W terenie spółka ma tylko jeden oddział, który nie jest samodzielnym pracodawcą (status ten ma sama spółka). Postanowiła się podzielić, tworząc z oddziału nową spółkę, do której ma przejść w trybie art. 231 k.p. większość pracowników oddziału. W dniu przejęcia (co ma nastąpić 1 czerwca 2014 r.) nowy pracodawca będzie zatrudniał 27 osób na umowach o pracę na 25 pełnych etatach (w tym 1,5 etatu zajmowaliby niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym i 2,33 etatu zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych). Czy musi naliczać odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za pozostałą część 2014 r.? Jeśli tak, to jak to zrobić? A może nowy zakład ma prawo skorzystać z odroczenia obowiązków socjalnych do następnego roku kalendarzowego? Czy w związku z podziałem spółki należy przekazać część pieniędzy zgromadzonych na koncie funduszu dla nowo powstałej spółki (wcześniej był to oddział tej spółki)? – pyta czytelnik.

Generalnie pracodawca rozpoczynający działalność w trakcie roku kalendarzowego nalicza odpisy socjalne od następnego roku kalendarzowego. Tak stanowi art. 6a ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs). Dotyczy to tylko zakładów zobowiązanych do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej zfśs), czyli:

- funkcjonujących w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczebność personelu,

- innych, zatrudniających 1 stycznia następnego roku kalendarzowego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Debiutanci bez odroczenia

Opisany przywilej przesunięcia obowiązków socjalnych jest jednak niedostępny dla pracodawców rozpoczynających działalność w trakcie roku kalendarzowego w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu albo jego części z równoczesnym przejęciem pracowników. Jeśli chodzi o pracodawcę zobowiązanego do ustalania zfśs, musi on naliczyć odpisy na zfśs jeszcze za bieżący rok kalendarzowy (art. 6a ust. 1a ustawy o zfśs).

W takiej właśnie sytuacji znalazł się pracodawca z pytania – zaczął działalność w 2014 r. w wyniku podziału spółki. Stan zatrudnienia nowego pracodawcy (przejmującego) badamy przy tym z dnia przejęcia części zakładu pracy (oddziału). Skoro w tych okolicznościach nowy pracodawca 1 czerwca 2014 r. będzie zatrudniać 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musi odprowadzić odpisy za pozostałą część 2014 r. Ma jednak prawo zrezygnować z tworzenia funduszu, zawierając odpowiednie postanowienie w regulaminie wynagradzania, po uzgodnieniu ze związkiem zawodowym, a gdy go nie ma – z reprezentantem pracowników (art. 4 ust. 2–3 ustawy o zfśs).

Przeciętna liczba zatrudnionych

Jeśli pracodawca nie odstąpił od prowadzenia funduszu, musi ustalić i odprowadzić odpisy socjalne za resztę 2014 r., tak jak pozostałe zakłady pracy. Robi to w sposób sprecyzowany w § 3 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349, dalej rozporządzenie). Dodaje zatem przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach kalendarzowych 2014 r., dzieląc wynik przez 12. Tę metodę kalkulacji przeciętnej liczby zatrudnionych stosujemy bowiem też, gdy pracodawca działa krócej niż rok kalendarzowy albo naliczał odpisy za niepełny rok kalendarzowy (§ 3 ust. 2 rozporządzenia). Oczywiście za średni stan zatrudnienia w miesiącach styczeń–maj przyjmuje zero etatów.

Zakładając, że pracodawca ten nie planuje w bieżącym roku kalendarzowym większych ruchów kadrowych, można przyjąć, że jego planowane średnioroczne zatrudnienie w każdym z miesięcy kalendarzowych 2014 r. od czerwca do grudnia wyniesie po 25 pełnych etatów, z czego:

- 1,5 etatu – zajmą pracownicy niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym, na których pracodawca dokonuje dobrowolnego zwiększenia odpisu o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia,

- 2,33 etatu – zajmą wykonujący pracę w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze (odpis w wysokości 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia),

- pozostałe 21,17 etatu – pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach (odpis o wartości 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia).

Nie oznacza to jednak, że tyle też wyniesie średnioroczne zatrudnienie w 2014 r. Sumę przeciętnych stanów zatrudnienia z miesięcy czerwiec–grudzień 2014 r. dzielimy bowiem przez 12 miesięcy (§ 3 ust. 2 rozporządzenia, >patrz tabelka 1).

Jakie to wartości

Podstawę wymiaru odpisów socjalnych w 2014 r. stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r., czyli kwota 2917,14 zł (art. 5c ustawy o zfśs w związku z obwieszczeniem prezesa GUS z 18 lutego 2011 r., MP nr 15, poz. 156). Dlatego w bieżącym roku kalendarzowym odpisy na zfśs wynoszą:

- za zatrudnionego w normalnego warunkach – 1093,93 zł (2917,14 zł x 37,5 proc.).

