyć z konsekwencjami i odpowiedzialnością prawną. W trakcie kontroli inspektor pracy oceni okoliczności, w jakich doszło do nieprawidłowości. Jeśli stwierdzi, że pracodawca popełnił wykroczenie przeciwko prawom pracownika, może nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego. Jak bowiem wynika z art. 12a ustawy, kto będąc pracodawcą lub odpowiedzialnym w jego imieniu, za wykonywanie przepisów ustawy, nie przestrzega ich albo podejmuje działania niezgodne z prawem, podlega karze grzywny. Wysokość kary nałożonej przez inspektora może wynosić od 1 tys. do 2 tys. zł.

Czy w zakresie wypłaty świadczeń socjalnych pracodawcy mają dużo na sumieniu? Jakie są najczęstsze uchybienia?

Ubiegłoroczne kontrole wykazały wiele uchybień. Dotyczyły one:

- nieutworzenia funduszu – 33 wnioski dotyczyły 1090 pracowników,

- nieprzekazania odpisów w terminie – inspektorzy przekazali 217 wniosków dotyczących 24,5 tys. pracowników,

- nieprawidłowego naliczania odpisów na fundusz – 26 wniosków dotyczyło 3,9 tys. pracowników,

- nieprawidłowego regulaminu – 438 wniosków obejmujących ponad 40 tys. pracowników,

- wydania regulaminu bez uzgodnienia z organizacją związkową lub przedstawicielem załogi – 68 wniosków dotyczących ok. 6 tys. pracowników,

- przeznaczenia środków funduszu na cele inne niż określone w ustawie – 90 wniosków w sprawie 15,4 tys. pracowników,

- przyznania świadczeń niezgodnie z regulaminem funduszu – 172 wnioski w sprawie 13,4 tys. pracowników,

- niewypłacenia lub obniżenia świadczenia urlopowego – 62 wnioski dotyczyły 296 pracowników.

—rozm. Anna Abramowska