Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs) nakazuje utworzenie funduszu pracodawcom, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ci, którzy nie angażują 1 stycznia takiej grupy, zgodnie z literalnym brzmieniem ustawy o zfśs, mogą, ale nie muszą utworzyć fundusz. Jeśli tego nie robią, mają prawo zdecydować o wypłacie świadczeń urlopowych.

Trzeba powiadomić

Jeśli „mniejszy" pracodawca nie chce tworzyć funduszu ani wypłacać świadczeń, musi spełnić wymogi ustawy o zfśs. Zgodnie z jej art. 3 ust. 3a pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy (uzp) oraz nie musi wydawać regulaminu wynagradzania, o swojej decyzji powinien poinformować załogę w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego, tj. do 31 stycznia. Z kolei ten, który jest objęty uzp lub ma obowiązek wydać regulamin wynagradzania, powinien zawrzeć w tych aktach odpowiednie postanowienia o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń. Tu ustawa nie wskazuje terminu, do kiedy te postanowienia powinny znaleźć się w przepisach pracodawcy. Najprawdopodobniej termin ten upływa dopiero z końcem danego roku.

Radykalny urząd...

W praktyce powstają wątpliwości, jakie skutki ma dla  pracodawcy to, że nie dopełnił obowiązku informacyjnego. Ustawa o zfśs tego nie wyjaśnia.

Państwowa Inspekcja Pracy w interpretacji wydanej kilka lat temu (GNP/87/024-84/04), na którą powołuje się doktryna, przyjęła, że zaniechanie wykonania obowiązku informacyjnego z art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs do 31 stycznia może mieć dla firmy poważne konsekwencje. Zdaniem urzędu przeoczenie terminu ustawowego powoduje, że pracodawca powinien utworzyć fundusz (i zasilić go odpowiednimi wpłatami) lub wypłacać świadczenie urlopowe w danym roku.

...a sąd nie

Stanowiska PIP nie podzielił jednak Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie. W wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) stwierdził, że „w żadnym natomiast razie naruszenie przepisów ustawy poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego (z art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs – przyp. wł.) nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które, o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, nie stanowi świadczenia należnego".

Stanowisko NSA jest bardziej uzasadnione >patrz ramka.

Grozi grzywna

Z pewnością jednak przeoczenie terminu jest naruszeniem przepisów ustawy o zfśs, za co przewiduje ona karę grzywny (art. 12). Należy przyjąć, że podobne konsekwencje mogą spotkać pracodawcę, który w uzp lub regulaminie wynagradzania nie umieszcza do końca roku postanowień o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych.

Przyjęcie odmiennej interpretacji byłoby krzywdzące dla pracodawców niezobowiązanych ustawowo do utworzenia funduszu. W szczególności dla tych, którzy nie są objęci uzp ani regulaminem wynagradzania. Ustawa o zfśs tylko w ich przypadku wskazuje określony, stosunkowo krótki termin, na przekazanie informacji o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Wiązanie z jego przekroczeniem konsekwencji w postaci dodatkowego obciążenia finansowego pracodawcy byłoby nieuzasadnione i niewspółmierne do wagi naruszenia. Ponadto prowadziłoby to do przyjęcia, że zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty musi w zasadzie utworzyć fundusz lub wypłacić świadczenia urlopowe, chyba że zdecyduje inaczej i na dodatek w odpowiednim czasie poinformuje o tym załogę, co jest sprzeczne z brzmieniem ustawy o zfśs.

Co ma zrobić szef, który do 31 stycznia nie zawiadomił personelu o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych w danym roku? Powinien mieć prawo uczynić to także w terminie późniejszym. Potwierdził to Sąd Rejonowy w Warszawie w wyroku z 21 lutego 2007 r. (VII P 3143/06). Skutki spóźnionego przekazania informacji powinny być takie, jak jej całkowity brak – ryzyko ukarania grzywną. Pracodawca nie powinien być jednak w takiej sytuacji zmuszany do utworzenia funduszu ani do wypłaty świadczeń urlopowych.

Mimo przekonujących argumentów za tym stanowiskiem, nie można wykluczyć, że PIP w razie kontroli podtrzyma swoją odmienną interpretację przepisów i uzna, że pracodawca ma obowiązek utworzenia funduszu lub wypłaty świadczeń urlopowych.

—Wioleta Polak

Zdaniem autorki

Wioleta Polak prawnik w zespole prawa pracy w kancelarii Dentons

Lepiej zdążyć na czas

Zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, zgodnie z ustawą o zfśs, nie ma obowiązku tworzenia funduszu ani wypłaty świadczeń. Daje mu ona jedynie taką możliwość (przepis posługuje się tu słowem „może"). Zgodnie z zasadami konstrukcji przepisów oraz konstytucyjnymi regułami nakładania na podmioty prawne obowiązków nie należy domniemywać wymogu, jeśli ustawodawca go nie nałożył w wyraźny sposób. Skoro więc „może", ale „nie musi", to prawo nie powinno nakładać sankcji za to, że nie korzysta z uprawnienia.

Pracodawca, który zdecyduje o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, musi powiadomić o tym pracowników we wskazanym terminie. Obowiązek ten ma więc charakter następczy wobec jego decyzji. Zasadniczo pracodawca nie musi nic robić, a jego celem jest jedynie ujawnienie załodze swojego postanowienia. Naruszenie tego obowiązku nie powinno samo w sobie automatycznie nakładać na pracodawcę wymogu tworzenia funduszu lub wypłaty świadczeń urlopowych, którego nie nakłada na niego nawet ustawa o zfśs.

Do czasu ostatecznego wyjaśnienia tego problemu w orzecznictwie sądowym, zalecałabym pracodawcom, żeby poważnie traktowali ustawowy termin na ujawnienie pracownikom swojej decyzji co do nietworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczeń urlopowych. Ci, którzy przeoczyli ten termin (31 stycznia) w tym roku i nie planują dokonać odpisu na fundusz ani wypłacić świadczeń, powinni liczyć się z ewentualnymi roszczeniami załogi o wypłatę zaległych należności wraz z odsetkami oraz karą grzywny za naruszenie przepisów ustawy o zfśs. Pracodawcy, którzy nie podjęli jeszcze decyzji co do dalszych działań, mogą  zwrócić się do PIP o jej aktualne stanowisko w tej sprawie.