- za wykonującego pracę w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze – 1458,57 zł (2917,14 zł x 50 proc.),

? za pracownika niepełnosprawnego umiarkowanie – od- pis podstawowy 1093,93 zł (2917,14 zł x 37,5 proc.) plus dobrowolne zwiększe- nie 182,32 zł (2917,14 zł x 6,25 proc.), a więc w sumie 1276,25 zł.

Najpierw pula całoroczna

Ustawa o zfśs w art. 6a nie nakazuje, aby pracodawca zobowiązany do tworzenia funduszu w trakcie roku kalendarzowego (w związku ze startem działalności w trakcie tego roku) od razu przekazał na wyodrębniony rachunek całoroczną sumę odpisów na zfśs. Stosujemy do niego ogólne zasady, czyli:

- do 31 maja musi przekazać 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (za zatrudnionych w normalnych warunkach, za młodocianych i za wykonujących prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze),

- do 30 września – resztę odpisów i zwiększeń.

Skoro opisany zakład powstanie 1 czerwca 2014 r., to ma obowiązek przesłać na wyodrębnione konto zfśs pierwszą ratę odpisów podstawowych w wysokości 75 proc. odpisów:

- za zatrudnionych w normalnych warunkach,

- za wykonujących pracę w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze,

- podstawowych (37,5 proc.) za niepełnosprawnych umiarkowanie (bez dobrowolnych zwiększeń z tego tytułu; które wolno mu przekazać w drugiej turze).

Szacując tę wartość, odpisy obliczamy w obrębie poszczególnych grup zatrudnionych >patrz tabelka 2.

Ile w pierwszej turze

Całoroczne odpisy na zfśs wynoszą 16 616,80 zł. Z kwoty tej w pierwszej racie pracodawca musi przekazać na wyodrębnione konto bankowe funduszu 12 342,27 zł, co wynika z następujących rachunków:

(16 616,80 zł – 160,44 zł) x 75 proc. = 12 342,27 zł.

Na sumę tę składa się:

- 75 proc. całorocznych odpisów za zatrudnionych w normalnych warunkach,

- 75 proc. całorocznych odpisów za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

- 75 proc. całorocznych odpisów podstawowych za niepełnosprawnych umiarkowanie (37,5 proc. podstawy, bez zwiększeń).

Kwotę 12 342,27 zł nowy pracodawca powinien przekazać na konto funduszu jak najszybciej w czerwcu 2014 r. i następnie wydatkować ją zgodnie z regulaminem socjalnym. Musi więc zastosować kryterium socjalne, a więc udzielać świadczeń z zfśs stosownie do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Najczęściej spotykanym kryterium socjalnym używanym do rozdzielania pomocy z zfśs jest dochód przypadający na członka rodziny osoby zainteresowanej (a nie wysokość wynagrodzenia pracownika otrzymywanego od firmy gospodarującej funduszem). Jednak zakłady mogą korzystać i korzystają z innych przesłanek socjalnych. Są to:

- liczba dzieci w rodzinie,

- ciężka lub długotrwała choroba pracownika lub osoby mu bliskiej,

- szczególnie ciężka sytuacja rodziny z powodu zdarzenia losowego, np. powodzi, pożaru, burzy itd.

Często też firmy przeplatają różne kryteria socjalne przy przyznawaniu wsparcia z zfśs. Przykładowo, przyjmując za główny warunek odpowiednio niski dochód przypadający na członka rodziny uprawnionego, ale rodzinom z trojgiem lub więcej dzieci udzielają dofinansowania o 50 proc. wyższego bądź udzielają dotacji dwa razy w roku.

Dodatkowy zastrzyk finansowy

Dotychczasowy pracodawca ma ponadto obowiązek przekazać przejmującemu część środków zgromadzonych na koncie swojego zfśś w części przypadającej na liczbę transferowanych pracowników. Pieniądze te musi skorygować odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu – na ostatni dzień miesiąca, kiedy doszło do przejścia części zakładu na nowego pracodawcę, czyli na 30 czerwca 2014 r. (art. 7 ust. 3b ustawy o zfśs). Zasady podziału pieniędzy ulokowanych na rachunku poprzedniego pracodawcy obaj określają w porozumieniu. Przekazanie funduszy powinno natomiast nastąpić w ciągu 30 dni od przejścia, chyba że porozumienie wyznaczyło inny termin. Przepis ten mówi o transferze zakładu na nowego pracodawcę zobowiązanego do tworzenia zfśs, nie wykluczając pracodawcy rozpoczynającego działalność w trakcie roku kalendarzowego. Należy więc uznać, że dotyczy sytuacji opisanej w pytaniu.